公司信用卡的个人消费

[kgroschopp]

我们已经使用Concur进行费用管理大约6个月了，在处理员工个人物品时遇到了一些困难，这些物品是由公司卡支付的。

我们设置了一个复选框，允许用户识别个人费用，并将其提交到SAP系统中的清算总账帐户，但是，我们无法退回员工的银行帐户以收回个人费用。

所提供的解决方案是保留这些个人费用，直到员工最终提交一份自费费用报告。届时，OOP报销将扣除未偿还的个人费用总额。

对我们来说不是一个很好的解决方案，因为我们发现我们有很长一段时间的个人费用。

有人在《Concur》中找到了很好的解决方案吗?

[robbin-g · Accepted solution]

我们有一份每周的个人费用报告，将发送给我们的工资团队。然后他们会手动从员工下次的工资中扣除这笔钱。

罗宾

[KevinD]

@kgroschopp上面提到的解决方案实际上是您仅有的选择之一。然而，我可以提供我看到我们的一些客户所做的。

首先，您可以创建一个审计规则，标记公司卡上支付的任何标记为个人的费用。该规则可以提醒用户，他们需要向公司支付个人费用的金额。

其次，如果你发现你的员工是惯犯或有未偿还的个人指控，你可以让他们知道，如果这种行为持续下去，他们的信用卡将被关闭，直到他们“付清”，不再欠公司钱。

第三，如果用户没有补足欠公司的金额，暂停他们的卡。这将迫使他们使用他们的个人信用卡，而他们的公司卡被暂停，这是很多人不愿意做的。

现在，关于我提到的第二件和第三件事，你确实需要在内部讨论一下，并起草一份正式的公司政策。如果你没有任何正式的书面文件，你就不能真正执行它。

哦，我差点忘了。我看到的公司采取的另一个解决方案是将他们的公司信用卡设置为“个人收费，公司支付”。这样做的目的是让用户的信用卡账户与他们的名字绑定在一起，在他们提交费用报告之前，他们不会收到费用报销。这也意味着，如果他们的公司卡上有任何个人费用，他们有责任付款，公司卡上的未偿余额与他们挂钩。

从你的描述中，听起来你的公司正在从信用卡发行商那里收到账单总额/对账单，并向发卡发行商一次性付款以结清所有账户。这就是我们所说的公司账单/公司支付信用卡。

总之，这是我在其他公司看到的一些做法。我希望这能有所帮助。

[JessicaL]

“我看到公司采取的另一个解决方案是将他们的公司信用卡设置为个人收费，公司支付”

我们选择了这个解决方案并实现了它。我们的员工有责任向信用卡公司支付他们的个人开支，以及任何与按时付款有关的滞纳金。一般来说，它对我们来说很有效，但并不适合我们所有的团队，所以我们也有一些特殊的情况。

[leabolee]

你好Jessica，我们公司的Concur系统和你们公司一样，员工负责向信用卡公司支付个人费用。但有时他们并不总是付钱。我们现在有责任向信用卡公司付款，甚至包括个人费用，当信用卡达到特定的使用期限时，比如过期180天。

我们之前的费用系统允许我们“反转”个人交易，这样我们就可以将该交易放回员工可用费用中，这样我们就可以创建一个报告来全额支付帐户。但我知道，Concur不允许任何交易被拉回员工的可用费用，如果已经在报告中批准，即使它只是一个个人费用。

现在，我需要向信用卡公司付款。我还没有从共识那边得到解决方案。如果你在Concur中没有交易要提交，你如何处理员工卡的付款?你是否通过你的会计系统进行人工付款?如果有，怎么做?

[bmgoad]

我们设置了“不可报销/个人”费用类型…如果用户选择了这个，那么该金额将从用户应得的金额中扣除。我们的ERP软件上有这个数据。我们目前被困在如何处理这个问题，如果它传到我们的ERP，它应该如何影响我们的总账。有什么建议吗?提前谢谢你。

[cpolifka1]

嗨KevinD,

当用户将费用标记为个人费用(不报销)时，他们有时会问这是什么意思，并对费用报告上的术语感到困惑。你或其他人有什么建议可以更清楚地说明这一点，因为这是公司应得的钱。谢谢你！

[robbin-g · Accepted solution]

我们有一份每周的个人费用报告，将发送给我们的工资团队。然后他们会手动从员工下次的工资中扣除这笔钱。

罗宾

[amanning23 · Accepted solution]

你好,

我们有公司账单，公司支付信用卡。我们在“个人费用”旁边创建了另一个复选框，上面写着“允许工资扣除”，我们围绕它建立了一些审计规则。如果员工将其标记为“个人”并选择扣除工资，我们每两周将清单发送给我们的工资部门以扣除员工。对于那些没有选择加入的人，我们必须手动跟进并告诉他们给我们寄支票或确认我们是否可以扣除工资。

谢谢,

亚当

[kgroschopp]

我相信工资扣除批准的想法可能已经在前面提到过了——这似乎是一个很好的方法，以避免确保员工通过工资扣除从他们的银行账户中扣除。

[kgroschopp]

我想为任何正在寻求解决同样问题的公司提供这条线索的更新。

我们将按照方向将这些报销作为工资扣除额处理，但已经决定对员工要求的“授权”使用不同的选项。

我们与Concur合作，在用户配置文件费用设置上添加了一个复选框，该复选框将授权我们的公司使用工资扣减公司卡上的任何个人费用。通过将此放在用户概要文件上，我们可以避免要求用户在每个包含个人费用的报告行上勾选复选框的额外步骤。

Concur还增加了一个审计规则，该规则将警告在报告中有个人费用的用户，并且还没有在他们的配置文件上进行设置-警告指示用户将报销款项汇给会计团队，因为他们没有授权扣除工资。

总的来说，有点令人失望的是，Concur不能直接从员工的银行账户中扣除这些类型的费用，但这个解决方案至少是可行的，不会为工资和会计增加太多额外的工作。

感谢所有伟大的反馈，并赞扬Concur管理团队为我们公司的这个增强请求惊人的周转时间!