控制公司成本

现金与公司信用卡消费:它真的会影响公司储蓄吗?

SAP Concur团队 |

在预算方面,有很多方法可以节省额外的开支:

  • 结合组织会议和活动
  • 冻结或削减部门预算
  • 控制员工工资增长

但每一次削减都会带来无形的成本,这可能会损害你的竞争优势——无论是客户满意度、员工士气、提供有竞争力的工资,还是限制将创新引入市场的可用资源。幸运的是,有一种不那么有争议的方式来吸引额外的储蓄:将现金支出转换为公司卡,更好地控制“隐形”支出。

为什么你的组织应该减少现金的使用

1.用卡支付比较便宜

当您考虑大规模管理现金需要什么时——必须手动计算现金、验证费用、确认每日津贴和输入费用金额——人工和附带成本可能会更昂贵。例如,当员工必须手动输入现金支出时,可能会引入错误,不合规的支出可能会遗漏。用公司卡支付可以省去所有这些麻烦,将交易数据直接录入你的费用系统。

2.追踪大量现金是很困难的

当你的员工使用现金支付公司开支时,很难看到哪些开支支出出去了。当你看不见花了多少钱时,你就无法阻止它;这意味着它有更高的风险可能不符合你组织的费用政策。以下是为什么现金与公司卡相比会造成这么多问题:

  • 这是无法解释的,而且很容易被滥用
  • 它的文档和数据更少
  • 对财务和AP团队来说,跟踪高交易量是很困难的
  • 验证手动映射的费用需要更多的时间

3.欺诈性支出就在附近

资产挪用是最常见的欺诈手段之一。对于手头的现金,注册欺诈审查员协会(ACFE)发现2022年最新报告每年因欺诈造成的损失中位数为1.5万美元,平均需要12个月才能发现;典型的速度(每月损失中位数)平均为8,300美元。

公司信用卡增加储蓄机会

通过利用二八定律在美国,你可以鼓励更多的员工使用公司卡,这样你的组织就可以有更好的控制和可见性。这也使得将精确的、可调和的支出数据直接连接到SAP Concur解决方案更加容易。这样做的公司在很多方面都节省了开支,比如:

  • 快速获得支出的能见度公司信用卡交易可以在几分钟内填入费用报表,而现金收入可能需要几周甚至几个月才能显示在费用报表中。
  • 返回更高质量的数据:卡馈送提供对数字数据的访问,这些数据可以自动收集、发送和验证费用从哪里来,使用银行和收据信息。
  • 增加企业退税:你在公司卡上花的钱越多,你就越能利用规模经济来提高你的公司退税回报。
  • 有更好的机会防止和发现欺诈行为:使用更多的数字工具来自动运行审计同意检测通过“监督”,您可以标记和处理欺诈性支出。
  • 提高员工满意度:员工不必用自己的现金支付公司的开支,公司卡的消费门槛可以设置为要求或放弃获取收据。

增加公司卡使用的技巧

有时候,改变员工的购买行为是最难的部分。如果您的组织需要帮助鼓励企业使用公司卡,请使用以下最佳实践:

  1. 确保所有应该有公司卡的员工都有。
  2. 为员工提供培训,鼓励使用公司信用卡。
  3. 增加使用现金或个人卡的难度。
  4. 考虑在预订机票、汽车和酒店消费时强制使用公司卡。

SAP Concur解决方案帮助您节省更多

我们客户的企业卡计划帮助他们收回更多资金,同时详细了解员工的支出情况。有关减少不合规现金支出的更多信息,下载我们的白皮书。

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