你的应付账款是否足够自动化?让我们一探究竟。

不断上升的通货膨胀、监管障碍、看不见的合规风险和不受控制的预算超支。您是否认为您的应付账款(AP)流程已经自动化到足以应对这些持续的挑战以及其他即将到来的挑战?研究表明，对于大多数企业来说，这是不可能的。

根据一项全球调查¹在美国，财务和IT领导者最重要的战略成本控制目标是提高运营效率和生产力。

手动任务——例如输入供应商和购买细节——不仅会降低发票管理的准确性和效率。它们会导致运营成本增加，降低整个组织的员工生产力，并导致许多沮丧的供应商。同样令人担忧的是，如果你在ap工作，任何数量的手工流程都可能阻碍财务团队为组织增加战略价值的能力。

不确定你的发票管理是否可以更精简?以下是如何评估你的应付账款流程，确定你当前的应付账款自动化水平，并学习如何提高你的能见度和控制支出。

首先，评估你的应付账款工作流程

如果你在听一个财务团队的会议，你可能会听到以下三个问题:

• 发票呢?在人工操作的世界里，它可能在任何地方——在某人的桌子上，在收发室的信封里，或者藏在员工的收件箱里。
• 我们什么时候可以付款?更有可能的是，有供应商打电话问你同样的问题。一些日常。
• 我们的现金状况如何?在员工购买商品几周(如果不是几个月的话)之后，当发票到达你的办公桌或收件箱时，你很难知道钱在哪里。

当你将这些复杂性乘以大多数公司必须处理的发票数量时，情况就更不清楚了。对金融和IT领导者的调查²发现一般公司:

• 流程252供应商发票每个月
• 花13个小时每周处理供应商发票
• 需要11天从收到供应商发票之日起，就获得批准

现在想象一下，如果这252张发票必须被扫描(或者更糟，手动输入)，通过电子邮件发送，打印，然后用荧光笔仔细检查。我们只有三个字:不，谢谢。

相反，你可能会想，“我们创建了一个Excel电子表格，看起来还行”或“我们有这个高级的ERP系统，所以这对我们的AP团队来说肯定足够好了”。但是，电子表格或ERP系统是否为您提供了全面可见性和控制所需的面向员工的自动化和数据连接，特别是在管理整个采购到支付工作流时?

以下是我们对评估当前AP流程的建议:

1. 问问你的AP团队，他们面临哪些障碍，哪些改变可以帮助他们克服这些问题。
2. 询问负责采购和维护供应商关系的员工，发票流程是否存在漏洞，是否会造成不必要的工作，或造成不必要的挫折。
3. 考虑到财务需求，检查当前流程。它是否生成了252张发票进入之前、期间和之后的现金流的清晰图像?
4. 不要忘记考虑如何与供应商合作。如何处理和支付他们的发票，需要多长时间?你是否经常挑战他们的付款条件?

接下来，确定您当前的AP自动化水平

您可以认为应付账款自动化有四个层次，但请记住，数字转型对所有企业来说都是一个持续的过程。回顾每个级别，确定您所处的位置，然后考虑需要什么来升级您的自动化能力。

一级:我们几乎没有AP自动化

还记得本文开头的统计数据吗?近三分之二的公司仍然使用纸张处理发票。这意味着全球各地的员工、经理和财务团队成员每天都要手动输入数小时的数据。

现在再考虑一下，直到几年前，美联社团队至少还可以在办公室里走动纸质发票，让不同的人批准它们，并收集支票签名。随着向远程和混合工作的转变，那些传统的方法已经变得不仅仅是效率低下。他们已经不可能做到了。

这就不足为奇了全球46%的财务领导者表示，人工工作流程是不自动化对员工体验的最大挑战。^3.

如果这是你的现实，那么几年前就该进入下一个阶段了。也就是说，今天是一个很好的开始。通过自动化日常任务，比如发票管理你可以提高员工的幸福感和保留率，创造一个员工和企业都能成长的环境。

二级:我们有一些AP自动化

是的，令人印象深刻的Excel电子表格可以被称为自动化。是的，我们在这里广泛地使用自动化这个术语。但在我们看来，任何程度的数字化都是朝着正确的方向迈出的一步。

通常首先数字化的应付账款工作流程步骤包括:

• 通过电子邮件接受供应商的发票，甚至通过电子邮件来回传递发票以进行审核和批准。
• 自动化发票详细信息的数字化，而不是依赖于数据输入。例如，使用OCR技术从扫描的发票中提取行项目。
• 使用基于云的文件共享技术(如DropBox或SharePoint)来审查、组织和存储已批准的发票。

请记住，使用AP自动化取代电子表格和纸张的次数越多，您可以实现的准确性、效率和可见性级别就越高。

需要构建一个商业案例?包括SAP Concur解决方案的发票管理用户报告的以下数字⁴：

• 134小时估计财务/AP团队每周节省的费用
• 43美元k估计每年都能省下来
• 只有7个月在实施后看到积极的ROI

三级:我们的AP是全自动的

为了达到完全自动化的应付账款水平，您的企业将需要一个可扩展的、连接的发票管理解决方案，该解决方案可以以数字方式捕获和路由发票，从批准到付款，无论格式如何。

您选择的AP解决方案还应:

• 能够分析和提取发票数据来自PDF或扫描文档，并自动生成数字发票
• 包括一个手机应用程序这使得在旅途中查看发票和授权供应商付款变得简单。
• 提供自动二、三方匹配以便您的应收款团队能够快速解决发票、POs和应收款之间的差异。
• 一个特性集中的仪表板而且预定义的报告一个完整的，实时的支出视图。
• 集成拥有广泛的ERP和会计系统，并在采购到付款的生命周期内与供应商联系。

上述功能带来的好处是显而易见的，比如更快的处理时间和更好的现金流可见性。但这里有一些额外的现实世界的指标。

实现了自动发票管理解决方案后⁵：

• 36%的企业将财务/会计员工的时间节省作为最大的福利之一
• 46%提高员工满意度。

同样的财政领导人也报告了24%减少迟付的发票款项11%通过供应商协商的价格和折扣节省成本。

如果你的公司已经在享受自动化带来的好处，那就给自己来个当之无愧的击掌吧。之后，通过探索人工智能(AI)和机器学习(ML)如何给你更多的控制权，继续建立你的业务势头。

四级:我们正在用人工智能提升AP自动化水平

在跳过本文的这一部分之前，我们想要解决众所周知的房间里的大象。是的，采用(更不用说理解)人工智能和机器学习技术可能看起来太复杂、太昂贵，或者两者兼而有之。但无论你的业务和资源有多大，AI和ML都在日益数字化的世界中迅速成为筹码，不应该这么快就被低估。

正如Stela Koleva (SAP Concur EMEA服务与支持副总裁兼国家总监)所解释的那样，现在是时候重新审视这些观点了:

“通往人工智能的道路不一定复杂、昂贵或混乱，因为其他公司可能已经开发出了你需要的东西。”

因此，与其将人工智能归入“某一天”的类别，不如将人工智能驱动的自动化移至您正在进行的优化计划的顶部，以下是三个重要原因:

1. 降低员工支出的风险和合规:人工智能算法可以自动扫描交易，并识别可能使您的组织面临罚款和声誉风险的风险和合规问题。
2. 改善审计:智能技术可以查看每一行项目，在多个数据库中交叉检查它们，忠实地执行流程的每一步。然后，他们可以将例外情况标记给可以解决问题的人工审计人员，而不是浪费时间试图发现问题。
3. 管理税收:由人工智能驱动的支出管理系统可以将合规流程数字化，根据当地税收法规自动检查交易，以找到重要的回收机会。

这些只是几个例子，但随着新技术和商业运作方式的不断发展，这种可能性将是无限的。

如果您想了解更多关于人工智能如何增强您的流程的信息，请参阅我们的电子书AI和ML自动化解决方案如何解决业务问题．

是时候将AP自动化提升到一个新的水平了

无论你在应付账款自动化过程中处于什么位置，保持前进是很重要的，这样你才能保持竞争力并推动未来的增长。有关提示和最佳实践，请参阅我们的所述的导为现代供应商发票管理。

准备好看看Concur Invoice可以做什么了吗?

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^{1、2、3、4、5所示}易观梅森，2022年及以后的商业心态以及自动化差旅、费用和发票管理的好处:全球研究结果