按费用类别和费用类型列出的限额

[芳基H2B]

我对Concur很陌生，所以我想尽快提前感谢大家提供的资源和他们的帮助。在我们公司，每天的食品限额是100美元。我们将符合该限额的所有费用类型（即早餐、午餐、零食等）添加到一个单独的费用类别“100美元限额的膳食”是否有办法按类别设置限额？似乎我唯一能做到这一点的方法是对每种特定的费用类型进行限制，或者将所有这些费用类型合并为一种。也许我走错了方向，不确定。任何帮助都将不胜感激。谢谢Aryeh

[凯文德]

@芳基H2B您不能按类别设置限制，即使您可以，我个人也不会建议这样做，因为如果在配置期间没有人更改，您可能会有类似于商务餐的费用类型，这些费用类型可能属于此类别。

您可以制定包含多种费用类型的每日膳食限额总额，这样您就可以包括早餐、午餐和晚餐，并让审计规则查看这三种费用，并对其进行合计，以查看其是否超过每日限额。

提醒：在为员工激活审核规则之前，请始终与测试用户一起测试审核规则。

如果你有任何问题，请告诉我。

[芳基H2B]

凯文，

谢谢你的快速回复。我刚刚花了15分钟浏览了整个系统，在哪里可以设置审核规则？

谢谢

雅利耶

[凯文德]

@芳基H2B我需要知道的第一件事是您所使用的配置类型。我们有两种，标准和专业。访问审计规则对于每个人都有点不同。要知道您使用的是哪个版本，请从Concur主屏幕，将鼠标悬停在右上角的Administration上。您应该会看到一个小的下拉菜单出现。如果您看到一个显示“费用设置”的选项，则您处于标准状态。如果是这种情况，审计规则很可能不会打开，只能由Concur打开。

如果你是专业人士，你必须有某种管理权限，我猜你有。

我将等待你的答复，看看你是哪个版本。

请注意，这里有一个资源，让您了解如何创建审核规则。这将帮助您了解它是如何工作的。

视频演示：https://assets.concur.com/concurtraining/cte/en-us/cte_en-us_exp_audit-rules.mp4

PDF文件指南：http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Docs/_Current/SG_Exp/Exp_SG_Audit_Rules.pdf

[芳基H2B]

是的，我是标准的。我联系了我的执行代表，看看他是否能让它专业化——不知道涉及到什么或者是否有额外的费用。

[凯文德]

@芳基H2B将您的站点迁移到Professional是要收费的，但老实说，要创建审核规则，您不需要使用Professional。您只需向您的实施代表请求启用审核规则。我不确定是否有与此相关的费用，但我猜这将比迁移整个站点要少得多。此外，迁移您的站点不仅仅是一夜之间可以完成的事情。

[凯文德]

@芳基H2B目前你不能。我们的标准配置没有启用自定义审核规则选项。您需要向Concur实施人员询问如何激活它。

[芳基H2B]

凯文，

我终于获得了审计的权限，但有点迷失。你能不能告诉我如何创建一份报告，将当天的几项支出类型加在一起，并将上限设为100美元。如上文所述，我们不限制早餐、午餐和晚餐，而是每天给员工100美元，包括早餐、午餐和晚餐+零食。

另一个警告是，如果两名员工在一起旅行，假设他们列出了与会者，那么系统会知道只将一半的晚餐费用分配给员工的每日津贴上限吗？

再次感谢你的帮助

雅利耶

[凯文德]

@芳基H2B那么，您可以访问审计规则，对吗？

还有，每天100美元的限额。如果总数超过此金额，是否要阻止提交报告，或者只是警告/提醒用户不要超过此金额？我这样问是因为如果你只是想警告/提醒，你不需要审计规则。

至于一起旅行的员工……如果他们一起吃饭，都有人出席，并且其中一名员工支付餐费，这是一顿商务餐/团体餐，通常不计入每日100美元的限额，因为这不是一顿个人餐，而且很可能在您的会计软件中有不同的账户代码。用户不会将有两个人出席的用餐归类为早餐、午餐或晚餐，而是将其归类为商务餐（与会者）。

我将等待您关于区块提交或警告的答复。当你回复时，一定要用@KevinD标记我。这样你回复的时候我就可以知道了。

[芳基H2B]

@凯文德. 我们有一种单独的费用类型，称为商务餐，用于员工与外部人员用餐时的费用。这些膳食不属于100美元上限的一部分。如果这顿饭只是公司员工一起旅行，一起吃饭，那么我们将其列为“早餐、午餐或晚餐”，并应作为上限的一部分。

如果他们在某一天超过100美元的上限，我想提出申请。

当做

雅利耶

[凯文德]

@芳基H2B因此，我为您提供有关审计规则的链接。一个是演示审计规则的小视频。另一个是关于建立审计规则的指南。看看这些，看看这是否能为您提供足够的信息来构建所需的规则。

审核规则视频：https://assets.concur.com/concurtraining/cte/en-us/cte_en-us_exp_audit-rules.mp4

审计规则指南：http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Docs/_Current/SG_Exp/Exp_SG_Audit_Rules.pdf

提示：在构建规则时，请查找显示每日总金额（多种费用类型）的选项。你的规则有两个条件。一个条件是查看每日总费用（多种费用类型），第二个条件是关于早餐、午餐和晚餐的入门费用类型。最后，要包括所有三种费用类型，您的运营商需要“在”。

祝你好运让我知道你的情况。

[芳基H2B]

凯文，谢谢你的帮助。我想出来了，而且它还在起作用。我的下一个问题，可能只是一个系统的限制，但我也可以问。在合规规则中，有一个复选框，以“要求用户包括与会者以外的其他与会者的费用”。在表单字段中，我们要求列出与会者的商务餐，但不包括早餐、午餐和晚餐等个人餐。问题是，如果勾选“商务餐”复选框，就会要求与会者吃早餐、午餐和晚餐。虽然早餐、午餐和晚餐通常是单独的，但有时当员工一起旅行时，一名员工将支付他们两人的费用。在这种情况下，我们设置的审计规则应该能够超过100美元，因为这将是一个以上的人。总结一下:1。我如何要求除自己以外的其他与会者参加商务餐，而不是个人餐? (maybe an audit rule? I tried but couldn't figure out ow to do that) 2.How can the audit rule already in place for $100 be limited to per employee vs overall? I may be trying to force a square hole in a round peg and should be thinking about this in a different way, but as we are just setting up our account and plan to go live in the next week or 2, i am setting this up to mirror our prior system. Thanks again Aryeh

[凯文德]

@芳基H2B在我回答之前，我需要问一下……您目前是否正在与Concur的人员一起进行网站设置，或者您是否已经与您的激活教练完成了所有通话？

我可以说的一点是，默认情况下，个人用餐不应要求与会者参加。这告诉我有人把这些餐费类型改成了娱乐类。转到“费用类型”屏幕，查看这些费用类型。如果你向右走，你会看到一个分类栏。我敢打赌，这些餐点类型都是娱乐性的，而不是餐点。我提供了一个屏幕截图。这应该可以解决您的两个问题。

[芳基H2B]

我们与我们的激活教练还有一次会面，但在你我之间，他对基本设置很好，但对我们正在尝试的这些更细微的项目不太熟悉。他说他已经给了我所有可能的权限，只有在我发现审计规则并问他之后，他才为我激活该功能。

我很抱歉，我不认为我以前的信息是如此明确，我会尝试澄清它现在。

这些项目分类正确，但通过取消“娱乐”类别（需要与会者），如果用户选择自己作为唯一与会者，则允许用户继续。有一个选项是“要求除自己以外的与会者”，但选中该选项后，即使我们将与会者设置为可选，也需要多个与会者，这就是我为用餐类别所做的。

第二件事是如何让系统理解100美元的上限是每个员工的，因此如果多个员工一起旅行，系统知道如何亲自跟踪100美元。我可以调整规则，如果与会者被列入名单，上限可以超过100美元，但这不是一个完美的解决办法。

在我尝试学习该系统的过程中，我再次衷心感谢您的帮助。

[凯文德]

@芳基H2B我已经复制并粘贴了你上次回复的部分内容。请看我的红色回复。

这些项目分类正确，但通过取消“娱乐”类别（需要与会者），如果用户选择自己作为唯一与会者，则允许用户继续。有一个选项是“要求除自己以外的与会者”，但选中该选项后，即使我们将与会者设置为可选，也需要多个与会者，这就是我为用餐类别所做的。为什么您希望与会者部分可用于个人用餐？从技术上讲，该系统并非为此而设计的。如果是我，我会关闭与会者部分，因为餐食类别的工作假设是单独的餐食。

第二件事是如何让系统理解100美元的上限是每个员工的，因此如果多个员工一起旅行，系统知道如何亲自跟踪100美元。我可以调整规则，如果与会者被列入名单，上限可以超过100美元，但这不是一个完美的解决办法。

我不明白员工一起旅行是怎么起作用的。他们不都是刚开始吃饭吗。我和员工们一起旅行过，但即使是一起吃晚餐，我也会自带餐点。我需要更多的背景资料来了解你们的员工在做什么。听起来，当有两个人或更多的人一起用餐时，你不会让员工使用商务餐的费用类型，但他们仍然使用晚餐作为费用类型，并输入额外的参与者。这是正在发生的事情吗?如果是这样，那么这不是系统设计的工作方式。对于大多数公司来说，集体用餐不应分为早餐、午餐或晚餐。这就是为什么我们为您提供默认的商务餐(与会者)的原因。因此，当您试图以违背其设计的方式配置站点时，您就会遇到您所拥有的问题。 Is there a reason you don't want to use the Business Meal expense type when employees travel together?

[芳基H2B]

谢谢你的澄清。让我解释一下我们是如何看待它的，也许有更好的方法在系统中设置它。

当员工以两种方式旅行时，我们会关注膳食。

1.与客户开会的员工。这些是我们公司的员工与另一家公司的员工一起用餐的餐点。显然，对于这些类型的膳食，与会者是必需的。我们也没有把这些餐费计算到他们的每日零用钱中。这就是我们所说的“商务餐”。

2.员工在一起旅行时，可以自己用餐，也可以与公司其他成员一起用餐。举个例子，迈克和乔一起旅行，他们一起出去吃晚餐，总共要100美元。假设Mike付了所有的钱那么从报销的角度来看Mike应该得到全部的报销。从每日膳食津贴中，迈克和乔都将用掉50美元的每日津贴。规则我们将结合早餐午餐和晚餐总额100美元的作品,但如果迈克晚餐费用100美元系统将提交给他到达最大即使如果他乔作为与会者列出它只能应用50美元到迈克和他应该剩下50美元。

根据你在下面写的内容，你说每个人都应该提交自己的膳食，但不会；如果他们各自单独付款，这难道不管用吗？我假设一名员工在出差时支付多名员工的费用是很常见的。

我们试图解释的另一种情况是，如果Joe现在提交自己的费用报告，系统是否可以知道他已经将50美元用于他的每日上限，即使这是Mike报告的一部分。由于Mike列出了与会者名单，系统将费用分摊给每个人，因此系统将显示Joe在特定日期有50美元的晚餐。

如果我应该考虑这一点，并设置不同的，请让我知道。

当做

雅利耶

[凯文德]

@芳基H2B

首先，如果迈克把50美元写在他的报告上，系统就不会知道乔用了50美元。它仍然认为这是迈克的费用。加上乔只会告诉系统，总共100美元不仅仅是给迈克的。

在我看来，一顿两人或两人以上的晚餐，无论是两名员工一起旅行，都是集体用餐，因此也是商务餐。我不确定对我们所有的客户来说什么更常见，但对我来说，即使我和同事一起旅行，除非事先得到批准，否则我会单独付款。然而，预先批准将把这顿饭算作商务餐。然后，这将显示不同的总账代码，以便将其作为非员工每日津贴的一部分进行收费和记账。

另一部分是在你的例子迈克和乔。如果晚餐是100美元，而迈克支付了整顿饭的费用，那么乔没有用50美元作为他的每日津贴。如果员工不付餐费，他们怎么能用掉50美元作为每日津贴呢。一名员工花掉另一名员工每日津贴的一部分是没有意义的。这就是为什么我们的大多数客户将两名员工一起用餐计算在内，其中一名员工支付账单作为商务用餐费用。

能不能跟你的员工沟通一下，如果一起旅行，他们需要单独支付，如果不这样做，账单的总额将计入支付费用的员工的每日津贴中?

实施一个新的费用报告系统的好处是，有机会创建新的公司政策，以匹配该系统的工作方式。

[杰特芬]

嗨，凯文，

你能帮我解决一个类似于这个论坛主题的问题吗？

我的公司目前早餐/午餐/晚餐的每餐限额为15美元/20美元/35美元。我们的Concur系统目前计算超过每餐限额的金额，并允许会计轻松从员工工资中扣除余额。我们正在考虑将我们的用餐政策从每餐限额改为每天70美元的总限额。Concur support告诉我们，如果我们进行这些更改，我们只会收到一个警告指示，表明已超过每日余额70美元，但无法自动计算超额金额。这种情况需要手动计算，以确定从员工工资支票中扣除的金额。这将导致我们的系统效率低下。这听起来对你正确吗？必须有更好的办法来解决这个问题。

提前感谢您的支持！

[凯文德]

@杰特芬有几个问题要问你：

1.系统如何自动计算超期？您是否建立了某种计算审核规则或使用了某种验证？

2.为什么不保持当前流程不变，因为它似乎正在工作？每日总餐量比个人限餐量有什么好处？

3.您是否考虑过使用每日津贴/差旅津贴？这可能会消除计算超支的任何需要，因为它将计算用户每日限额津贴是多少，并且仅根据用户的旅行地点报销该金额。如果不需要计算超额，那么就不需要从工资中扣除，这可能比您的会计团队目前所做的工作要少。（只是一个建议）。

我认为Concur支持是正确的。原因是，目前系统正在查看单个费用并计算超额，但采用新方法时，它必须考虑三种不同的费用类型以及这三种费用的总和，并将其与总额进行比较。我相信用你目前的方法，它是一对一比较费用类型和限额，并计算超额。你要找的是多对一，我个人从未测试过。

我知道，如果用户超过了他们的每日限额，你可以在费用报告中标记一个红色异常，这不仅仅是一个黄色警告。

当我收到你关于系统如何计算超额的回复时，我可以四处询问，看看你想要的是否可能。

[杰特芬]

嗨，凯文，

谢谢你的回复！我相信#1的答案是，系统会查看早餐、午餐和晚餐提交的单个金额，并轻松计算每顿饭的差额。问题#2-我们想将每日限值改为增加饮食偏好的灵活性。有些人选择不吃早餐或午餐，把这些钱用在晚餐上。我们目前的配置无法做到这一点。我们目前的流程是独立评估每顿饭，让我们的员工对每顿饭的限制负责。问题#3-我们过去一直使用每日津贴，这更容易，但是，我们有一项“禁止饮酒”政策，需要收据以确保遵守这项政策。

这个问题似乎应该有一个解决方案。再次感谢您的回复!

[凯文德]

@杰特芬谢谢你的回答。但是，我想知道你在系统中配置了什么，让它来计算餐费的超额。你需要输入膳食限制，但必须有一些东西告诉系统查看用户输入的内容，并将其与膳食限制进行比较。这就是我要找的。

至于每日津贴和不含酒精饮料，您可以创建一个要求用户提交逐项用餐收据的政策。如果他们在晚餐时喝了一杯，并且知道根据公司政策需要逐项开具收据，他们会：；1.晚餐或晚餐时不要喝酒。用个人卡支付饮料费用。如果他们没有提供详细的收据，您的保单可能会声明他们不会收到报销。