员工因公司支付的费用而获得报酬的风险

[费利克斯]

你好,

我们是否有办法检测员工是否已将费用的支付类型从“公司支付”更改为“自付”？

风险在于，费用用户可以将支付类型从“公司付费”改为“自付”，提交费用并实际获得报销。当会计审核费用报告时，我们不能保证总能发现错误，因为有时收据上没有付款信息。

要跟踪这样的更改，我首先想到的是报告，但据我在Cognos reporting中所知，我们无法访问这个级别的数据。

我假设来自旅行社和其他应用程序的电子收据和行程是默认的公司支付。(如果我说错了，请纠正我)因此，我们不能让这个领域不变，因为当它不正确时，员工需要更改它。

你知道我们如何检测到这种行为并避免这种情况发生吗?

谢谢

费利克斯

[cesnjuli]

嗨，菲利克斯，

据我所知，至少电子收据(不确定行程，但我认为它是一样的)可以有3种状态。

1.待办信用卡交易-如果员工档案中保存有公司信用卡，则自动分配到电子收据。

2.公司支付交易-电子收据与信用卡交易匹配后自动从等待信用卡交易更改

3.现金/现金支付-如果员工配置文件中没有维护公司信用卡，或者手动将其从待定信用卡交易更改为现金，则默认设置。

在我之前的项目中，我们决定实现审计规则，防止支付类型从Pending Credit card transaction更改为Cash。因此，员工不允许以现金形式提交电子收据，如果这是真正的现金交易，他们必须创建新的支出线。这就是公司解决意外欺诈问题的方式，但显然这对员工来说不是最方便的方式。据我所知，没有审计跟踪付款类型的变化，所以唯一的选择是通过审计规则来控制。

[杰马丁斯]

嗨@cesnjuli，

只是想知道你是怎么做到的

1. 将支付类型设置为“待定信用卡交易”，仅适用于在配置文件中维护信用卡的员工。
2. 对于没有为其个人资料分配公司信用卡的员工，将付款类型设置为“现金”。

我和Concur的支持者聊过。人们的反应是，我们无法创造出那种逻辑。如果我们想设置支付类型为待定信用卡作为默认付款类型，它将适用于信用卡持有人和非持有人。

谢谢你的帮助。

[DeanR]

@jmartins

我认为你应该要求和另一位支持人员谈谈，因为据我所知，你的要求是标准行为。我们最近才要求他们启用Pending Card Transaction并将其设置为默认支付类型，与此同时我们也启用了ExpenseIt。这是相关的，因为它防止通过ExpenseIt创建的费用被提交，直到匹配到信用卡交易。

对于我们的非持卡人，默认是现金。我们并没有特别要求;正如知识文章所解释的那样，这只是标准行为，并得到知识文章的支持——在支持门户网站上搜索这篇文章“‘Pending Card Transaction’支付类型用于什么?”

[cesnjuli]

嗨朱利诺,

如果您有专业或高级（不确定Concur standard），这应该是标准行为。

此外，员工档案中的那张卡应该用于导入信用卡交易(确认为“公司”)。如果是个人卡，则默认为“现金”。

基米-雷克南,

朱利叶斯

[凯文德]

Cognos报告可以显示员工输入的支付类型。该数据项在Expense>Common Used Fields中找到。它被标记为支付类型。

我希望这对你有所帮助。

凯文

[PDENS]

我们在Concur中的设置不允许员工/用户将支付类型从卡更改为现金。如果是收费，付款类型字段会变成灰色，因此无法更改或更新。

达拉尔之前

[cesnjuli]

那么，有人澄清了它是如何与行程联系在一起的吗？

[DCormier]

我们的公司卡交易通过夜间提取直接进入Concur，员工不能更改支付类型。我们有时会遇到的唯一问题是，员工会在Concur的信用卡交易可用之前抢先购买物品。

[SandraA]

这是一个很大的风险，员工得到支付信用卡购买。但就像其他人说的，这并不是因为他们可以改变支付方式。我们的支付类型是锁定的，所以他们不能更改或从公司卡。

但这并不能阻止他们在一条自动支付现金的新线路上输入费用。电子收据和移动收据最常出现这种情况。但这也很容易发生，因为他们使用自己上传的收据。不幸的是，员工并没有“明白”费用输入的方式对于正确的会计核算是至关重要的。毕竟，98%的人不是会计师，那他们为什么要这样做呢？

我们希望NUI能有所帮助。加快信用卡交易速度也是一个很大的帮助。

[e104304]

我没有公司卡，也不打算使用。我怎样才能将默认值设置为Out of Pocket，这样我的每一笔开销都不会出现异常/问题?

[凯文德]

除非你的公司改变了设置，这是不常见的，当你创建一个新的费用报告，你的费用将默认支付类型从口袋或现金或一些差异。当创建一个新报告时，您应该在屏幕的右侧看到公司所有活动费用类型的列表。当您单击某个费用类型以将其添加到报表中时，请检查Payment type字段。它应该是你公司的现金支出的名称。如果没有，它可能会写一些像公司支付或待定卡交易。支付类型字段是一个您可以编辑的字段，因此只需将支付类型更改为现金支付类型。

如果在创建新费用时看到公司已付或待付卡事务，则公司将此设置为默认值，只有管理员可以更改默认值。我接触过的大多数客户对于新支出的默认支付类型是自付，但我偶尔也会看到一些客户使用公司支付。不幸的是，默认支付类型是全局设置，不能根据个人情况进行更改。

我希望这对你有所帮助。

凯文

[rtaylor]

我们没有向员工发放公司卡，因为他们每个人都使用自己的个人卡。Concur Expense中的默认付款类型为“现金”，但现在我们几个月前实施了Concur Travel，我看到一些来自Concur Travel的费用以“公司支付”的付款类型填充。这是Concur Travel或Concur Expense中需要更新的配置设置吗？如何防止“公司支付”付款类型？

请帮忙，我可以及时报销我的员工，而不用退回他们的费用项目来纠正付款类型。