公司信用卡上的个人收费

[kgroschopp]

我们已经使用Concur for费用管理大约6个月了，在处理员工个人物品时遇到了一些困难，这些物品要用公司卡记账。

我们已经设置了一个复选框，允许用户识别个人费用，并将其张贴到我们SAP系统中的一个清算总账帐户，但是，我们不能退款员工的银行帐户，以收回个人费用的金额。

所提供的解决方案是保留这些个人费用，直到员工最终提交包含自费费用的费用报告。当时，面向对象工作人员的偿还额将扣除未偿付个人费用的总额。

对我们来说，这不是一个很好的解决方案，因为我们发现我们的个人费用很长一段时间未支付。

有人在Concur中找到了一个很好的解决方案吗?

[robbin-g · Accepted solution]

我们有一份个人收费的周报，将被发送到我们的工资组。然后他们会手动从员工的下一次工资中扣除这笔钱。

罗宾

[KevinD]

@kgroschopp上述的解决方案实际上是你仅有的选择之一。然而，我可以提供我所看到的一些客户所做的。

首先，您可以创建一个审计规则，标记在公司卡上支付的任何被标记为个人的费用。该规则可以提醒用户，他们需要向公司提交个人支出金额的付款。

其次，如果你发现你的员工是惯犯或有未偿还的个人费用，你可以让他们知道，如果这种行为持续下去，他们的卡将被关闭，直到他们“还清”，不再欠公司钱。

第三，如果他们的用户没有赶上欠公司的金额，暂停他们的卡。这将迫使他们在公司卡暂停使用期间使用个人信用卡，而这是很多人不愿意做的。

现在，对于我提到的第二和第三件事，你需要在内部讨论，并写一份正式的公司政策。如果你没有任何官方文件，你就不能真正执行它。

哦，我差点忘了。我看到一些公司采用的另一个解决方案是将他们的公司信用卡设置为“个人账单，公司支付”。这样做的目的是使用户的信用卡帐户与他们的姓名绑定，并且在提交他们的费用报告之前，他们不会收到费用报销。这也意味着，如果他们的公司卡上有任何个人支出，他们有责任支付，公司卡上的未偿余额与他们挂钩。

从你的描述中，听起来像是你的公司从信用卡发行者那里收到了总账单/对账单，并向信用卡发行者发送了一笔付款来结算所有的账户。这就是我们所说的“公司付款”信用卡。

总之，这些是我在其他公司看到的一些做法。我希望这能有所帮助。

[JessicaL]

“我看到一些公司采取的另一种解决方案是把他们的公司信用卡设置为个人付费，公司支付。”

我们选择了这个解决方案并实现了它。我们的员工有责任向信用卡公司支付他们的个人费用，以及与按时付款相关的任何滞纳金。一般来说，它对我们很有效，但并不适合我们所有的群体，所以我们也有一些特殊的情况。

[leabolee]

你好Jessica，我们公司的Concur系统和你们的一样，员工负责向信用卡公司支付个人费用。但有时他们并不总是支付。我们现在有责任向信用卡公司付款，即使是个人消费，当信用卡达到特定的年龄时，比如过期180天。

我们以前的费用系统允许我们“反向”个人交易，这样我们就可以将该交易重新放入员工可用费用中，这样我们就可以创建一个报告来全额支付账户。但我理解Concur不允许任何交易被拉回员工的可用费用中，如果已经在报告中批准，即使它只是个人费用。

现在，我需要向信用卡公司付款。我还没有Concur那边的解决方案。如果Concur中没有交易需要提交，您如何处理员工卡的支付?您是否通过您的会计系统进行手工付款?如果是这样,如何?

[bmgoad]

我们有“非报销/个人”费用类型的设置…如果用户选择了这个选项，那么金额将从该用户应得的金额中扣除。我们的ERP软件上有这个。我们现在被困在如何处理这个问题，如果它反馈到我们的ERP，它应该如何影响我们的GL。有什么建议吗?提前谢谢。

[cpolifka1]

嗨KevinD,

当用户将费用标记为个人(不报销)时，他们有时会问这是什么意思，并对费用报告上一致使用的术语感到困惑。你或其他人有什么建议让这个更清楚，因为这是公司的钱。谢谢你！

[robbin-g · Accepted solution]

我们有一份个人收费的周报，将被发送到我们的工资组。然后他们会手动从员工的下一次工资中扣除这笔钱。

罗宾

[amanning23 · Accepted solution]

你好,

我们有公司账单，公司支付信用卡。我们在“个人支出”旁边创建了另一个复选框，上面写着“允许工资扣减”，我们有一些相关的审计规则。如果员工将其标记为“个人”，并选择扣款，我们每两周将清单发送给我们的工资部门，以扣款员工。对于没有选择加入的，我们需要手工跟进，告诉他们寄支票给我们或者确认我们是否可以扣发工资。

谢谢,

亚当

[kgroschopp]

我相信，工资扣款批准的想法可能已经提到早些时候，以及——这似乎是一个伟大的方式，以避免任何确保员工承认从他们的银行帐户通过工资扣款扣除。

[kgroschopp]

我想在这个线程上得到一个更新，任何公司都在寻找解决相同的问题。

我们将按照这个方向来处理这些报销，作为工资扣减，但已经决定使用员工要求的“授权”的不同选项。

我们与Concur合作，在用户配置文件费用设置中添加了一个复选框，该复选框将授权我们的公司对任何打到公司卡的个人费用使用工资扣款。通过在用户配置文件中添加这一项，我们可以避免要求用户在每个包含个人收费的报告行上勾选复选框的额外步骤。

Concur还添加了一个审计规则，该规则将警告报告中有Personal Charges的用户，但还没有在其配置文件中进行设置——该警告指示用户将报销款汇给会计团队，因为他们没有授权扣减工资。

总的来说，Concur不能直接从员工的银行账户中扣除这些类型的费用，这有点令人失望，但这个解决方案至少是可行的，不会为工资和会计创建太多额外的工作。

感谢所有伟大的反馈，并称赞Concur管理团队为我们公司的这个增强请求提供了惊人的周转时间!