员工多久提交一次费用?

[tjbmoreno]

我们要求报告提交在每次旅行的基础上。对于非差旅费，我们要求每月出具一份报告。我发现这确实简化了审计工作，尽管它可能会导致提交更多的报告，从而产生更高的交易费用。

[RichardG]

你好Terri -完全明白你的观点，并会遵循你的做法，但这相当于每月700份旅行费用报告，增加了我的审批人员的成本和管理负担。我要求员工将他们的差旅费用和非差旅费用合并到一份报告中。使用Concur Audit还应该让审批者确信，每个事务在到达他们的办公桌之前都通过了一些环。我们知道，在这个群体中有“滴答声和闪烁声”，但我希望他们能检查我去异国他乡的旅行是为了商务，而不是娱乐。我在周二得到了AppZen AI的一个演示，它被重新标记为Concur Detect——我很愿意用它来识别低风险报告，并自动批准。

亲切的问候

[杰克]

嗨@tjbmoreno，

对于我公司，我们建议所有用户每月提交的报告不超过2份。在这方面，我们有三类员工:

-公司信用卡仅限用户使用
只报销用户
-公司信用卡及报销用户

对于只使用公司信用卡的用户，我们建议他们每月只提交一份报告，以符合计费周期。例如，如果银行的计费周期是从5月25日到6月24日，那么用户应该提交仅包含在该期间提交的交易的报告。我们要求他们在报告中附上一份PDF格式的银行对账单，以便将其总额与Concur报告中的总额相匹配。

对于只提交报销报告的用户，我们希望对付款进度保持敏感，及时得到他们的报销，所以我们建议不超过两个。对于我们来说，我们通过工资单提供者获得报销，任何报销都显示在用户的两周工资支票上。因为我们(基本上)一个月拿两次工资，报销报告的频率反映了这一点。我们每两周批发一次报告，并在发薪日寄出。

我们曾让用户在短时间内提交多个报销报告，我们必须接受培训，说明提交多个报告并不会缩短收到报销的时间。大多数情况下，这是员工从以前的工作中获得的认知问题，以及他们在那里所习惯的流程。

我们还建议每份报告最低50美元，因为我们会尽一切努力减少每月提交的报告数量。在过去，我们曾让用户以低至2美元(2美元!)的价格提交报告，并且不得不再次重新引导他们对工具如何在我们的组织中工作的理解。

对于同时提交公司信用卡和报销报告的用户，我们建议每个月只提交一份。同样，遵循信用卡账单周期，将整个月的所有报销都归入另一个报告中。这样，用户在一个月内提交的报告不应该超过两个。

[费利克斯]

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@Josh写道:

嗨@tjbmoreno，

对于只使用公司信用卡的用户，我们建议他们每月只提交一份报告，以符合计费周期。例如，如果银行的计费周期是从5月25日到6月24日，那么用户应该提交仅包含在该期间提交的交易的报告。我们要求他们在报告中附上一份PDF格式的银行对账单，以便将其总额与Concur报告中的总额相匹配。

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你好Josh -我很高兴看到你的公司如何使用Concur费用的详细分享。我在这个社区给你我的第一条评论!

读了您的文章，我发现您的公司为使用公司信用卡的用户设置了一些真正的规则，比如每个月只有一份报告，只有在该期间内的交易，并且总金额与PDF账单报表相匹配。和我的公司相比，这是相当严格的规定!

有了这些规则的应用，提交信用卡费用报告的难度就增加了。由于存在这样的困难，我很好奇贵公司如何保证这些用户按时提交费用?我看到我公司的信用卡用户因为各种原因推迟提交……头痛!贵公司对逾期提交信用卡费用报告有有效的处罚措施吗?

如果你能分享一些见解，我们将不胜感激!

费利克斯

[杰克]

嘿@Felix，

好吧，保证用户将按时提交将是伟大的!我们没有这样的保证，但我们确实有一些程序来帮助鼓励我们的员工按时完成工作。

首先，我们的近900名持卡人的对账时间大约在次月5日，但他们可以在账单周期结束后的任何时间提交对账。我们的许多员工会尽快地做这些事情——这很有帮助——但许多人不会。

我们有两种措施来阻止迟到的提交，一种几乎是微妙的，不会立即对员工产生直接影响，另一种更明显，会产生影响。

第一个措施是，他们的编码不能保证正确地命中总账。在到期日期之后不久(2天或3天，因为我们喜欢优雅——哈哈)，我们运行四个内置在Analysis中的自定义报告，返回账单周期内公司信用卡交易的所有数据。通过一个过程，我们将这四份报告中的信息结合起来，生成了适用于指控的准确编码。它捕获每笔交易的所有条目、分配、注释和所有定制成本跟踪字段。我们利用这种方法(而不是依赖于批处理报告)，这样我们就可以确保每一个事务都有帐。我们捕获了100%的公司信用卡活动，不管员工是否核对了月份。

如果员工没有完成他们的协调，那么将使用分配给他们概要文件的默认成本跟踪值。当还使用事务的导入时，为其分配默认的费用类型。如果费用类型是未定义的，我们将其赋值为杂项费用类型，作为任何掉线的捕获器。

如果他们不能按时完成对账，就有可能无法按照他们需要的方式对费用进行编码，他们将需要在下一个账单周期中对费用进行一些逆转/重新分配。这不是一个巨大的麻烦，但仍然阻止错过最后期限。

我们现有的第二个度量方法是合规控制(Compliance Control)的使用，它通知用户(及其主管)他们有未使用的卡交易。我们不是一直开着这个，而是把它当作电灯开关来使用。在每个月的20日，我们输入自上一个周期结束以来已经过的天数(因此，对于6月20日，我们将回溯到5月24日至27日)，并打开控制。在太平洋时间当天晚上7点，Concur的自动系统将发送电子邮件，通知持卡人及其主管有逾期交易。第二天早上，我们关掉控制。这样的话，他们只能收到一次邮件。

在此之后的下一步是同时运行一个报告，其中包含尚未提交的人员列表。如果到下个月的20号，他们仍然没有提交第一个月的报告，他们的信用卡将被取消。

听起来有点严格，但近年来我们有一些持卡人利用了我们在这方面没有严格政策的事实，不幸的是，他们能够在未经授权的情况下进行大量个人购买，而没有产生任何后果。持卡人在办理信用卡时，也会向他们解释这些措施，并签署一份表格，表示他们同意这些条款。

而且，这只是目前的计划。取消不合规持卡人信用卡的步骤实际上还没有发生，因为我们将在下个月第一次实施这些步骤。我们可能会进入这种状态，并意识到我们需要以某种方式调整它，如果到了那种地步，我们就会这样做。但这就是我们目前所做的，以努力保持我们组织中较高的合规比例。

希望这可以帮助;如果你有任何问题，请告诉我!

[费利克斯]

你好Josh -谢谢你的回复和你的分享!

我不得不说你介绍的第一个方法太棒了!它将制作倒转日记账的工作量从会计部门转移到费用使用者身上，同时鼓励使用者按时提交费用，避免额外的工作!这是我们第一次创建Concur Expense时一直在努力实现的目标，但却从未实现。我认为我们公司绝对应该考虑这一点。

对于合规控制，我们也在使用它。但与贵公司使用自动电子邮件系统报告延迟提交不同，我们是手动发送电子邮件(如果用户在一定时间内没有按时提交费用，就抄送给公司卡用户，并抄送给他们的经理。目前，我们认为手动发送比发送自动邮件更有效，但它确实需要大量的沟通工作。我们只有不到100个信用卡持有者，所以也许这就是为什么我们仍然可以处理这个-哈哈。也许这部分也该自动化了。

现在我认为我们公司的政策需要比你们公司收紧一些。我希望你的第三个计划在下个月顺利进行。

再次感谢分享!

[LisaS86]

下午好,

我们目前设定的指导方针是，将多次旅行汇总在一个月报告中，并在公司信用卡周期内提交。经常旅行的人必须每月提交一次以上的开支报告，以保持在信用卡限额内，并保持帐户的良好信誉。我们允许在相同的费用报告上混合使用信用卡交易和现金报销，两种类型的支付都通过Concur Pay处理。

我们试图通过系统控制索赔的数量，方法是只给那些已经获得公司卡的员工Concur Expense访问权。

[tjbmoreno]

没有公司卡的员工如何报销?

[LisaS86]

如果一名员工没有获得公司卡，那是因为他们的职位或他们是合同工，几乎不需要出差。

如果员工出差或发生了任何业务费用，他们可以在手工费用报告表单上提交现金报销。如果是一起出差，有卡一人没有卡的情况下，酒店住宿、租车等主要费用可以用公司卡支付。他们一般在同一个成本中心，如果不在同一个成本中心，员工可以将费用分配到相应的成本中心。

这种情况并不经常发生，因为大多数公司的办公室员工不出差，我们的现场员工和高管都有公司卡。

[tjbmoreno]

由于重复付款的风险，我们完全取消了通过任何其他途径进行费用报告。通过SAP Concur支付，或者根本不支付。

[MGordon]

我们也一样。

[MGordon]

我们要求员工在发生费用的14天内提交费用。我们鼓励他们在每个报告中增加多个费用。

我们也运行一个报告的数量，每个助理提交的每月报告。我们解决那些不必要地提交太多的人。

[匿名用户]

您运行的用于查看团队成员在一个月内提交的报告数量的报告是标准报告还是自定义报告?

我们一直在努力减少每月提交报告的数量，但在某些情况下，有合法的商业理由在同一个月内提交大量报告。

[MGordon]

我们构建了一个简单的Cognos报告来提取这些信息。

[jsportsman]

因为我们要给客户开很多发票，而且每张发票都必须是全程的。我们要求费用报告具有完整的旅行可见性，并且每次旅行都要处理每个ER。

谢谢!

杰森

[JessicaL]

嗨@tjbmoreno，

我们建议每次旅行两份报告:

1.行程前费用(机票、停车位预订)

2.旅行费用(酒店、出租车、租车)

任何非差旅费用，我们建议每月至少报告一次。

[Nancyagfa]

鉴于我们的出差人数和员工人数不多，我们要求每月提交一份报告，他们可以按项目跟踪自己的业务目标。我们有IBIP公司卡，每天晚上都要分批处理，所以没有人会在报销账单时延误。我每个月的报告都会超出我的报告限额，必须升级或支付超额费用。如果有人没有公司卡，他们也需要每月报告一次，通常是在那次旅行之后，因为他们没有公司卡，所以他们的出行频率非常低。