员工为公司支付的费用而支付的风险

[费利克斯]

你好,

我们是否有办法检测员工是否将费用的支付类型从“公司支付”改为“自付”?

风险在于，费用使用者可以将支付类型从“公司支付”更改为“自付”，提交费用并实际获得补偿。当会计审查费用报告时，我们不能保证总是发现错误，因为有时收据上没有付款信息。

要跟踪这样的更改，我首先想到的是报告，但根据我在Cognos reporting中的了解，我们没有这个级别的数据访问权限。

我假设旅行社和其他应用程序的电子收据和行程默认为公司付费。(如果我错了，请纠正我)因此，我们不能让这个字段不变，因为当它不正确时，员工需要更改它。

知道我们该如何发现并避免这种行为吗?

谢谢,

费利克斯

[cesnjuli]

嗨,费利克斯,

至少电子收据(不确定行程，但我认为是一样的)可以有3种状态，据我所知。

1.未决信用卡交易-如果员工档案中保存有公司信用卡，则自动分配给电子收据。

2.公司支付交易-在电子收据与信用卡交易相匹配后为自动从未决信用卡交易更改

3.现金/现金支付-如果员工档案中没有维护公司信用卡，或者从待处理的信用卡交易手动更改为现金，则默认设置。

在我之前的项目中，我们决定实现审计规则，防止支付类型从待处理的信用卡交易更改为现金。因此，员工不允许以现金形式提交电子收据，如果这是真正的现金交易，他们必须创建新的支出项目。这就是公司解决意外欺诈问题的方法，但显然这对员工来说不是最方便的方式。据我所知，没有对支付类型变化的审计追踪，所以唯一的选择是通过审计规则来控制。

[jmartins]

嗨@cesnjuli，

只是想知道你是怎么做到的

1. 将付款类型设置为“待处理的信用卡交易”，仅适用于在个人资料中维护有信用卡的员工。
2. 对于那些没有将公司信用卡分配到个人资料的员工，将付款类型设置为“现金”。

我和Concur的支持人员聊了聊。他们的回答是，我们无法创建这样的逻辑。如果我们想设置付款类型为待处理信用卡作为默认付款方式，适用于信用卡持卡人及非持卡人。

感谢你的帮助。

[DeanR]

@jmartins

我认为你应该要求与另一个支持人员交谈，因为据我所知，你所要求的逻辑是标准行为。我们最近才要求他们启用Pending Card Transaction，并将其作为默认支付类型，同时启用ExpenseIt。这是相关的，因为它防止通过ExpenseIt创建的费用被提交，直到匹配到卡片交易。

对于我们的非持卡人，默认是现金。我们并没有特别要求;这只是向我们解释的标准行为，并由知识文章支持-搜索支持门户的文章“‘待处理的信用卡交易’支付类型用于什么?”

[cesnjuli]

嗨朱利诺,

这应该是标准行为，如果你有专业或高级(不确定是否同意标准)。

此外，员工资料上的信用卡应用于导入信用卡交易(识别为“公司”)。如果是个人卡，则默认为“现金”。

基米-雷克南,

朱利叶斯

[KevinD]

Cognos报告可以显示员工输入的支付类型。该数据项在费用>常用字段中找到。它被标记为支付类型。

我希望这能有所帮助。

凯文

[PDENS]

我们在Concur中的设置不允许员工/用户将支付类型从Card更改为Cash。如果是收费，付款类型字段将变成灰色，因此无法更改或更新。

之前的中间人

[cesnjuli]

有没有人澄清过它是如何处理行程的?

[DCormier]

我们的企业卡交易通过每晚提取直接输入Concur，员工不能更改支付类型。我们有时遇到的唯一问题是，如果员工操之过急，试图在Concur中卡交易可用之前消费物品。

[SandraA]

员工购买信用卡获得报酬的风险很大。但正如其他人所说，这并不是因为他们可以改变支付方式。我们的支付类型是锁定的，所以他们不能更改到或从公司卡。

但这并不妨碍他们在一个自动兑现的新行中输入费用。这种情况最常发生在电子收据和移动收据上。但如果他们使用自己上传的收据，也很容易发生这种情况。不幸的是，员工并不“明白”费用输入的方式对正确的会计是至关重要的。毕竟98%的人都不是会计师，他们为什么要这么做呢?

我们希望NUI能有所帮助。加快信用卡交易加载速度也会有很大帮助。

[e104304]

我没有公司卡，也不打算使用。我如何将默认设置为Out of Pocket，这样我就不会得到异常/问题与我的每一个费用?

[KevinD]

除非你的公司更改了设置(这是不常见的)，否则当你创建一个新的费用报告时，你的费用将默认为自付或现金或其他不同的支付类型。当创建一个新报告时，您应该在屏幕的右侧看到公司所有活动费用类型的列表。当您单击一个费用类型以将其添加到您的报告中时，请检查Payment type字段。它应该包含你公司的自付费用名称。如果它没有，它可能会说，像公司支付或待处理的信用卡交易。Payment Type字段是一个可以编辑的字段，因此只需将支付类型更改为自付支付类型。

如果您在创建新费用时看到公司已支付或待处理的信用卡交易，则说明您的公司已将此设置为默认值，只有管理员可以更改默认值。与我共事的大多数客户对新支出的默认支付类型为“自付”，但我偶尔会看到一些客户使用“公司付费”。不幸的是，默认支付类型是一个全局设置，不能根据个人的情况进行更改。

我希望这能有所帮助。

凯文

[rtaylor]

我们没有发放公司卡给员工，因为他们每个人都使用自己的个人卡。Concur Expense中的默认支付类型一直是“现金”，但现在我们在几个月前实现了Concur Travel，我看到来自Concur Travel的一些费用填充为“公司支付”的支付类型。这是一个配置设置在一致的旅行或一致的费用，我需要更新?如何防止出现“公司支付”类型的付款?

请帮助，我可以及时偿还我的员工，而不必返回他们的费用项目，以纠正支付类型。