你多久让员工提交一次费用?

[tjbmoreno]

我们要求以每次旅行为基础提交报告。对于非旅行费用，我们要求每月报告。我发现这确实简化了审计，尽管它可能导致更高数量的报告提交——因此更高的交易费用。

[RichardG]

嗨，特里，我完全明白你的意思，我也会照做，但这相当于每月700份旅行费用报告，增加了我的审批人的成本和管理负担。我要求员工将他们的旅行和非旅行费用合并到一个报告中。Concur Audit的使用还应该让Approvers确信，每个事务在到达他们的办公桌之前都经过了一些限制。我们知道这群人中有一些“古怪的人”，但我希望他们能检查一下我去异国他乡的旅行是为了商务，而不是为了娱乐。周二，我将看到AppZen的人工智能被重新命名为Concur Detect的演示——我很乐意用它来识别低风险的报告，这些报告可以被自动批准。

亲切的问候

[杰克]

嗨@tjbmoreno，

对于我的公司，我们建议所有用户每月提交的报告不超过两次。在这方面我们有三种类型的员工:

-仅限公司信用卡用户使用
-只报销用户
-公司信用卡和报销用户

对于只使用公司信用卡的用户，我们建议他们每月只提交一份报告，与计费周期保持一致。例如，如果银行的结算周期从5月25日到6月24日，用户应该提交一份报告，其中只包含该期间内的交易。我们要求他们在报告中附上银行对账单的PDF格式，以便将其总额与Concur报告总额相匹配。

对于只提交报销报告的用户，我们希望对付款时间表保持敏感，并及时获得他们的报销，因此我们建议不要超过两个。对于我们来说，我们通过工资单提供商获得报销，任何报销都会显示在用户的两周工资单上。因为我们每月(基本上)得到两次报酬，报销报告的频率反映了这一点。我们每两周分批处理一次报告，并在发薪日发给他们。

我们已经让用户在短时间内提交了多个报销报告，我们必须进行培训，解释提交多个报告并不会缩短接收报销所需的时间。大多数情况下，这是员工对之前工作的认知问题，以及他们习惯的工作流程。

我们还建议每份报告至少50美元，因为我们会尽我们所能减少每个月提交的报告数量。在过去，我们让用户以2美元的价格提交报告(2美元!)，并且不得不再次引导他们理解该工具在我们组织中的工作方式。

对于同时提交公司信用卡和报销报告的用户，我们建议他们每个月只提交一份报告。同样，遵循信用卡账单周期，只是将所有报销分组到整个月的另一个报告中。这样，用户在一个月内提交的报告就不会超过两个。

[费利克斯]

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@Josh写道:

嗨@tjbmoreno，

对于只使用公司信用卡的用户，我们建议他们每月只提交一份报告，与计费周期保持一致。例如，如果银行的结算周期从5月25日到6月24日，用户应该提交一份报告，其中只包含该期间内的交易。我们要求他们在报告中附上银行对账单的PDF格式，以便将其总额与Concur报告总额相匹配。

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嗨，Josh——我很高兴看到你如此详细地分享了贵公司是如何使用Concur费用的。我给你我在这个社区的第一个评论!

读了你的帖子，我看到贵公司为使用公司信用卡的用户设置了一些真正的规则，比如每月只报告一次该期间内的交易，总金额与PDF账单相符。和我公司的规定比起来，相当严格!

有了这些规则，就增加了提交信用卡费用报告的难度。在这种困难存在的情况下，我很好奇贵公司是如何保证这些用户按时提交费用的?我看到我公司的信用卡用户因为各种原因延迟提交……头痛!贵公司对逾期提交信用卡费用报告有有效的惩罚措施吗?

如果你能分享一些见解，我将不胜感激!

费利克斯

[杰克]

嘿@Felix，

如果能保证用户按时提交就太好了!我们没有这样的保证，但我们确实有一些适当的流程来帮助鼓励我们的员工按时完成工作。

首先，我们近900名持卡人的对账单将在下个月5日左右到期，但他们可以在结算周期结束后的任何时间提交对账单。我们的很多员工都能尽快做到这一点——这很有帮助——但也有很多人做不到。

我们有两种措施来阻止延迟提交，一种几乎是微妙的，不会立即直接影响员工，另一种更明显，会影响员工。

第一个措施是，他们的编码不能保证正确地击中总分类帐。在到期日之后不久(2或3天，因为我们喜欢亲切一点——哈哈)，我们运行Analysis中内置的四个自定义报告，它们返回帐单周期内公司信用卡交易的所有数据。通过一个过程，我们将这四个报告中的信息组合起来，并生成应用于收费的编码的准确捕获。它捕获每个事务的所有项目、分配、注释和所有自定义成本跟踪字段。我们利用这种方法(而不是依赖于成批输出的报告)，这样我们就可以确保每一笔交易都被考虑在内。我们正在捕获所有的公司信用卡活动无论员工是否核对了当月的账单。

如果员工没有完成对账，则使用分配给其配置文件的默认成本跟踪值。缺省的费用类型是在事务的导入也被使用时分配的。如果费用类型未定义，则为其分配一个杂项费用类型，以捕获任何掉线者。

如果他们不能按时完成对账，他们就有可能无法按照他们需要的方式对费用进行编码，并且他们将需要在下一个计费周期中对费用进行一些逆转/重新分配。这不是一个巨大的麻烦，但仍然是错过最后期限的威慑。

我们采用的第二个措施是使用遵从性控制，它通知用户(和他们的主管)他们有未使用的卡交易。我们并不是一直开着它，而是把它当作电灯开关来使用。在每个月的20日，我们输入自上一个周期结束以来已经过去的天数(因此，对于6月20日，我们将计数到5月24日- 27天)，并打开控件。太平洋时间当天下午7点，电子邮件将通过Concur的自动系统发送，通知持卡人及其主管有逾期交易。第二天早上，我们关掉控制。这样，他们只收到一次邮件。

在此之后的下一步是并发地运行一个报告，其中包含尚未提交的人员的列表。如果到下个月的20日他们还没有提交第一个月的报告，他们的信用卡就会被取消。

听起来有点严格，但近年来我们有一些持卡人利用了我们对这方面没有严格政策的事实，不幸的是，他们能够进行大量未经授权的个人购买而没有任何后果。当持卡人申请信用卡时，也会向他们解释这些措施，并签署一份表格，表示他们同意这些条款。

此外，这只是目前的计划。取消不合规持卡人卡的步骤实际上尚未发生，因为我们将于下个月首次实施这些步骤。我们可能会遇到这种情况，并意识到我们需要以某种方式进行调整，如果需要的话，我们会这样做的。但这就是我们现在所做的，试图在我们的组织中保持高比例的遵从性。

希望这能有所帮助;如果你有任何问题，请告诉我!

[费利克斯]

嘿，Josh -谢谢你的回复和你的分享!

我不得不说，你介绍的第一个方法太棒了!它将制作反转日记账的工作量从会计转移到费用用户，同时鼓励用户按时提交费用，避免额外的工作!这是我们试图实现的，但在我们第一次建立Concur Expense时从未想到过的。我认为我们公司绝对应该考虑这个问题。

对于遵从性控制，我们也在使用它。但与贵公司使用自动邮件系统报告延迟提交不同，我们是手动发送邮件(如果用户在一段时间内没有按时提交费用，就将其抄送给他们的经理。目前，我们认为手动发送邮件比自动发送邮件更有效，但它确实需要大量的沟通工作。我们只有不到100个信用卡持有者，所以也许这就是为什么我们仍然可以处理这个问题-哈哈。也许这部分也该自动化了。

现在我觉得我们公司的政策要比你们公司的严格一些。我希望你下个月的第三个计划能顺利进行。

再次感谢楼主的分享!

[LisaS86]

下午好,

我们当前设置的指导方针是在单个月度报告中分组多次旅行，并在公司信用卡周期内提交。经常出差的人必须每月提交一次以上的费用报告，以保持他们的信用卡限额，并保持账户的良好信誉。我们允许在同一费用报告上混合使用信用卡交易和现金报销，并且两种类型的支付都通过Concur Pay进行处理。

我们试图通过系统控制理赔的数量，方法是只给那些已经获得公司卡的员工Concur Expense访问权限。

[tjbmoreno]

没有公司卡的员工如何报销?

[LisaS86]

如果员工没有公司卡，那是因为他们的职位不需要出差，或者他们是合同工。

如果员工出差或发生了任何业务费用，他们可以在人工费用报表上提交现金报销。如果员工一起出差，一个有卡，一个没有卡，那么酒店房间和汽车租赁等主要费用可以用公司卡支付。它们通常在同一个成本中心，如果不是，员工可以将费用分配到适当的成本中心。

这种情况并不经常发生，因为大多数公司办公室员工不出差，我们的现场员工和高管都有公司卡。

[tjbmoreno]

由于存在重复付款的风险，我们完全取消了通过任何其他途径报告费用的做法。通过SAP Concur支付，或者根本不支付。

[MGordon]

我们也一样。

[MGordon]

我们要求员工在发生费用后14天内提交他们的费用。我们确实鼓励他们在每份报告中增加多项费用。

我们还会对每个月提交的报告数量进行统计。我们处理那些不必要地提交太多的人。

[匿名用户]

您运行的用于查看团队成员在一个月内提交的报告数量的报告是标准报告还是自定义报告?

我们一直在努力减少每个月的报告数量，但在某些情况下，在同一个月内提交大量报告是合法的业务原因。

[MGordon]

我们构建了一个简单的Cognos报告来获取这些信息。

[jsportsman]

因为我们有很多发票给我们的客户，每个发票必须是整个行程。我们要求费用报告具有完整的行程可见性，并且每次行程都要处理每个ER。

谢谢!

杰森

[JessicaL]

嗨@tjbmoreno，

我们建议每次行程两份报告:

1.出行前费用(机票、车位预订)

2.差旅费(酒店、出租车、租车)

任何非差旅费，我们建议每月至少报告一次。

[Nancyagfa]

由于我们的员工人数不多，我们每月需要一份报告，他们可以逐项跟踪他们的业务目的。我们有IBIP公司卡，每天晚上都有批处理，所以没有人会延迟得到他们的报销来支付他们的账单。我每个月将超过我的报告限制，必须升级或支付超额费用。如果有人没有信用卡，他们也需要每月报告一次，这通常是在一次旅行之后，因为他们没有公司卡，所以他们很少旅行。