费用类别与费用类型的限制

[Aryeh2b]

新Concur所以我想快速感谢每个人提前为这个资源和他们的帮助。在我们公司，每天的伙食限额为100美元。我们将所有的费用类型(如早餐，午餐，零食等....)都加入到一个单一的费用类别“餐费100美元的限制”。有没有一种方法来设置类别的限制?似乎我能做到这一点的唯一方法是要么限制每个特定的费用类型，要么把所有这些费用类型集中到一个。也许我走错路了，我不确定。任何帮助将不胜感激。由于Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b您不能按类别设置限制，即使可以，我个人也不建议这样做，因为您可能有像Business Meal这样的费用类型，如果在配置期间没有人更改的话，它们可能属于这一类。

你可以制定一个包括多种费用类型的每日膳食限额总额，这样你就可以包括早餐，午餐和晚餐，然后用审计规则查看这三种费用并计算它们的总额，看看是否超过了每天的限额。

提醒:在为您的员工激活审计规则之前，请务必使用测试用户测试该审计规则。

如果你有任何问题，请告诉我。

[Aryeh2b]

凯文,

谢谢你的快速回复。我刚刚花了15分钟浏览系统，我可以在哪里设置审计规则?

谢谢

Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b首先我要知道你的配置是什么类型的。我们有两个，标准的和专业的。每种审计规则的访问略有不同。要知道您使用的是哪个版本，在Concur主屏幕上，将鼠标放在右上角的Administration上。您应该会看到一个小的下拉菜单出现。如果你看到一个选项说费用设置，你是在标准模式。如果是这种情况，审计规则很可能不会打开，只能由Concur打开。

如果你用的是专业版，你必须有管理权限，我猜你有。

我等待你的回复，看看你用的是哪个版本。

附注:这里有一个资源供您查看如何创建审计规则。这将帮助您理解它是如何工作的。

视频演示:https://assets.concur.com/concurtraining/cte/en-us/cte_en-us_exp_audit-rules.mp4

PDF文档指南:http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Docs/_Current/SG_Exp/Exp_SG_Audit_Rules.pdf

[Aryeh2b]

是的，我在标准频道。我联系了我的执行代表，看看他是否能让它变得专业——不知道这涉及到什么，也不知道是否有额外的费用。

[KevinD]

@Aryeh2b将站点迁移到专业版是要付费的，但老实说，要创建一个审核规则，您不需要使用专业版。您只需要请求您的执行代表启用审计规则。我不确定是否会有相应的费用，但我猜这比迁移你的整个网站要少得多。此外，迁移站点不是一夜之间就能完成的事情。

[RebeccaD]

谢谢分享，Kevin!

[KevinD]

@Aryeh2b目前你不能。我们的Standard配置没有打开自定义审计规则选项。您需要询问Concur实现人员如何激活它。

[Aryeh2b]

凯文,

我终于获得了审计的权限，但有点迷失。你能告诉我创建一份报告所需的步骤吗?要在同一天将几种费用类型加在一起，并将其限制在100美元。正如上面所讨论的，我们只给员工每天100美元，包括早餐、午餐和晚餐+零食，而不是单独的早餐、午餐和晚餐。

另一个警告是如果两名员工一起旅行，假设他们列出了出席者系统会知道只分配一半的晚餐费用给员工每天的上限吗?

再次感谢您的帮助

Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b所以，您能够访问审计规则，对吗?

此外，每天100美元的限额。如果总金额超过该金额，您是想阻止提交报告，还是只是警告/提醒用户不要超过该金额?我这么问是因为如果你只是想警告/提醒，你不需要为此制定审计规则。

至于一起出差的员工……如果他们有一顿饭，双方都出席，其中一个员工支付了餐费，这是商务餐/团队餐，通常不计入100美元的每日限额，因为它不是个人餐，而且很可能在你的会计软件中有不同的账户代码。用户不会将有两个人出席的一顿饭归类为早餐、午餐或晚餐，而是将其归类为商务餐(与会者)。

我将等待您关于区块提交或警告的答复。当你回复时，请务必使用@KevinD标记我。这样当你回复时我就能知道了。

[Aryeh2b]

@KevinD．我们有一个单独的费用类型，称为商务餐，每当员工与外部聚会用餐。这些餐食不包括在100美元的餐食上限之内。如果餐食是一起旅行的公司员工一起吃的，那么我们就把这些餐食列为“早餐、午餐或晚餐”，应该计入餐食上限之内。

我想阻止提交，如果他们超过100美元的上限在某一天。

问候

Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b所以，我提供了关于审计规则的链接。其中一个是演示审计规则的小视频。另一个是关于建立审计规则的指南。看看这些内容是否能为你提供足够的信息来建立你需要的规则。

审计规则的视频:https://assets.concur.com/concurtraining/cte/en-us/cte_en-us_exp_audit-rules.mp4

审计规则指南:http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Docs/_Current/SG_Exp/Exp_SG_Audit_Rules.pdf

提示:当你建立你的规则时，找一个选项，上面写着每日总金额(多种费用类型)。你的规则有两个条件。一种是查看每天的总费用(多种费用类型)，第二种是关于早餐、午餐和晚餐的入口费用类型。最后，要包括所有三种费用类型，你的运营商需要“在”。

祝你好运。让我知道你的情况。

[Aryeh2b]

凯文，谢谢你的帮助。我想明白了，而且奏效了。我的下一个问题，可能只是一个系统的限制，但我还是可以问。在合规规则中，有一个复选框“要求用户在包含参与者的费用中包括除自己以外的参与者”。在表格领域，我们要求与会者列出商务餐，但不包括个人餐，如早餐、午餐和晚餐。问题是，如果勾选这个选项要求与会者吃商务餐，那么它也要求与会者以外的人吃早餐、午餐和晚餐。虽然早餐，午餐和晚餐通常是单独的，有时当员工一起旅行时，一个员工会支付他们的费用。在这种情况下，我们设置的审计规则应该能够超过100美元，因为这将适用于超过一个人。总结一下:1。我怎样才能要求非本人的与会者享用商务餐，而不是私人餐? (maybe an audit rule? I tried but couldn't figure out ow to do that) 2.How can the audit rule already in place for $100 be limited to per employee vs overall? I may be trying to force a square hole in a round peg and should be thinking about this in a different way, but as we are just setting up our account and plan to go live in the next week or 2, i am setting this up to mirror our prior system. Thanks again Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b在我回答之前，我想问…您目前是否与Concur公司的人一起在您的网站设置上工作，或者您已经与您的激活教练完成了所有的呼叫?

我能说的一件事是，在默认情况下，个人用餐不应该要求与会者。这说明有人把这些餐费类型改成了娱乐类。在费用列表中找到费用类型，查看这些费用类型。如果你向右转，你会看到一个Category栏。我敢打赌这些餐点都是为了娱乐而不是正餐。我提供了一个截图。这应该能解决你们两个的问题。

[Aryeh2b]

我们和我们的激活教练还有一次会议，但私下告诉你，他对基本设置很在行，但对我们正在努力落实的这些更微妙的项目不太精明。他告诉我，他已经给了我所有可能的许可，只有在我发现了审计规则并问他之后，他才为我激活了那个功能。

我道歉，以及我不认为我之前的信息是如此明确，我将努力澄清它现在。

条目分类正确，但默认情况下，需要参与者的娱乐类别将允许用户继续，如果他们选择自己作为唯一的参与者。有一个选项，“要求与会者以外的自我”，但当它检查，然后需要多个与会者，即使我们使与会者可选，这是我做的餐饮类别。

第二件事是如何让系统了解每个员工的100美元上限，这样如果多个员工一起旅行，系统就知道如何按个人跟踪100美元。我可以调整规则，如果有与会者的话，上限可以超过100美元，但这并不是一个完美的解决办法。

再次，我真的想重申我的感谢您的帮助，因为我尝试和学习系统。

[KevinD]

@Aryeh2b我已经复制粘贴了你上次回复的部分内容。请看我红色的回答。

条目分类正确，但默认情况下，需要参与者的娱乐类别将允许用户继续，如果他们选择自己作为唯一的参与者。有一个选项，“要求与会者以外的自我”，但当它检查，然后需要多个与会者，即使我们使与会者可选，这是我做的餐饮类别。为什么要让参会者区提供个人用餐?从技术上讲，这个系统不是为此设计的。如果是我，我会关闭参会者部分，因为餐点类别的工作假设这些是单独的餐点。

第二件事是如何让系统了解每个员工的100美元上限，这样如果多个员工一起旅行，系统就知道如何按个人跟踪100美元。我可以调整规则，如果有与会者的话，上限可以超过100美元，但这并不是一个完美的解决办法。

我不明白员工一起旅行是怎么起作用的。他们不都是在各自用餐吗。我和员工一起旅行过，但我仍然自己登记吃饭，即使我们一起吃饭。我想知道你的员工在做什么。听起来，当有两人或两人以上在一起用餐时，员工不会使用商务餐费用类型，但他们仍然使用晚餐作为费用类型，并输入其他与会者。是这样吗?如果是这样的话，那这个系统就不是这样设计的。对于大多数公司来说，集体用餐不应该被归类为早餐、午餐或晚餐。这就是为什么我们为您提供一个默认费用类型的商务餐(参会者)。因此，当您试图以一种违背其设计的方式配置站点时，您就会遇到这个问题。 Is there a reason you don't want to use the Business Meal expense type when employees travel together?

[Aryeh2b]

谢谢你的澄清。我来解释一下我们是怎么想的也许有更好的方法来建立这个系统。

我们以两种方式考察员工旅行时的用餐情况。

1.员工与客户开会。这是我们公司的员工与其他公司的员工一起用餐的情况。显然，对于这些类型的膳食，与会者是必需的。我们也不把这些食物算在他们的每日津贴里。这就是我们所说的“商务餐”。

2.员工外出旅行时，可以自己用餐，也可以与公司其他员工一起用餐。例如，如果迈克和乔一起旅行，他们出去吃晚餐，这是100美元。假设Mike付了整顿饭的钱，那么从报销的角度来看，Mike应该得到整顿饭的报销。从每日膳食津贴的数额来看，迈克和乔都将用掉50美元的每日津贴。我们将早餐、午餐和晚餐组合起来总共100美元的规则是可行的，但是如果Mike提交了100美元的晚餐账单，系统将显示他达到了上限，即使他将Joe列为与会者，系统应该只向Mike应用50美元，他应该还剩下50美元。

根据你下面写的内容，你说每个人都应该提交自己的餐食，但这不是只有在他们各自付账的情况下才有效吗?我想在旅行时，一个员工支付多个员工的工资是很常见的。

我们试图解释的另一种情况是，如果Joe现在提交他自己的费用报告，是否有一种方法可以让系统知道他已经在他的日常帽子上使用了50美元，尽管这是Mike报告的一部分。由于迈克列出了出席者，系统将费用分摊给每个人，系统将显示乔在特定的日期有一顿50美元的晚餐。

如果我应该考虑这个和设置它不同，请让我知道。

问候

Aryeh

[KevinD]

@Aryeh2b

首先，如果Mike将50美元记录在他的报告中，系统将不知道Joe已经使用了50美元。它仍然认为这是迈克的开销。添加Joe只会告诉系统，这100美元不只是给Mike的。

在我看来，与两个人或更多的人一起吃饭，无论是两名员工一起旅行，都是集体用餐，因此也就是商务餐。我不知道对我们所有的客户来说，什么更常见，但对我来说，即使我和同事一起旅行，我也会单独支付，除非我得到了预先批准。然而，预先批准将把这顿饭算作商务餐。然后，这将显示一个不同的GL代码进行会计处理，并将其作为员工日常津贴的一部分进行记账。

另一部分是迈克和乔的例子。如果一顿饭是100美元，迈克付了全部餐费，那么乔没有把50美元花在他的日常津贴上。如果员工不付餐费，他们怎么能用掉50美元的日常津贴呢?对于一个员工来说，花掉另一个员工的部分日常津贴是没有意义的。这就是为什么我们的大多数客户把两名员工一起吃饭，而一个员工买单算作商务餐费用的原因。

是否可以和你的员工沟通一下，当他们一起旅行时，他们需要分开支付，如果不这样做，账单的总和将计入支付的员工的每日津贴中?

实现一个新的费用报告系统的好处是有机会创建新的公司政策来匹配系统的工作方式。

[Jstephens]

嗨,凯文,

你能帮我解决一个类似于这个论坛主题的问题吗?

我的公司目前的早餐/午餐/晚餐每餐限额为15美元/ 20美元/ 35美元。我们的Concur系统目前可以计算超过每餐限额的金额，并允许会计从员工的工资中轻松扣除余额。我们正在考虑改变我们的膳食政策，从每餐限额到每天总限额70美元。Concur支持告诉我们，如果我们进行这些更改，我们只会收到一个警告指示器，即每天的余额$70已经超过，但是超出的金额不能自动计算。这种情况将需要人工计算，以确定从员工工资中扣除的金额。这将导致我们的系统效率低下。这听起来对吗?这个问题肯定有更好的解决办法。

提前感谢您的支持!

[KevinD]

@Jstephens我有几个问题要问你:

1.系统如何自动计算超额?您是否建立了某种计算审计规则或使用了某种验证?

2.为什么不保持当前的过程，因为它似乎是工作的?每天用餐总量比个人用餐限制有什么好处?

3.你考虑过使用每日津贴/旅行津贴吗?这可能消除计算超额费用的需要，因为它将计算用户的每日限额津贴，并只根据他们的旅行地点报销该数额。不需要计算超额金额，那么就没有必要从工资中扣除，这可能比你的会计团队目前正在做的工作要少。(只是一个建议)。

我认为Concur Support是正确的。原因是，目前系统只考虑单个费用并计算超额费用，但在新的方法中，它必须考虑三种不同的费用类型和这三种费用的总和，并将其与总数进行比较。我相信你现在的方法，它是做一个一对一的费用类型的比较，以限制和计算超额。你要找的是多对一，我个人从来没有测试过。

我知道，如果用户超过了他们的每日限额，你可以用红色异常标记费用报告，而不只是黄色警告。

当我听到你的反馈，你如何有系统计算超额，我可以询问周围，看看你想要的是某种程度上可能的。

[Jstephens]

嗨,凯文,

谢谢你的回复!我相信第一条的答案是，系统查看早餐、午餐和晚餐提交的单笔金额，并轻松计算出每顿饭的差异。问题2-我们想要改变每日限制来增加饮食偏好的灵活性。有些人选择不吃早餐或午餐，然后在晚餐上涂抹这些量。我们现在的构型不能这样做。我们目前的流程独立评估每顿饭，让我们的员工对膳食限制负责。问题3-我们过去使用过每日津贴，这要容易一些，但是我们有“不喝酒”的政策，需要收据来确保遵守这一政策。

似乎这个问题应该有一个解决方案。再次感谢您的回复!