员工的经验

重新定义的工作地点:SAP与安永的播客对话

凯瑟琳·卡 |

无论你是梦想在一个充满异国情调的岛屿上工作,还是搬到一个有经济适用房的地方,还是迫不及待地想回到公司的办公室生活,“在办公室之外的工作意味着什么,有很多多样性,任何这些选择对公司来说都是复杂的,”雷切尔·达格尼奥说。是美洲“移动市场领导者。安永调查了16个国家的1.6万名员工,发现:

  • 65%的员工表示,他们认为这种混合的组合将提高公司的生产力
  • 65%的人说它将支持创造力
  • 54%的人表示,这将对高效解决问题的能力产生积极影响

所以,你会听到员工们说,他们相信转向混合模式非常有价值,它将提高组织内的生产力、创造力和解决问题的能力。”请听瑞秋和SAP Concur高级价值顾问杰森·格鲁宁的谈话,“讨论与远程工作相关的挑战,以及保持人力资源、财务、领导层和员工之间对话的关键性质。”

你可以收听本期节目苹果|亚马逊|Spotify|听着笔记|Acast或者在你最喜欢的地方找到播客。

记录:

杰森·Grunin:

大家好,我是SAP Concur价值体验组的高级价值顾问杰森·格鲁宁。我在SAP Concur工作了大约一年半。在此之前,我负责一家高等教育机构的效率、应付账款、T&E和其他举措。在SAP Concur,我们团队的任务是如何分享最佳实践,并帮助我们的客户通过员工发起的支出最大化其解决方案的投资回报。今天我请到了我们的合伙人安永会计师事务所的瑞秋·达格尼奥。瑞秋,你能自我介绍一下吗?

瑞秋D 'Argenio:

谢谢你,杰森。你好,每个人。我是安永的美洲移动市场负责人。截止到这个月底,我已经在安永工作了22年。我曾在当时的六大会计师事务所中的另外两家工作过,也在高盛内部工作过。我的整个职业生涯都在关注公司因员工流动而面临的跨境税收和流动问题。很高兴来到这里,杰森。

杰森·Grunin:

谢谢你,瑞秋。在今天的播客中,蕾切尔和我将讨论与远程工作相关的挑战,以及保持人力资源、财务、领导层和员工之间对话的关键性质。说到远程工作,蕾切尔,在重返办公室的过程中,企业面临和管理的全球性问题是什么?员工的期望是什么?

瑞秋D 'Argenio:

你知道吗,杰森,这确实是当下的热门话题。看到正在发生的转变是很有趣的。我们现在看到,风险非常高。例如,留住员工对许多组织来说是一个真正的挑战。与此同时,对于公司来说,现在有巨大的机会重新定义他们想成为的人。所以当公司在思考这个问题时,他们在思考新的战略。他们的招聘方法是什么?他们在哪里和如何完成工作的政策是什么?为了支持这种新的工作方式,他们需要做出什么样的技术或工作场所变革?

我想和大家分享一些数据。在安永,我们在今年4月完成了一项调查调查了16个国家的16000多名员工。调查显示,67%的员工认为,无论他们在哪里工作,公司都可以准确衡量一份工作的生产率。90%的员工希望在工作地点和时间上有灵活性。平均而言,员工预计在大流行后会远程工作两到三天。只有20%的人希望在大流行后在办公室充分工作。如果他们没有得到他们想要的灵活性,54%的人可能会辞职,千禧一代辞职的可能性是婴儿潮一代的两倍,所以这是一个令人担忧的数据。

64%的人希望在办公室拥有更好的技术,48%的人希望在家庭办公硬件方面进行投资。近三分之二的员工希望在疫情后继续商务旅行,这一比例高于去年夏天调查时的49%,因此我们看到,有更多的人(近三分之二)希望在疫情后继续商务旅行。最后,当员工继续评估他们的公司提供的所有福利和他们得到的所有福利时,工作地点和津贴是员工最喜欢的,然后他们的办公桌政策是最不喜欢的。

那么,这对公司在制定政策时意味着什么呢?当我现在和组织交谈时,他们正在考虑他们是否有员工回到办公室?他们会采取远程策略,让每个人都是远程的吗?或者他们正在转向混合动力车?当然,大多数组织都有这三者的某种组合。

当你考虑远程工作或混合工作时,公司会考虑,我是只允许在家工作,还是允许在任何地方工作,这到底意味着什么?有些公司说,我想允许在任何地方工作,这显然对那些幻想在低成本地点或非常棒的地点(比如岛屿)工作的员工非常有吸引力。另一方面,其他人专注于在家工作,但即使这样也有很多困惑。如果我说在家工作,这是否意味着你必须呆在家里?你能在咖啡店吗?你在客户的位置吗?

因此,在办公室之外工作的意义有很多多样性,任何这些选择都涉及到公司的复杂性,无论是员工所创造的风险,因为他们不是坐在家里,而是坐在一个为公司创造潜在新公司存在的地方。这可能意味着员工在搬家,公司在多个州或国家的报告和扣缴义务方面有影响。这可能意味着该员工正在寻求报销他们的费用,无论是现在来办公室的费用,他们认为不是通勤费用,而是业务费用,无论是通勤费用,但来自一个新的地点,在那里通勤到办公室是不可行的。

我来详细解释一下。这是一个新趋势,我们看到个人想要搬到一个全新的地方,公司正在努力解决,好吧,什么是允许的?离办公室多远才算太远?如果我们采用混合模式,员工每周只在办公室呆两天,每周有五天他们可能在其他地方,如果这五天每周有两、三、四、五个小时不在办公室,可以吗?从公司的角度来看,什么是允许的?然后,当然,如果员工决定搬到远离办公室的地方,公司会考虑报销去办公室的路费吗?

所以这就是公司陷入一场非常有趣的争论的地方关于他们允许员工做什么?在风险方面,在费用报销方面,甚至在支付给个人的补偿方面,对他们有什么影响?因为,当然,现在也许这个人已经从纽约搬到了一个生活成本低得多的地方。我们有机会调整那个人的工资吗?

因此,这是一个非常复杂的讨论,但做出决定的背后有很大的压力,因为员工要求很高,每个人都满怀期待地期待着这场大流行的结束。所以他们很想知道,什么时候会发生什么。

杰森·Grunin:

谢谢你,瑞秋。你知道,这真的让我想到了一些我们的客户真正适应和管理这些新常态的方法,就像你说的。报销差旅费用,管理我们的城市对的新费率,您以前可能没有员工旅行过。现在,当他们需要见客户或参加团队会议时,你是否会经常把他们带回办公室?你知道,旅行预算是增加了还是减少了?你考虑过这些因素吗当这些员工回来的时候他们的期望是什么?从他们的新家回到他们以前的核心工作地点的合适方式是什么?想想那些在路上发生的娱乐、客户会议和业务费用,这些在过去可能不属于费用政策的一部分,但现在需要考虑在内,比如在某些地方支付wifi费用,或者人们想要住在非酒店住宿的新方式,当然还有所有这些的安全风险。这些东西已经被纳入你们的政策了吗?

所以可能会多一点。但是蕾切尔,在这种环境下,混合工作到底意味着什么?全球各地的雇主和员工都在说什么?

瑞秋D 'Argenio:

这是个好问题。在每个组织中,混合工作有很多不同的定义,但有一个普遍的共识是,大多数组织认为混合工作将意味着员工每周有两到三天在家工作,每周有两到三天在办公室工作。当公司在思考这意味着什么时,他们在思考我们是否需要在特定的日子里出现?我们是否为灵活性留出了空间?什么能真正促进最佳的工作环境,并从员工那里获得他们在办公室里寻找的经验?来自人们坐在一起的合作和创新,以及我们所需要的指导和培训以及所有人才的发展,在很多情况下,当人们坐在一起时,这些会发生得更好。

同样有趣的是,我们看到了这种巨大的愿望,我想把它描述为代表员工远程工作的一种授权和权利。从员工的角度来看,数据显示,他们相信现场工作和远程工作的结合将提高公司的生产力。再一次回顾我们所做的调查,65%的员工表示他们认为这种混合组合将提高公司的生产力。另有65%的人表示,它将支持创造力,54%的人表示,它将对有效解决问题的能力产生积极影响。因此,你听到员工们说,他们相信转向混合模式非常有价值,它将提高组织内的生产力、创造力和解决问题的能力。

现在,从雇主的角度来看,我听到的是他们想要对员工做出回应,但同时,他们非常关注控制和合规。最后,它还涉及到成本。当我们评估新政策应该是什么样子的时候,有一个关于成本的非常重要的讨论。

有趣的是,这是一个非常复杂的讨论。一开始HR会说,CHRO会说这对于吸引和留住我们想要的人才来说是非常重要的,他们会说明为什么他们想要支持这一点。但我们很快就会看到,例如,首席财务官会进来说,我需要了解这个模型是如何建立的。当我考虑这项新政策时,我有一些潜在的考虑,我是否要缩小我的房地产规模,因为我每天在办公室的人更少了,因此总的来说,我需要更少的办公空间?我是否需要在我的房地产上花费更多的钱,因为我需要重新设计它的外观?如果我们把人们聚集在一起,让他们可以合作,我是否需要有鼓励合作的空间?我是否需要在办公室里提供一些东西来吸引人们进来?

所以我们看到公司在思考,提供什么样的福利才是正确的?是餐点吗?是零食吗?是健身房吗?是什么将人们吸引到办公室,并鼓励他们来上班?我们还看到,有一场关于当员工不在办公室时,应该为他们提供什么支持的讨论。这就是我想我提到过的员工们希望得到帮助的地方,他们希望得到每月津贴的帮助来支付互联网费用,因为他们需要家里有强大的宽带,手机费用,家里的硬件,比如打印机,也许他们需要有一张更好的桌子,或者家里有一个更好的办公室。

当我们在全球范围内看待这个问题时,我们发现在许多国家,如果一个人的主要工作地点是在家里,公司就必须提供某些东西。例如,在一些国家,要求员工配备符合人体工程学的椅子,或者公司实际上支付了他们每月的一些费用,如上网费用。因此,我想提出的是,要了解与这项政策相伴而生的所有成本。

作为税务合作伙伴,我不应该说我们要考虑所有这些的税收效率。例如,如果我们每月提供补贴,比如上网或者我们支付办公用品,有没有一种避税的方式呢?这就带来了一系列新的问题。如果我打算提供这些费用,并且我希望看到退税,那么我如何确保我有机制收集所有必要的文件和收据来支持免税位置?然后就有了整个技术讨论和资源讨论,以确保公司在后台有必要的支持,来处理每月来自员工的四倍的收据。所以,我之前提到过,当然,也要从技术的角度考虑基础设施来支持远程工作本身。

所以有很多潜在的成本领域,在我们考虑什么是正确的模式,什么是正确的政策时,需要进行很多平衡。当我在一个组织工作时,这是一个由首席财务官和CHRO共同领导的项目,我们在所有有员工的国家进行建模,观察总成本图,包括关闭办公室,在技术上投资,提供津贴,观察税收效率。你可以想象这是一个相当复杂的分析。

当我们进行分析时,有趣的是我们了解到在很多国家,公司没有必要的基础设施来处理所有这些收入。他们实际上,我应该分享一下,他们是Concur用户,但他们并没有在全球各地使用Concur。所以他们非常关心收据的数量,所以决定在许多国家改用现金,因为他们觉得自己无法应付政府的管理。所以他们基本上同意支付更多费用,增加公司成本,因为他们没有所需的后端支持。

其次,他们意识到他们没有基础设施来跟踪人们每天在哪里,以确保他们在正确的司法管辖区报告和扣缴。因为,这很容易,无论你是在美国,你跨越州界,或者,我坐在宾夕法尼亚州,跨越地方界线。或者在欧洲这样的地方,即使是混合动力车,也很容易跨越国界。因此,你也必须有这样的基础设施,以确保你能在你的员工所在的所有地方遵守报告扣缴要求。所以这家公司想要让他们的员工有更多的自由,他们不得不缩减规模,转向只在家工作的模式,这样他们也可以控制合规风险。

杰森·Grunin:

谢谢你,瑞秋。你说了几个很好的观点其中有几个我认为也应该考虑到员工情绪的角度,对吧?生活在大城市的员工可能要花30到1到2个小时的时间通勤到办公室。这种新发现的时间所代表的文化可能是每天4个小时,现在员工在家工作,接更多的项目,24小时工作,但仍然要记住,找到平衡是关键。

作为一个平台,SAP Concur是可扩展的。正如蕾切尔,正如你所提到的,无论你是在一个国家还是50个国家运营,都要设置正确的后端基础设施,以适应你的组织和业务挑战的需求。你今天是怎么做到的?你们在全球范围内是否有一个整合的单一平台,可以方便地访问你们在每个国家层面上的所有数据和金融监管报告要求?你是否有一个单一的真相来源,并有一个问责制度,以便将这些数据传递给监管机构和股东平台?

您知道,SAP Concur,作为客户,您确实有机会获得这些数据并在您自己的指尖交付有意义的报告,无论是爆裂的仪表板还是交付给其他系统的集成报告,以查看对您的组织很重要的指标和kpi。但是当你定义你的远程工作策略时,你可以考虑一些事情,看看卡片的采用,看看工作流程和提交数据,你的经理批准或员工提交报告需要多长时间。你是否会提供电子收据并以电子方式存储这些收据,而不是放在全球各地的纸盒中?当你有审计员进来的时候,你如何能够通过一个安全的机制为这些报告的可审计性提供数字访问?

你们是否有关于员工里程的报告?随着越来越多的员工更喜欢开车而不是坐飞机,公司内部的里程政策和程序发生了什么变化?你有供应商和差旅费用协商价格吗?查看采购,跟踪和注意义务,这名员工今天在哪里,他们是否代表组织出差?他们的新家在哪里?在整个组织的护理义务政策中有没有更新?

今天的一个热门话题是关于可持续性的。你是否能够定义并报告你的范围3排放,即你的员工在商务旅行中产生的排放?显然,我们已经提到了一些在家办公用品、互联网和手机报销。那么这种跟踪是如何变化的呢?拥有完全不同和独立的系统通常会使这些数据无法访问。我们鼓励组织使用这些工具的数据,从这个综合解决方案中构建趋势,这样领导者就可以实施正确的重返工作岗位政策或远程工作政策。

正如蕾切尔之前简要提到的,你们的组织如何处理之前预算的设施成本?你知道,雇主正在设法支付以前由办公室提供的费用,例如办公用品、互联网、手机报销和技术费用。现在这些要求是什么?

作为SAP Concur推出的新功能之一,我们做了一项分析,我们的客户去年在亚马逊购物的花费超过了14亿美元。蕾切尔,这种情况下的纳税义务是什么样的员工是如何把东西运到家里的这些情况对审计和税收要求有什么影响?

瑞秋D 'Argenio:

这是个好问题。我笑了,杰森,当你在看所有的数据时你说有足够的支持来进行审计。遗憾的是,提前考虑审计准备是非常重要的。我这样说的原因是,我们都知道各国政府在大流行期间提供的补贴的规模。在我们展望未来的时候,对创造税收收入的关注将是巨大的。毫无疑问,随着远程工作的普及和混合情况的出现,税务当局将会寻找不合规行为。

因此,现在考虑你需要哪些数据来支持未来可能的审计是至关重要的。做好准备是非常重要的。我们预计会有很多活动,例如在美国,在州与州之间。我们在海外许多国家也听到了同样的情况。他们认为,从合规的角度来看,这是一个不需要重点关注的领域。公司只是还没有准备好完全遵守他们应该遵守的规定。而且支出的数量也非常可观。

杰森,你指出亚马逊在过去一年花了15亿美元。从税收的角度来看,这在美国产生了一些非常有趣的结果,当个人产生家庭办公费用时。因此,由于2017年的《减税和就业法案》,允许员工享受的旧家庭办公室费用扣除已被取消。这意味着,除非你是一个企业主,你的家中有一部分专门用于该企业,并且它经常被用作你的主要工作地点,否则你不能扣除在家工作时产生的费用。因此,这意味着承担家庭办公费用的员工面临着更大的压力,他们需要向雇主寻求报销,因为这是他们支付这些费用的唯一方式。他们不能再扣减了。

因此,我们预计将继续看到来自个人寻求报销的定期请求流,无论是在完全远程工作模式下还是在混合远程工作模式下。不过,这确实代表了一个很好的机会,公司可以考虑如何利用他们的采购功能,看看花了什么钱,怎么花,花在哪里。考虑一下,你是想让员工在亚马逊上购买,不管他们想买什么,也许是在公司的指导方针下,但仍然买他们想买的东西,还是想让公司与特定的办公用品供应商谈判,协商出好的价格,然后可能以一种简化的方式促进这些费用的处理?

对于公司来说,有很多机会可以考虑花了什么钱,怎么花,试着让他们的手围绕着它,因为混合工作已经存在了。所以了解所有这些费用和处理这些费用是很重要的。当然,还要确保不存在欺诈行为,员工不会购买个人使用的东西,然后把它们当作业务支出来使用。

杰森·Grunin:

你知道,在这一点上,SAP认为,任何规模的组织都应该能够在不牺牲员工生产力和满意度的情况下,管理员工自发的可自由支配的支出,同时降低风险,节省资金,并帮助确保合规。这一信念指导着SAP Concur的创新,以及我们如何通过合作伙伴生态系统为客户提供解决方案和集成。瑞秋和我感谢大家参加今天的播客。

瑞秋D 'Argenio:

杰森,我非常感谢你给我这个机会。我们安永非常关注远程工作。正如我在开头提到的,我认为这是一个巨大的机会,让公司重新思考他们想成为什么样的人,以及他们想如何吸引和留住最优秀的人才。

杰森·Grunin:

因此,我代表SAP Concur感谢大家参加今天的播客。我希望这些问题有助于指导您的组织为您的企业制定正确的远程和返回工作的政策。

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Jason Grunin是全球价值实现、价值体验团队的高级价值交付顾问,专注于公共部门。在这个角色中,Jason通过创建和交付基于价值的约定来帮助客户识别优化和项目增长的机会。通过将业务结果映射到解决方案,Jason帮助组织发现改善员工发起支出管理的领域。在办公室之外,杰森,他的妻子玛丽,他们的女儿凯瑟琳和他们的狗杰克(一只英国施普林格西班牙猎犬)是俄克拉荷马州塔尔萨的居民。他们喜欢骑自行车、滑雪和户外活动。此外,他们是狂热的旅行者,试图花时间探索新的地方!

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