出席者名单

[弗朗西斯卡]

大家好,

我想知道你是怎么处理把参会者加到餐费里的。什么对你的公司有效，什么失败了。

我的公司正在考虑添加Concur目录功能，并将与会者的小组规模从25人更改为5人或10人，并且不要求与会者姓名。

非常感谢您对您正在做的事情或您喜欢/不喜欢的事情的见解。

谢谢你！

[TrishW]

大家好

我们只是改变了娱乐的与会者列表功能。澳大利亚的税法(FBT)要求我们有一个名字和公司，他们是临时雇员还是配偶，因为税收规则的不同部分受到他们是哪种类型的参与者的影响。

希望这能有所帮助

崔西

[KevinD]

因此，Concur中一个鲜为人知的功能(我相信默认情况下是打开的)是使用Outlook创建与会者列表。它的工作原理是这样的:你创建一个Outlook会议邀请，并将其发送给那些将参加小组聚餐的人。在他们接受邀请后(他们必须接受此功能才能工作的邀请)，您可以打开会议邀请，然后使用Outlook中的Forward选项。然后，您将以iCalendar的身份转发到receipts@concur.com。这将创建一个与会者列表，该列表将显示在您的可用费用中。我知道还有其他方法可以让与会者添加到报告中，但如果是一个较大的小组，这个选项可能很适合您。

[弗朗西斯卡]

非常感谢你，凯文。

我不知道这个特性在Concur中是可用的。我将为我的公司研究这个功能。

[弗朗西斯卡]

嗨KevinD,

我按照你的步骤做了，但是在我可用的费用范围内，我一直没有收到文件。

你还有其他建议吗?

[弗朗西斯卡]

嗨KevinD,

我按照你的步骤做了，但是在我可用的费用范围内，我一直没有收到文件。

你还有其他建议吗?

[KevinD]

弗兰西斯卡,

我在阅读你的回复后重新测试了一下，它对我有用。所以，在没有看到你具体在做什么的情况下，我很难给你提供建议，但安珀已经给出了一些很棒的其他选择。

[new_phoenix]

嗨，凯文——

从电子邮件中加载与会者列表的功能是否仍然可用，或者该功能已被弃用?

据我所知，它在新的UI中被弃用了。除了“参与者导入”表单和手动创建500个参与者列表之外，还有其他选择吗?

马克

[KevinD]

@new_phoenix你说得对，它已经被弃用了。

除了使用Import选项之外，我还没有提出一个好的替代方案，甚至没有听说过一个好的替代方案。我在内部发布了一些帖子，看看是否有一些我不知道的选项，但是我觉得对于大量的人来说，参与者导入是唯一的选择。

[mt7602]

到目前为止，我们公司已经使用这个并行目录大约一年了。会计和工资部得到餐饮和娱乐的报告。工资部每周收到礼品卡的报告。两者都需要公司员工的员工id和客人的公司名称。

我创建了一个规则来阻止带有我们公司名称的商务客人，指导用户在将员工添加到与会者列表时使用该目录。

在过去，员工会用他们知道的名字来称呼自己的员工，但在很多情况下，这并不是合适的法定名字。

Outlook邀请被许多人用来自动添加与会者。

[AmberLee]

凯文的建议是我最初的首选，如果它不适合你，请确保你的电子邮件在Concur中得到验证。如果你想在手机上做这件事，请确保你的Concur中的电子邮件与你在手机上设置的电子邮件匹配。
如果你是一名代表，你想为其他人添加与会者，你必须被列为他们的代表，两封电子邮件都必须经过验证，并且他们的电子邮件将在主题行中。

另一个选择是通过Concur应用程序。当你在费用报告中需要与会者的费用行中，点击右上方的加号(+)。它会给你4个选项，其中前两个是最好的IMO。第一个是“从Outlook日历中添加与会者”。点击后，一个日期字段将弹出。输入花费的日期，如果它在Outlook日历上，它就会显示出来。单击它并将与会者添加到费用中。瞧!

[AmberLee]

继续我上次的回复:
选项2是“从联系人中添加”，如果你的手机自动为你保存联系人，这是非常酷的。如果是这样，那么您只需从您的电话联系人中选择与会者，它就会为您填充所有字段。

第三是手动添加
第四是搜索

前两个要酷得多。

[vandevoortla]

这个技巧太棒了!谢谢!

[debrasuedavis]

我认为与会者应该由一个Concur管理员导入?我有一份营销团队使用的人员名单。我们没有电子邮件会议。我可以导入一个列表吗?

[PamGrant]

我正在尝试使用该功能将日历事件通过电子邮件发送给自己。我检查了我的个人资料，以确认我使用的电子邮件地址是在Concur中验证的。我将日历事件转发到receipts@concur.com，但我没有显示在我的费用中。知道我哪里做错了吗?会不会是因为我不在加拿大?(我注意到Concur的Outlook应用程序只在美国可用)。

谢谢你！

[KevinD]

帕姆,

很难知道问题是什么，因为我们看不到你在做什么。可能是你没有使用正确的转发选项。此外，如果您正在使用NextGen UI，您可能不会在费用中看到它。

你能不能截点屏给我。这将有助于排除故障。

凯文

[AmberLee]

很抱歉用多种回答来轰炸你，但我想以回答你的具体问题作为结束。

参加者是PITA，但必须参加。他们背后的主要原因是我们的老朋友山姆大叔。允许和不允许是一个非常微妙的界限，它会根据标题等看似微小的差异而变化。雇员、非雇员、政府雇员、达官显贵、医生，以及这些人的任何组合都要缴纳不同的税。你的公司可以为某类出席者冲销100%的费用，为其他人冲销50%的费用，或者为0%的费用。当你考虑在吃饭和娱乐上花了多少钱，以及与这些相关的税收时，你会看到一大笔储蓄。另外，国税局的审计…

凯文，如果我说错了请纠正我，但是每个个人资料，无论是活跃的还是不活跃的，都会显示在与会者搜索中，除了您公司任何人在任何时候手动创建的任何与会者之外，所以使用官方目录可能是多余的。

不知道你说的将#从25限制到5是什么意思?我永远不会给未知变量加一个极限。

最后，如果你没有正确使用attendee功能，你就不能得到这样的报告:

重复就餐参与者报告

“重复用餐参与者报告”位于“情报欺诈”文件夹中，它确定了同一个人在同一天声称参加了两项不同的费用。一旦你发现重复的参与者，你应该调查为什么会发生这种情况。在某些情况下，同一个人被带出去吃多顿饭是合法的。然而，如果两名不同的员工声称同一个人参加了同一顿饭，这可能是欺诈。在这种情况下，您有机会收集不是合法业务费用的支出。