被解雇员工的最终费用报告

[斯泰西]

对于立即被解雇但仍有费用需要提交的员工，你们如何处理最终的费用报告?

[jsportsman]

首先，人事部给我发了自愿解聘的人。我发送一个信息，在终止之前提交和复制在他们的经理。另外，前一天也要跟进。

他们离开时，我们会核对核对清单。如果他们不提交，我的费用审计员处理费用，经理必须批准。我们不接受任何人发送费用报销一旦他们已经正式终止。

[adamr]

对于未结算的离职员工，本公司卡管理员将把费用转给他们的经理或部门内的其他用户，由他们代为对账。我们的部门在填写关闭/取消公司卡的表格时，会让管理员知道将未付费用转给谁。

[kristyhourd]

你能解释一下你是如何将未付费用转给经理的吗?您是否能够将公司卡的费用转移到另一个Concur配置文件中?

[SandraA]

在公司卡管理员中，您可以将公司卡分配给经理。你必须确保交易没有分配给一个报告。

对我们来说，这将在费用的所有权方面造成太多的混乱。特别是如果指控有问题，经理就不会让那些人用他们的名字。

[SandraA]

我们联系经理，让他们指定一名员工作为代表。

通常很难让他们采取行动。有时，我们最终会自己调解。

[AmberLee]

除非HR特别要求支付，否则将删除任何自付费用

信用卡费用必须处理，所以我们在商业目的中加入了“员工/最终费用报告”。

如果收据丢失，我们将以他们的身份登录使用MRA。

[RichardG]

嗨,斯泰西,
我们的程序完全按照@SandraA．

亲切的问候

[walshgroup18]

我们联系经理，找出在哪里编码未偿还的信用卡费用，然后我们编码和提交他们。

我们只在购买后30天内提交自付费用。

[DavidW]

我们的费用处理人员联系该员工的主管，他们一起处理未付的费用。有时，如果为了重新激活帐户、委托等，员工已经在concur系统中被终止，我也会参与(concur管理)。

我们还实现了一个流程，作为离职流程的一部分，员工必须提交他们的最终费用报告(在终止之前)。如果他们不这样做，他们的退出将是不完整的，并将推迟他们的最终工资。这在99.9%的情况下解决了这个问题。

谁不想尽快拿到最后一份薪水呢?

[Entrepreneur64]

扣留他们的支票不会让你在法律上陷入困境吗?

[AmberLee]

是的,没有。一些公司在他们的政策中包括这样的条款:员工同意公司从他们的工资中扣减任何个人或未经批准的金额。这在法律上涵盖了他们，但我只看到过一次，那是一个超过1万美元的员工盗窃/欺诈案件，已经在法庭上处理了。

[Nancyagfa]

在与经理或人力资源经理开终止会议时，他们将得到一份纸质的最终费用报告，并与收据一起提交，我们创建最终报告，让经理审批并支付费用。员工们也扫描了一遍，我们将整个扫描件附在报告上。

[MGordon]

我们每天从人力资源部收到一份所有被解雇员工的文件。我们审查这些文件，以确定他们是否有公司卡，是否有Concur中的余额和未偿交易。如果有未完成的交易，我们会与经理合作，确定这些交易是商业交易还是个人交易，并帮助员工完成最终的费用报告。然后将其发送给经理以获得批准。对于任何个人金额到期，我们与工资扣除他们的最终工资。

[PamSciarra]

我们有与Sandra A相同的流程(确定某人作为员工的代表)。然后，我们将更改帐户上的电子邮件(而不是登录)为代表的电子邮件，以便任何后续消息(特别是自动化的)发送给代表。

因为公司卡的费用可能在员工离开公司后才会出现，所以我们不会停用他们的账户，直到一切都解决了。

另外，因为我们是加州的雇主，我们不能拿着最后的薪水来解决未支付的费用。

[AmberLee]

在大多数情况下，当员工辞职或有时间添加收据时，委托选项有效。一个被解雇的员工几乎没有机会打包他们的东西，更不用说完成他们的费用报告了。我之所以提到以员工的身份登录是因为这是使用丢失的收据宣誓书的唯一方法。

因为我们需要收据，甚至一个被称为员工的MRA使用必须被记录，这是唯一的方法附加收据。如果你不要求提交收据，或者你不介意不记录丢失的收据，你可以添加一张空白的纸，或者上传一份MRA的硬拷贝，让它过时。

现在，如果我们想要着手解决这个问题，因为以他人身份签到是一个巨大的禁忌(这是法律术语)，我们需要的是一个“被定义”的状态，有一个独特的丢失收据的宣誓书，一个代表可以合法使用。它可以设置为自动更改为inactive后30天，以限制帐户管理所需的金额。它甚至不需要是一个新字段，它可以很简单地设置未来的期限日期以便委托可以使用它。

或者，如果你想变得更疯狂，让事情变得更简单，让我们创建一个独特的缺失收据宣誓书，它是为委托设计的。这样，所有为拒绝签到的高管做费用报告的行政助理也都有了选择。

现在没有这个选项的原因(我被告知)是因为MRA是员工每次使用时都要签署的法律文件。委托的版本是一样的，但是增加了一行:“我被授权使用这份宣誓书。”

[patilr1982]

我认为你们从过程的角度已经有了足够的回应。所以我就不讲了。

我的大多数客户都与SAP进行了集成，也就是说，主数据来自SAP到Concur，费用则贴在SAP上

所以除了建立一个流程来做费用报告之外，还有两件事要做。

1.Concur中的员工概要文件保持活动状态(没有审批者角色)。期限根据公司不同，从60天到90天不等。这允许作为委托创建索赔。委托还意味着您在审计跟踪中有历史记录。代表显然是用来接收电子邮件的。

2.SAP中的员工供应商保持开放状态，允许在最后一天之后创建/批准的任何费用报告过账。

[斯泰西]

感谢所有回应的人!看到和了解其他公司在做什么真的很有帮助。我们目前使用位置上的委托作为我们的进程。许多评论证实，其他人也在做同样的事情。

有一个美好的星期-

斯泰西

[KathyT]

我们还设置了一个委托。由于这是一个贯穿一天的重复任务，我们希望每天晚上用550记录自动设置委托。不幸的是，一个代表不能被分配给一个有550记录的员工。我们已经提交了一个增强请求和解决方案建议。还有人碰到过这个吗?

[AmberLee]

有没有一种方法可以让它不能因为未提交的费用/报告而关闭个人资料，然后向团队发送警告，让他们知道需要采取行动?

[lperez-lopez]

嗨,史黛西,

我们代表合伙人提交费用报告。

1.如果我们收到了提前的终止通知，我们会要求合作伙伴通过电子邮件将最终的收据发给我们。然后我们创建报告并附上提供的收据。如果信用卡交易的收据不见了，我们就用结算单作为文件。

2.如果我们没有收到预先通知，我们只处理信用卡交易的报销，并附上对账单作为文件。

如果有任何问题，请告诉我。我很好奇其他企业是如何处理的。

丽莎