费用类别与费用类型的限制

[Aryeh2b]

新到Concur，所以我想快速地提前感谢每个人的资源和他们的帮助。在我们公司，食物的每日限额是100美元。我们将所有的费用类型(如早餐、午餐、零食等....)添加到一个单独的费用类别中，即“以100美元为限的膳食”，是否有办法按类别设置限额?看来我能做到这一点的唯一方法就是对每一种特定的费用类型进行限制，或者把所有这些费用类型合并为一种。也许我做错了，不确定。任何帮助将不胜感激。由于Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b你不能按类别设置限制，即使你可以，我个人也不建议这样做，因为你可能有像商务餐这样的费用类型，如果没有人在配置过程中更改的话，它可能会属于这个类别。

您可以制定包含多种费用类型的每日膳食限额，这样您就可以包括早餐、午餐和晚餐，并让审计规则查看这三种费用，并对它们进行合计，以查看是否超过每日限额。

提醒:在为您的员工激活审计规则之前，始终要用测试用户测试该规则。

如果有任何问题请告诉我。

[Aryeh2b]

凯文,

谢谢您的快速回复。我刚刚花了15分钟浏览系统，我可以在哪里设置审计规则?

谢谢

Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b首先我需要知道的是你的配置类型。我们有两种，标准和专业。每个审计规则的访问都略有不同。要知道您使用的是什么版本，请从Concur主屏幕将鼠标移到右上角的Administration上。您应该会看到一个小下拉菜单出现。如果你看到一个选项说费用设置，你是在标准。如果是这种情况，审计规则很可能没有打开，只能通过Concur打开。

如果你是专业版，你必须有某种管理权限，我猜你已经有了。

我会等你的回复，看看你用的是哪个版本。

附注:这里有一个参考资料，可以帮助您了解如何创建审计规则。这将帮助你理解它是如何工作的。

视频演示:https://assets.concur.com/concurtraining/cte/en-us/cte_en-us_exp_audit-rules.mp4

PDF文件指南:http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Docs/_Current/SG_Exp/Exp_SG_Audit_Rules.pdf

[Aryeh2b]

是的，我是标准版的。我联系了我的实施代表，看他是否可以使它专业-不确定涉及到什么，或是否有额外的费用。

[KevinD]

@Aryeh2b将站点迁移到专业版是要收费的，但说实话，要创建审计规则，您不需要设置为专业版。您只需要向您的实现代表请求启用审计规则。我不确定是否会有相关的费用，但我猜这将比迁移您的整个网站要少得多。另外，迁移站点也不是一夜之间就能完成的事情。

[RebeccaD]

谢谢分享，凯文!

[KevinD]

@Aryeh2b目前还不能。我们的标准配置没有打开自定义审计规则选项。您需要询问您的Concur实现人员如何激活它。

[Aryeh2b]

凯文,

我终于得到了审计的权限，但有点迷路了。你能不能给我介绍一下，在同一天将几种费用类型加在一起，并以100美元为上限的报告需要哪些步骤?正如上面所讨论的，我们不单独限制早餐、午餐和晚餐，而是每天给员工100美元，包括早餐、午餐和晚餐+零食。

另一个警告是，如果两名员工一起旅行，假设他们列出了出席者，系统是否知道只分配一半的晚餐费用到员工日薪上限?

再次感谢您的帮助

Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b所以，你能够访问审计规则，对吗?

还有，每天100美元的限额。如果总金额超过这个金额，您想阻止提交报告，还是只是警告/提醒用户不要超过这个金额?我这么问是因为如果你只是想要警告/提醒，你不需要为此制定审计规则。

至于员工一起旅行……如果他们的用餐双方都出席，其中一名员工买单，这就是商务餐/团队餐，通常不计入每日100美元的限额，因为这不是一顿个人餐，而且很可能在你的会计软件中有不同的账户代码。用户不会将两个人出席的一顿饭归类为早餐、午餐或晚餐，而是将其归类为商务餐(与会者)。

我会等待你关于区块提交或警告的回复。当你回复时，一定要用@KevinD标记我。这样当你回复我的时候我就可以知道了。

[Aryeh2b]

@KevinD．我们有一种单独的费用类型，叫做商务餐，用于员工与外人聚餐。这些餐点不属于100美元的上限。如果只是一起旅行和吃饭的公司员工，那么我们将其列为“早餐、午餐或晚餐”，应该在100美元上限的范围内。

我想阻止提交，如果他们超过100美元上限在某一天。

问候

Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b所以，我提供了关于审计规则的链接。一个是演示审计规则的小视频。另一份是关于建立审计规则的指南。看一下这些内容，看看是否能提供足够的信息来构建所需的规则。

审核规则视频:https://assets.concur.com/concurtraining/cte/en-us/cte_en-us_exp_audit-rules.mp4

审计规则指南:http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Docs/_Current/SG_Exp/Exp_SG_Audit_Rules.pdf

提示:当你建立你的规则时，寻找“每日总金额”(多种费用类型)的选项。你的规则有两个条件。一种是查看每日总费用(多种费用类型)，另一种是早餐、午餐和晚餐的入门费用类型。最后，要包括所有三种费用类型，你的操作员需要“在”。

祝你好运。让我知道你的情况。

[Aryeh2b]

凯文，谢谢你的帮助。我想明白了，而且还在工作。我的下一个问题，可能只是一个系统限制，但我不妨问。在遵从性规则中有一个复选框“要求用户包含除自己以外的与会者的费用”。在表格栏中，我们要求与会者填写商务餐，但不填写个人餐，如早餐、午餐和晚餐。问题是，如果勾选要求与会者参加商务餐，那么也要求除了他们自己以外的人参加早餐、午餐和晚餐。虽然早餐、午餐和晚餐通常是单独的，但有时当员工一起旅行时，一个员工会支付两份费用。在这种情况下，我们设置的审计规则应该能够超过100美元，因为它将超过1人。总结一下:1。如何要求除本人以外的与会者参加商务餐，但不要求个人餐? (maybe an audit rule? I tried but couldn't figure out ow to do that) 2.How can the audit rule already in place for $100 be limited to per employee vs overall? I may be trying to force a square hole in a round peg and should be thinking about this in a different way, but as we are just setting up our account and plan to go live in the next week or 2, i am setting this up to mirror our prior system. Thanks again Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b在我回答之前，我要问…你现在是在和Concur的人一起完成你的网站设置，还是已经和你的激活教练完成了所有的呼叫?

我能说的一件事是，个人餐在默认情况下不应该要求参加。这说明有人把这些餐费类型改成了娱乐类别。转到“费用类型”页面，查看这些费用类型。如果转到右边，您将看到一个Category列。我打赌这些餐食类型被设置为娱乐而不是正餐。我提供了一个截图。这应该能解决你俩的问题。

[Aryeh2b]

我们和我们的激活教练还有一次会议，但私下告诉你，他对基本设置很好，但对我们试图安装的这些更微妙的项目就不那么精明了。他说他已经给了我所有可能的权限，只有在我发现了审计规则并询问他之后，他才为我激活了该功能。

我很抱歉，我不认为我之前的信息是那么清楚，我现在会试着澄清它。

项目的分类是正确的，但默认的娱乐类别(需要与会者)将允许用户继续，如果他们选择自己是唯一的与会者。有一个选项是“要求出席者除了自己”，但当勾选这个选项时，它就需要多个出席者，即使我们把出席者设置为可选的，这就是我为餐类所做的。

第二件事是如何让系统理解100美元的上限是每个员工，这样如果多个员工一起旅行，系统就知道如何按人跟踪100美元。我能够调整规则，允许上限超过100美元，如果与会者的名单，但这不是一个完美的解决方案。

再次，我真的想重申我的感谢您的帮助，我试图学习系统。

[KevinD]

@Aryeh2b我把你上次回复的部分内容复制粘贴了。请参阅我用红色标注的回答。

项目的分类是正确的，但默认的娱乐类别(需要与会者)将允许用户继续，如果他们选择自己是唯一的与会者。有一个选项是“要求出席者除了自己”，但当勾选这个选项时，它就需要多个出席者，即使我们把出席者设置为可选的，这就是我为餐类所做的。为什么你想让与会者区提供个人用餐?从技术上讲，这个系统不是为此而设计的。如果是我，我就会关闭“与会者”部分，因为“膳食”分类排除了这些是单独的膳食的假设。

第二件事是如何让系统理解100美元的上限是每个员工，这样如果多个员工一起旅行，系统就知道如何按人跟踪100美元。我能够调整规则，允许上限超过100美元，如果与会者的名单，但这不是一个完美的解决方案。

我不明白员工一起旅行是怎么起作用的。他们不都是在填写自己的餐单吗。我和员工一起旅行过，但即使我们一起吃饭，我也会自己用餐。我需要了解更多关于你们员工在做什么的情况。听起来，当有两个或两个以上的员工一起吃饭时，您不会让员工使用Business Meal费用类型，而是让他们仍然使用Dinner作为费用类型，并输入额外的参与者。这是正在发生的事情吗?如果是这样，那么这个系统就不是这样设计的。对于大多数公司来说，集体用餐不应该被分为早餐、午餐或晚餐。这就是为什么我们为您提供默认费用类型的商务餐(与会者)。因此，当您试图以违背其设计的方式配置站点时，就会遇到这个问题。 Is there a reason you don't want to use the Business Meal expense type when employees travel together?

[Aryeh2b]

谢谢你的澄清。让我解释一下我们是怎么想的也许有更好的方法来建立这个系统。

我们从两方面来观察员工在出差时的用餐情况。

1.员工与客户开会。这是我们公司的员工和另一家公司的员工一起吃饭。显然，这种类型的宴会是必须的。我们也不把这些餐食计入他们的每日零花钱。这就是我们所说的“商务餐”。

2.员工可以自己用餐，也可以和公司的其他成员一起用餐。举个例子，如果迈克和乔一起旅行，他们出去吃饭总共花了100美元。假设迈克付了整顿饭的钱从补偿的角度来看迈克应该得到整顿饭的补偿。从每日膳食津贴的角度来看，迈克和乔每天都要用掉50美元。我们设置的规则将早餐、午餐和晚餐结合起来，总金额为100美元，但如果Mike提交了100美元的晚餐账单，系统将显示他达到了最大值，尽管如果他将Joe列为出席者，那么只会向Mike申请50美元，而他应该还有50美元。

根据你下面写的内容，你说每个人都应该提交自己的餐点，但这不是只有在每个人分别付款的情况下才可行吗?我想在旅行时，一个员工支付多名员工的费用是很常见的。

我们要考虑的另一种情况是，如果Joe现在提交了他自己的费用报告，系统是否有办法知道他已经使用了50美元的每日开支上限，尽管这是Mike报告的一部分。由于迈克列出了出席者，系统将费用分摊到每个人，系统将显示乔在特定日期有50美元的晚餐。

如果我应该考虑这一点，并设置它不同，请让我知道。

问候

Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b

首先，如果Mike在他的报告中添加了50美元，系统就不会知道Joe已经使用了50美元。它仍然认为这是迈克的开销。加上Joe只会告诉系统总共100美元不只是给Mike的。

在我看来，两个人或更多的人一起吃饭，无论这是两个员工一起旅行，它都是一个团体餐，因此是商务餐。我不知道对我们所有的客户来说哪种情况更普遍，但对我来说，即使我和同事一起旅行，我也会单独付款，除非我得到了预先批准。然而，预先批准将算作商务餐。这将显示会计不同的GL代码，使其记账并核算为不属于员工每日津贴的一部分。

另一部分在你的迈克和乔的例子中。如果晚餐是100美元，迈克支付了整个餐费，那么乔每天的零用钱中没有使用50美元。如果员工不付餐费，他们怎么能花掉每天50美元的零花钱呢?一个员工花的钱会花光另一个员工的部分日常津贴，这是没有意义的。这就是为什么我们的大多数客户都把两个员工一起吃饭的时候，一个员工买单作为商务餐的费用。

是否可以和你们的员工沟通一下，当他们一起旅行时，他们需要分开支付，如果不能，账单的总数将扣除支付的员工的每日津贴?

实施一个新的费用报告系统的好处是，有机会创建新的公司政策来匹配该系统的工作方式。

[Jstephens]

嗨,凯文,

你能帮我解决一个和这个论坛主题相似的问题吗?

我的公司目前每餐的限额是15美元/ 20美元/ 35美元，早餐/午餐/晚餐。我们的Concur系统目前计算出每顿饭超过限额的金额，并允许会计轻松地从员工的工资中扣除余额。我们正打算改变我们的用餐政策，从每餐的限额改为每天的总限额为70美元。Concur支持告诉我们，如果我们做了这些更改，我们将只收到一个警告指示，即每日余额已超过$70，但不能自动计算超出的金额。这种情况需要手动计算，以确定从员工的工资中扣除的金额。这将导致我们的系统效率低下。你觉得这听起来正确吗?这个问题一定有更好的解决方案。

提前感谢您的支持!

[KevinD]

@Jstephens有几个问题要问你:

1.系统如何自动计算超额?您是否建立了某种计算审计规则或使用了某种验证?

2.既然当前的流程似乎在工作，为什么不保持原样呢?每天吃一顿饭而不是单独的一顿饭有什么好处?

3.你考虑过使用每日津贴/旅行津贴吗?这可能会消除任何计算超限的需要，因为它会计算用户的每日限额限额是多少，并只根据他们的旅行地点偿还该金额。没有任何需要计算的超额，那么就没有必要从工资中扣除，这可能比您的会计团队目前所做的工作要少。(只是一个建议)。

我认为同意支持是正确的。原因是，目前的系统正在查看个人费用和计算超额，但有了新方法，它必须考虑到三种不同的费用类型和这三种的总和，并将其与总数进行比较。我相信你们现在的方法，是对费用类型做一个一对一的比较，到一个限度，然后计算超额。你要找的是多对一，我个人从未测试过。

我知道你可以用红色的异常标记费用报告，如果用户超过了他们的每日限额，这并不一定是一个黄色的警告。

当我从你那里得到关于你如何让系统计算超额的答复时，我可以问问周围，看看你想要的是否可能。

[Jstephens]

嗨,凯文,

谢谢你的回复!我认为第一个问题的答案是，系统只关注提交的早餐、午餐和晚餐的单一金额，并轻松计算出每顿饭的差异。问题2:我们想要增加每日限制来增加饮食偏好的灵活性。有些人选择不吃早餐或午餐，只吃晚餐。我们目前的配置无法做到这一点。我们目前的流程是独立评估每顿饭，让我们的员工对三餐限制负责。问题3:我们过去使用按日付餐费，但这更容易，我们有“禁酒”政策，并要求收据以确保遵守这一政策。

这个问题似乎应该有一个解决方案。再次感谢您的回复!