被解雇员工的最终费用报告

[斯泰西]

对于那些立即被解雇，但仍有费用要提交的员工，你们如何处理最终的费用报告?

[jsportsman]

首先，人力资源部会把自愿终止妊娠的人发给我。我当时发送消息提交终止前，并复制在他们的经理。另外，前一天也要跟进。

我们有一份检查清单，在他们离开时进行核实。如果他们没有提交，我的费用审计人员处理费用，经理必须批准。我们不接受任何人发送费用报销一旦他们被正式终止。

[adamr]

对于有未结算交易的被解雇员工，我们的公司卡管理员将把费用转移给他们的经理或部门内的其他用户，后者可以代表他们进行对账。我们的部门会在填写关闭/取消公司卡的表格时通知管理员将未支付的费用转给谁。

[kristyhourd]

你能解释一下你是如何将未付费用转给经理的吗?您是否能够将公司卡费用转移到另一个Concur配置文件?

[SandraA]

在公司卡管理员中，您可以将公司卡分配给经理。您必须确保事务没有分配给报表。

对我们来说，这会在费用归属方面造成太多的混乱。特别是如果指控有问题，经理不会想要那些在他们的名字下。

[SandraA]

我们联系经理，请他们确定一名员工作为代表。

通常很难让他们采取行动。有时，我们最终会自己和解。

[AmberLee]

任何自付费用将被删除，除非HR特别要求支付

信用卡费用必须处理，所以我们在商业目的中加入了“称为员工/最终费用报告”。

如果收据丢失，我们以他们的身份登录使用MRA。

[RichardG]

嗨,斯泰西,
我们的程序完全按照@SandraA．

亲切的问候

[walshgroup18]

我们联系经理，找出在哪里编码未偿还的信用卡费用，然后我们编码并提交它们。

我们只提交自付费用，如果在30天内购买。

[DavidW]

我们的费用处理人员会联系被聘用员工的主管，他们会一起处理未偿还的费用。有时我也参与其中(concur admin)，如果员工已经在concur系统中被终止，以便重新激活帐户、委托等。

我们还实施了一个流程，作为离职流程的一部分，员工必须提交他们的最终费用报告(在解雇之前)。如果他们不这样做，他们的退出将是不完整的，并将推迟他们的最终工资。这在99.9%的时间里解决了这个问题。

谁不想尽快拿到最后一份薪水呢?

[Entrepreneur64]

扣留他们的支票会不会让你在法律上陷入麻烦?

[AmberLee]

是也不是。有些公司在政策中有一项规定，要求员工同意公司从他们的工资中扣下任何个人/未经批准的金额。从技术上讲，这在法律上涵盖了他们，但我只见过一次这样做，那是一起超过1万美元的员工盗窃/欺诈案件，已经在法庭上处理了。

[Nancyagfa]

在与经理或人力资源部举行解雇会议时，他们会得到一份纸质的最终费用报告，并附上收据，我们会创建最终报告供经理批准，然后支付。员工也扫描了他们，我们将整个扫描附在报告中。

[MGordon]

我们每天从人力资源部收到所有被解雇员工的档案。我们会检查这些信息，以确定他们是否有公司卡，是否有余额，是否有未完成的交易。如果有未完成的交易，我们会与经理一起确定这些交易是商业交易还是个人交易，并帮助完成员工的最终费用报告。然后将其路由到经理进行批准。对于任何个人到期金额，我们将从他们的最终工资中扣除。

[PamSciarra]

我们有和Sandra A一样的流程(确定某个人作为员工的代表)。然后，我们将更改帐户上的电子邮件(不是登录)为代表的电子邮件，以便任何后续消息(特别是自动消息)被发送到代表。

因为公司卡的费用可能在员工离开公司后才会出现，所以在一切都解决之前，我们不会停用他们的账户。

此外，因为我们是加州的雇主，我们不能仅仅为了支付未支付的费用而推迟最后的薪水。

[AmberLee]

委派选项适用于员工辞职或有时间添加收据的大多数情况。一个被解雇的员工几乎没有机会收拾东西，更不用说完成他们的费用报告了。我之所以提到以员工身份登录是因为这是使用丢失的收据宣誓书的唯一方法。

因为我们需要收据，而且即使是正式员工使用MRA也必须记录在案，这是附上MRA的唯一方法。如果你不要求提交收据，或者你不介意不记录丢失的收据，你可以添加一张空白的纸或上传一份MRA的硬拷贝，像以前那样。

现在，如果我们想继续解决这个问题，因为以其他人的身份登录是一个巨大的禁忌(这是法律术语)，我们需要的是一个“术语”状态，一个代表可以合法使用的唯一的缺失收据宣誓。它可以设置为30天后自动更改为不活跃状态，以限制所需的帐户管理数量。它甚至不需要是一个新的字段，它可以像设置将来的期限日期一样简单，以便委托可以在此之前的任何一天使用它。

或者，如果你想让事情变得更疯狂，让事情变得更简单，让我们创建一个独特的丢失收据宣誓书，该宣誓书是根据委托设计的。这样，所有为拒绝签到的主管做费用报告的行政助理也可以选择。

现在没有选择的原因(有人告诉我)是因为MRA是员工每次使用时都要签署的法律文件。委托的版本是一样的，但是增加了一行，说:“我已被授权使用这份宣誓书。”

[patilr1982]

从流程的角度来看，我认为你们已经有了足够多的回应。这个我就不讲了。

我的大多数客户都与SAP集成，即主数据来自SAP到Concur，费用贴到SAP

除了建立一个流程来做费用报告，还有两件事要做。

1.Concur中的员工配置文件保持活动状态(没有审批人角色)。根据公司不同，期限为60天~ 90天。这允许以委托的形式创建声明。委托还意味着您在Audit跟踪中拥有历史记录。代表们显然被设置为接收电子邮件。

2.SAP中的员工供应商保持开放，允许在最后一天之后发布任何创建/批准的费用报告。

[斯泰西]

感谢所有回复你的人!看到和了解其他公司在做什么真的很有帮助。我们目前使用该位置的委托作为我们的流程。许多评论证实其他人也在做同样的事情。

祝你一周愉快-

斯泰西

[KathyT]

我们还设置了一个委托。由于这是一个重复的任务，我们希望通过每天晚上的550记录自动化委托设置。不幸的是，不能将委托分配给有550记录的被命名的员工。我们已经提交了一个增强请求和解决方案建议。有人遇到过这种情况吗?

[AmberLee]

是否有一种方法可以设置它，使它不能禁用未提交费用/报告的配置文件，然后向团队发送警报，以便他们知道需要采取行动?

[lperez-lopez]

嗨,史黛西,

我们代表合伙人提交费用报告。

1.如果我们事先收到终止通知，我们会要求员工以电子邮件的形式将最终收据发送给我们。然后，我们创建报告并附上所提供的收据。如果信用卡交易少了收据，我们使用对账单作为文件。

2.如果我们没有收到事先通知，我们只处理信用卡交易报销，并附上对账单作为文件。

如果有任何问题请告诉我。我很好奇其他企业是如何处理的。

丽莎