您让员工多久提交一次费用？

[tjbmoreno]

我们要求每次旅行都提交报告。对于非差旅费用，我们要求提供月度报告。我发现这确实简化了审计，尽管它会导致更多的报告提交，从而增加交易费用。

[理查兹]

嗨，特里-完全明白你的意思，我也会照办，但这相当于每月700份旅行费用报告，增加了我的审批人的成本和管理负担。我要求员工将差旅和非差旅费用合并到一份报告中。使用Concur Audit也应该让审批人相信，每笔交易在落到他们的办公桌上之前都经过了一些限制。我们知道在这群人中有“滴答滴答”的现象，但我希望他们能检查一下我去异国他乡的旅行是为了工作而不是娱乐。我将在周二得到一个AppZen人工智能的演示，重新定位为Concur Detect——我很想用它来识别可以自动批准的低风险报告。

问候

[乔希]

你好@tjbmoreno,

对于我的公司，我们建议所有用户每月提交不超过两份报告。在这方面，我们有三类员工：

-仅限公司信用卡用户
-仅报销用户
-公司信用卡和报销用户

对于只使用公司信用卡的用户，我们建议他们每月只提交一份报告，与计费周期保持一致。例如，如果银行有一个从5月25日到6月24日的计费周期，那么用户应该提交一份报告，其中只包含在该周期内发布的交易。我们要求他们在报告中附上银行对账单的PDF格式，以便将其总额与Concur报告总额相匹配。

对于只提交报销报告的用户，我们希望对付款计划保持敏感，并及时向他们报销，这就是为什么我们建议不超过两个。对于我们来说，我们通过我们的工资供应商获得报销，任何报销都会显示在用户的双周工资单上。因为我们每月（基本上）领取两次工资，所以报销报告的频率反映了这一点。我们每两周批出一次报告，并在发薪日将其发送支付。

我们让用户在短时间内提交多份报销报告，我们还必须进行培训，说明提交多份报告不会缩短收到报销所需的时间。大多数情况下，这是一个认知问题，员工从以前的工作和他们在那里习惯的过程。

我们还建议每个报告的最低费用为50美元，因为我们尽一切努力减少每月提交的报告数量。过去，我们让用户提交报告的费用仅为2美元（2美元！），并且不得不再次引导他们了解该工具在我们组织中的工作方式。

对于同时提交公司信用卡和报销报告的用户，我们建议他们每月只提交一份报告。同样，遵循信用卡账单周期，将整个月的所有报销分为另一份报告。这样，用户在一个月内提交的报告不应超过两份。

[费利克斯]

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@乔希写道:

你好@tjbmoreno,

对于只使用公司信用卡的用户，我们建议他们每月只提交一份报告，与计费周期保持一致。例如，如果银行有一个从5月25日到6月24日的计费周期，那么用户应该提交一份报告，其中只包含在该周期内发布的交易。我们要求他们在报告中附上银行对账单的PDF格式，以便将其总额与Concur报告总额相匹配。

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嗨，Josh-我很高兴看到您的公司如何使用Concur费用的详细分享。我给你我在这个社区的第一个评论！

读了你的帖子，我看到你的公司为使用公司信用卡的用户制定了一些真正的规则，比如每月一份报告，报告中只包含在此期间的交易，总金额与PDF账单相符。与我的公司相比，这些规则相当严格！

应用了这些规则，就增加了提交信用卡费用报告的难度。由于存在这种困难，我很好奇你们公司如何保证这些用户按时提交他们的费用?我看到我们公司的信用卡用户因为各种原因延迟提交。头痛!贵公司对迟交信用卡费用报告有什么有效的惩罚措施吗?

如果您能分享一些见解，我们将不胜感激！

费利克斯

[乔希]

嘿@费利克斯,

好吧，保证用户会按时提交就好了！我们没有这样的保证，但我们确实有一些流程来帮助鼓励我们的员工按时完成工作。

首先，我们将近900个持卡人的对账大约在下个月5号到期，但他们可以在账单周期结束后的任何时间提交。我们的许多员工都会尽快完成这些工作——这非常有帮助——但也有很多人不会。

我们有两种措施来阻止延迟提交，一种几乎是微妙的，不会立即直接影响员工，另一种更为公开，确实如此。

第一个衡量标准是，他们的编码不能保证正确地进入总帐。在到期日后不久（2或3天，因为我们喜欢优雅-哈哈），我们运行四个内置分析的自定义报告，该报告返回在计费周期内进行的公司信用卡交易的所有数据。通过一个过程，我们将这四个报告中的信息合并，并生成应用于费用的编码的准确捕获。它捕获所有项目、分配、注释和所有数据我们为每笔交易设置了自定义成本跟踪字段。我们利用这种方法（而不是依赖批处理报告），以便确保每笔交易都得到了核算。无论员工当月是否进行了对账，我们都能捕获100%的公司信用卡活动。

如果员工尚未完成对账，则将使用分配给其配置文件的默认成本跟踪值。当还使用事务的导入时，将分配事务的默认费用类型。如果费用类型未定义，则我们将为其分配杂项费用类型，作为任何掉队者的总括费用。

如果他们不能按时完成对账，他们就有可能无法按照需要的方式对费用进行编码，并且他们需要在下一个计费周期中对费用进行一些冲销/重新分配。这不是一个很大的麻烦，但仍然是对错过最后期限的一种威慑。

我们采取的第二项措施是使用合规控制，通知用户（及其主管）他们有未使用的卡交易。我们没有一直打开它，而是把它当作电灯开关来使用。在每个月的20日，我们输入自上一个周期结束以来已经过去的天数（因此，对于6月20日，我们将返回到5月24日-27天），然后打开控件。当天下午7:00，将通过Concur的自动系统发送电子邮件，通知持卡人及其主管有逾期交易。第二天早上，我们关闭了控制。这样，他们只收到一次电子邮件。

之后的下一步是同时运行一个报告，其中包含尚未提交的用户列表。如果在下个月的20号之前，他们仍然没有提交第一个月的报告，他们的卡将被取消。

听起来有点严格，但近年来我们有一些持卡人利用我们在这方面没有严格政策的事实，不幸的是，他们能够在没有任何后果的情况下进行大量未经授权的个人购买。这些措施也都是在持卡人申请信用卡时向他们解释的，并签署一份表格表示他们同意这些条款。

此外，这只是目前的计划。取消不符合规定的持卡人的卡的步骤实际上还没有发生，因为我们将在下个月首次实施这些步骤。我们可能会进入这一阶段，并意识到我们需要以某种方式进行调整，如果出现这种情况，我们会这样做。但这就是我们尝试和维护的内容目前，我们公司的合规率很高。

希望这有帮助；如果你有任何问题，请告诉我！

[费利克斯]

嘿，乔希-谢谢你的回复，谢谢你的分享！

我不得不说，你介绍的第一种方法太棒了！它将制作冲销日记帐的工作量从会计转移到费用用户，同时鼓励用户按时提交费用，以避免额外的工作！这是我们试图实现的目标，但在我们首次设置Concur Expense时从未想到过。我想我们公司一定要考虑这个问题。

对于法规遵从性控制，我们也在使用它。但与贵公司使用自动电子邮件系统报告延迟提交不同，我们是手动发送电子邮件(如果用户在某段时间内未能按时提交费用，请向公司卡用户发送，并抄送其经理。目前，我们认为手动发送比自动发送电子邮件更有效，但这确实需要大量的沟通工作。我们只有不到100个信用卡持有者，所以也许这就是为什么我们仍然可以处理这个问题的原因-哈哈。也许是时候对这部分进行自动化了。

现在我认为我公司的政策需要比你们公司的政策收紧一点。我希望你的第三个计划在下个月顺利进行。

再次感谢您的分享！

[LisaS86]

下午好

我们目前制定的指导方针是在一份月度报告中分组多次旅行，并在公司信用卡周期内提交。经常出差的人必须每月提交一次以上的费用报告，以便在信用卡限额内，保持账户的良好信誉。我们允许在同一费用报告中混合使用信用卡交易和现金报销，这两种类型的付款都通过Concur Pay进行处理。

我们试图通过系统控制索赔数量，只允许已获得公司卡的员工访问Concur Expense。

[tjbmoreno]

没有公司卡的员工如何报销？

[LisaS86]

如果员工没有获得公司卡，这是因为他们的职位几乎没有旅行，或者他们是承包商。

在员工出差或发生任何业务费用的情况下，他们可以在手工费用报表上提交现金报销。如果员工一起出差，有卡无卡，住宿、租车等主要费用都可以用公司卡支付。它们通常在相同的成本中心，如果不是，员工可以将费用分配到适当的成本中心。

这种情况并不经常发生，因为大多数公司办公室员工不出差，我们的现场员工和高管都有公司卡。

[tjbmoreno]

由于存在重复付款的风险，我们完全取消了通过任何其他途径进行费用报告的做法。它通过SAP Concur支付，或者根本不支付。

[姆戈登]

我们也这样做。

[姆戈登]

我们要求员工在发生费用的14天内提交他们的费用。我们鼓励他们在每份报告中增加多项开支。

我们还对员工每月提交的报告数量进行报告。我们要解决那些提交了太多不必要内容的人。

[匿名用户]

运行报告以查看团队成员在一个月内提交的报告数是标准报告还是自定义报告？

我们一直在努力减少每月的报告数量，但在某些情况下，在同一个月内提交大量报告是出于合法的商业原因。

[姆戈登]

我们构建了一个简单的Cognos报告来获取这些信息。

[港口工人]

由于我们向客户开具了大量发票，并且每张发票必须是全程发票。我们要求费用报告具有全程可视性，并且每次行程都要处理每个ER。

谢谢

杰森

[杰西卡]

你好@tjbmoreno,

我们建议每次行程提交两份报告：

1.出行前费用（机票、停车位预订）

2.差旅费用(酒店、出租车、租车)

任何非差旅费，我们建议至少每月报告一次。

[南迦法]

由于我们的旅行者人数和员工人数较少，我们每月需要一份报告，他们可以通过行项目跟踪其业务目的。我们每晚都有IBIP公司卡和批次，因此没有人延迟获得报销以支付账单。我每月将超过我的报告限额，必须升级或支付超额。如果有人如果没有信用卡，他们还需要每月报告一次，这通常发生在一次旅行之后，因为他们没有信用卡，所以他们很少旅行。