费用类别与费用类型的限制

[Aryeh2b]

新的同意，所以我想快速感谢大家提前这个资源和他们的帮助。在我们公司，每天的伙食费限制在100美元。我们将所有的费用类型(即早餐，午餐，零食等....)都添加到一个费用类别中，“用餐限制为100美元”，有没有办法按类别设置限制?似乎我能做到这一点的唯一方法就是限制每种特定的费用类型，或者将所有这些费用类型合并为一种。也许我走错了路，我不确定。任何帮助都将非常感激。由于Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b你不能按类别设置限制，即使你可以，我个人也不建议这样做，因为你可能有像商务餐这样的费用类型，如果在配置过程中没有人更改，就可能属于这一类别。

您可以制作包含多种费用类型的每日膳食限额总额，因此您可以包括早餐，午餐和晚餐，并使用审计规则查看这三种费用，并对它们进行汇总，以查看是否超过了每日限额。

提醒:在为您的员工激活之前，请始终使用测试用户测试审计规则。

如果有任何问题请告诉我。

[Aryeh2b]

凯文,

感谢您的快速回复。我刚刚花了15分钟浏览系统，我可以在哪里设置审计规则?

谢谢

Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b首先我需要知道的是你的配置类型。我们有两种，标准的和专业的。对每个审计规则的访问略有不同。要知道您正在使用的是哪个版本，在Concur主屏幕上，将鼠标移到右上角的Administration上。您应该会看到出现一个小下拉菜单。如果您看到“费用设置”选项，则您处于“标准”状态。如果是这种情况，审计规则很可能没有打开，只能通过Concur打开。

如果你是专业的，你必须有某种管理许可，我猜你有。

我等待你的回复，看看你是哪个版本。

附注:这里有一个资源，可以帮助您了解如何创建审计规则。这将帮助您理解它是如何工作的。

视频演示:https://assets.concur.com/concurtraining/cte/en-us/cte_en-us_exp_audit-rules.mp4

PDF文件指南:http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Docs/_Current/SG_Exp/Exp_SG_Audit_Rules.pdf

[Aryeh2b]

是的，我是标准的。我联系了我的执行代表，看他是否能让它更专业——我不确定涉及到什么，或者是否有额外的费用。

[KevinD]

@Aryeh2b将您的站点迁移到专业版是收费的，但老实说，创建审计规则并不需要使用专业版。您只需要请求您的实现代表打开Audit Rules。我不确定是否有与此相关的费用，但我猜这将比迁移整个站点要少得多。此外，迁移站点不是一夜之间就能完成的事情。

[RebeccaD]

谢谢分享，凯文!

[KevinD]

@Aryeh2b目前还不能。我们的标准配置没有启用自定义审计规则选项。您需要询问Concur实现人员如何激活它。

[Aryeh2b]

凯文,

我终于得到了审计的权限，但有点迷茫。你能告诉我如何创建一份报告，在同一天将几种费用类型加在一起，并将其上限为100美元吗?如上所述，我们只给员工100美元/天，其中包括早餐、午餐和晚餐+零食，而不是单独设定早餐、午餐和晚餐的上限。

另一个警告是，如果两名员工一起旅行，假设他们列出了出席者，系统是否知道只将晚餐费用的一半分配给员工的每日津贴上限?

再次感谢您的帮助

Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b所以，你可以进入审计规则，对吗?

还有，100美元一天的限制。如果总金额超过此金额，您是否希望阻止提交报告，或者只是警告/提醒用户不要超过此金额?我问是因为如果你只是想警告/提醒，你不需要一个审计规则。

至于员工一起旅行……如果他们两人都出席，其中一名员工支付餐费，这是一顿商务餐/团体餐，通常不计入100美元的每日限额，因为它不是个人用餐，而且很可能在你的会计软件中有不同的账户代码要收费。用户不会将两人出席的一顿饭分类为早餐、午餐或晚餐，而是将其归类为商务餐(与会者)。

我会等待你关于block提交或警告的回复。当你回复时，一定要用@KevinD标记我。这样我可以在你回复的时候得到通知。

[Aryeh2b]

@KevinD．我们有一个单独的费用类型，叫做商务餐，用于员工与外界聚餐。如果这顿饭只是公司员工一起旅行和一起吃饭，那么我们将这些列为“早餐、午餐或晚餐”，应该是100美元上限的一部分。

如果他们在一天内超过100美元的上限，我就会阻止提交。

问候

Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b所以，我给你提供了有关审计规则的链接。一个是演示审计规则的小视频。二是审计规则制定指南。看一下这些，看看是否能给你足够的信息来构建你需要的规则。

审计规则视频:https://assets.concur.com/concurtraining/cte/en-us/cte_en-us_exp_audit-rules.mp4

审计规则指南:http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Docs/_Current/SG_Exp/Exp_SG_Audit_Rules.pdf

提示:当您构建规则时，寻找“每日总额”(多种费用类型)选项。你的规则有两个条件。一种情况是看每天的总额(多种费用类型)，第二种情况是关于早餐、午餐和晚餐的入门费用类型。最后，要包含所有三种费用类型，您的操作符需要“in”。

祝你好运。让我知道你的情况。

[Aryeh2b]

凯文，谢谢你的帮助。我找到了它，它正在工作。我的下一个问题，可能只是一个系统限制，但我不妨问。在合规性规则中有一个复选框，用于“要求用户在包含与会者的费用中包括除自己以外的与会者”。在表单字段中，我们要求与会者列出商务餐，但不包括个人餐，如早餐，午餐和晚餐。问题是，如果勾选这个复选框要求与会者参加商务餐，那么它也要求与会者自己以外的人参加早餐、午餐和晚餐。虽然早餐，午餐和晚餐通常是单独的，但有时当员工一起旅行时，一名员工会支付两份费用。在这种情况下，我们设置的审计规则应该能够超过100美元，因为它将超过1人。总结一下:1。我怎样才能要求除本人以外的与会者参加商务餐，而不是个人餐? (maybe an audit rule? I tried but couldn't figure out ow to do that) 2.How can the audit rule already in place for $100 be limited to per employee vs overall? I may be trying to force a square hole in a round peg and should be thinking about this in a different way, but as we are just setting up our account and plan to go live in the next week or 2, i am setting this up to mirror our prior system. Thanks again Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b在我回答之前，我要问…您目前正在与Concur公司的人合作进行您的网站设置，或者您已经完成了与您的激活教练的所有通话?

我能说的一件事是，默认情况下，单独用餐不应该要求参加。这说明有人把这些餐费类型改成了娱乐类。转到“费用类型”屏幕，查看这些费用类型。如果你向右转，你会看到一个Category列。我敢打赌这些餐点类型被设置为娱乐而不是餐点。我提供了一个截图。这应该能解决你们俩的问题。

[Aryeh2b]

我们还有一次与激活教练的会面，但在你和我之间，他对基本设置很好，但对我们试图设置的这些更细微的项目却不那么精通。他告诉我，他已经给了我所有可能的权限，只有在我了解了审计规则并问他之后，他才为我激活了这个功能。

我很抱歉，我认为我之前的信息不太清楚，我现在会尽量澄清。

项目分类正确，但默认情况下，娱乐类别需要参与者，如果用户选择自己作为唯一的参与者，则允许用户继续进行。有一个选项是“要求参与者而不是自我”，但是当勾选该选项时，即使我们将参与者设置为可选的，它也需要多个参与者，这就是我在用餐类别中所做的。

第二件事是如何让系统明白100美元的上限是每个员工，所以如果多名员工一起旅行，系统知道如何按人跟踪100美元。我能够调整规则，如果与会者被列入名单，则允许上限超过100美元，但这并不是一个完美的解决方案。

在我尝试学习这个系统的过程中，我真的想再次感谢你的帮助。

[KevinD]

@Aryeh2b我复制粘贴了你上次回复的部分内容。请看我用红色标出的回答。

项目分类正确，但默认情况下，娱乐类别需要参与者，如果用户选择自己作为唯一的参与者，则允许用户继续进行。有一个选项是“要求参与者而不是自我”，但是当勾选该选项时，即使我们将参与者设置为可选的，它也需要多个参与者，这就是我在用餐类别中所做的。为什么您希望与会者部分提供个人用餐?从技术上讲，这个系统不是为此而设计的。如果是我，我会直接关闭“参加者”部分，因为“用餐”类别会根据这些是单独用餐的假设工作。

第二件事是如何让系统明白100美元的上限是每个员工，所以如果多名员工一起旅行，系统知道如何按人跟踪100美元。我能够调整规则，如果与会者被列入名单，则允许上限超过100美元，但这并不是一个完美的解决方案。

我不明白员工一起旅行是怎么起作用的。他们不是都进了各自的餐点吗。我和员工一起旅行，但即使我们一起吃饭，我也会自己吃饭。我需要更多的背景资料来了解你的员工在做什么。听起来，当有两个或更多的员工一起用餐时，您没有让员工使用Business Meal费用类型，而是他们仍然使用Dinner作为费用类型并输入其他与会者。这是正在发生的事情吗?如果是这样，那就不是这个系统设计的工作方式。对于大多数公司来说，集体聚餐不应该被划分为早餐、午餐或晚餐。这就是为什么我们为您提供一个默认的商务餐(与会者)费用类型。因此，当您试图以一种违背其设计的方式配置站点时，您就会遇到您所遇到的问题。 Is there a reason you don't want to use the Business Meal expense type when employees travel together?

[Aryeh2b]

谢谢你的澄清。我来解释一下我们是怎么想的也许有更好的方法来建立这个系统。

我们从两方面考察员工出行时的伙食。

1.正在与客户开会的员工。这些是我们公司的员工和其他公司的员工一起吃饭。很明显，对于这些类型的用餐，参与者是必需的。我们也不把这些餐食算在他们的每日津贴中。这就是我们所说的“商务餐”。

2.员工可以自己用餐，也可以和公司其他员工一起用餐。举个例子，如果迈克和乔一起旅行，他们出去吃晚餐，一共花了100美元。假设迈克付了整顿饭的钱，那么从报销的角度来看，迈克应该得到整顿饭的报销。从每日膳食津贴的角度来看，迈克和乔都将用掉50美元作为每日津贴。我们将早餐、午餐和晚餐合计为100美元的规则适用，但如果Mike提交了100美元的晚餐账单，系统将显示他达到了最大值，即使他将Joe列为出席者，系统应该只向Mike申请50美元，他应该还有50美元剩余。

根据你在下面写的，你说每个人都应该提交自己的餐点，但是如果他们每个人都单独付钱，那不是可以吗?我认为一个员工在旅行时为多个员工买单是很常见的。

我们试图解释的另一种情况是，如果Joe现在提交了他自己的费用报告，那么系统是否有办法知道他已经将50美元用于他的日支出上限，尽管这是Mike报告的一部分。由于Mike列出了出席者，系统将费用分摊给每个人，因此系统将显示Joe在特定日期有50美元的晚餐。

如果我应该考虑这个和设置它不同，请让我知道。

问候

Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b

首先，如果Mike把50美元写在报告上，系统将不知道Joe使用了50美元。它仍然认为这是迈克的费用。加上Joe只会告诉系统这100美元不仅仅是给Mike的。

在我看来，两个或两个以上的人一起用餐，无论是两个员工一起旅行，都是集体用餐，因此是商务餐。我不确定对我们所有的客户来说哪种更普遍，但对我来说，即使我和同事一起旅行，除非事先得到批准，否则我也会单独付款。然而，预先批准将把这顿饭算作商务餐。然后，这将显示会计不同的GL代码，使其收费和核算为不属于员工日常津贴的一部分。

另一部分是你举的迈克和乔的例子。如果晚餐是100美元，迈克付了整顿饭的钱，那么乔就没有把50美元用于他的日常津贴。如果员工不付餐费，他们怎么能把50美元的日常津贴用完呢?一名员工花的钱会用光另一名员工的部分日常津贴，这是没有道理的。这就是为什么我们的大多数客户把两名员工一起用餐，其中一名员工支付账单作为商务用餐费用。

是否可以和你的员工沟通一下，当他们一起旅行时，他们需要分开支付，如果没有，账单的总额将从支付员工的每日津贴中扣除?

实现新的费用报告系统的好处是有机会创建新的公司政策来匹配系统的工作方式。

[Jstephens]

嗨,凯文,

你能帮我解决一个类似于这个论坛主题的问题吗?

我的公司目前的早餐/午餐/晚餐每餐限制为15美元/ 20美元/ 35美元。我们的Concur系统目前计算超出每餐限额的金额，并允许会计轻松地从员工的工资中扣除余额。我们希望将我们的用餐政策从每餐限制改为每天70美元的总限制。Concur支持告诉我们，如果我们进行这些更改，我们只会收到一个警告指示，即每日余额70美元已被超过，但超额金额不能自动计算。这种情况需要人工计算，以确定从员工工资中扣除的金额。这将导致我们的系统效率低下。这听起来对吗?这个问题一定有更好的解决办法。

提前感谢您的支持!

[KevinD]

@Jstephens我有几个问题要问你:

1.系统如何自动计算超限?您是否构建了某种计算审计规则或使用了某种验证?

2.既然目前的流程似乎有效，为什么不保持原样呢?有每日膳食总量限制而不是个人膳食限制的好处是什么?

3.你是否考虑过使用每日津贴/旅行津贴?这可能消除任何计算超额费用的需要，因为它将计算用户的每日限额津贴，并根据他们的旅行地点只报销该数额。不需要计算超支，那么就不需要从薪水中扣除，这可能比您的会计团队目前所做的工作要少。(只是一个建议)。

我认为Concur Support是正确的。原因是，目前的系统是看一个单独的费用和计算超额，但有了新的方法，它必须考虑到三种不同的费用类型和这三种的总和，并将其与总数进行比较。我相信你目前的方法是将费用类型与限额进行一对一的比较，然后计算超额费用。你要找的是多对一，我个人从来没有测试过。

我确实知道，如果用户超过了每日限额，您可以用红色异常标记费用报表，而不必仅仅是黄色警告。

当我从你那里听到你如何让系统计算超额时，我可以四处询问，看看你想要的是否有可能。

[Jstephens]

嗨,凯文,

谢谢你的回复!我认为第一个问题的答案是，系统只考虑早餐、午餐和晚餐提交的单个金额，并很容易计算出每顿饭的差异。问题2:我们想要增加每日限制，以增加饮食偏好的灵活性。有些人选择不吃早餐或午餐，而把这些量用在晚餐上。我们现在的结构做不到。我们目前的流程是独立评估每顿饭，让我们的员工对餐食限制负责。问题3:我们过去也用过餐费，不过比较简单，我们有“禁酒”政策，需要收据来确保遵守这一政策。

看起来应该有一个解决这个问题的办法。再次感谢您的回复!