从更新和自动化费用管理系统,而且不只是以你可能期望的方式。虽然员工们经常抱怨耗时、过时的流程,但许多人也在无意中或有意地提交了一些“有趣的”个人开销,而这些开销是那些人工系统没有记录下来的。通过将您的费用管理软件引入未来,您可以简化员工的费用流程,并确保可报销的费用是准确的和符合要求的。此外,处理时间减少,决策改进,为企业节省了实际成本。
以下是你应该更新你的费用管理系统以使你和员工都受益的三个理由:
1.过时的系统造成了损失
当谈到费用管理时,员工对他们使用的流程有很多话要说。事实上,在一项针对500名中小企业负有应付账款责任的财务团队员工的调查中,结果如下:
人们抱怨最多的是什么?
- 47%说这太费时间了
- 38%抱怨收到报销时间过长
- 36%认为这是过时的
- 35%担心会浪费太多的纸
这些投诉往往是由仍然用于管理费用、发票和收据的过时系统引起的。当员工被问及目前费用管理流程的一部分是什么方法时:
- 66%像Excel这样的电子表格
- 55%有发票和收据文件夹的文件柜
- 43%手写的记录,如纸张、记事本或便利贴
2.夸张的报告更常见
抱怨费用管理过程很容易,但有些员工也利用了这一点。事实上,负责美联社的同事们认为,近五分之一(18%)他们的同事提交的费用实际上是个人的,与工作无关的费用。
当被问及最常被滥用的可报销业务开支类别时:
- 33%比如餐厅和体育门票之类的招待费用
- 27%说吃饭
- 17%比如停车和公共交通
- 15%说办公用品
这还不是全部。回应调查的人士表示,同事提交的资料包括:
- 来获取的
- “整容”
- “矿泉疗法”
- “牙齿美白”
- 有利于家庭的乐趣
- “孩子的大学学费”
- “(这名员工)说可以帮助他更努力工作的大屏幕电视”
- “婚礼费用的一部分”
3.未来的你的费用管理
随着商务旅行和相关差旅费用的增加,企业和差旅经理提高费用管理的效率和透明度比以往任何时候都更加重要。64%受访员工表示,与2016年相比,2017年公司在差旅上的支出将增加——在如今的科技和移动时代,差旅支出只会变得更加复杂和繁忙。
那么公司如何提高效率并帮助防止费用报告错误呢?当有AP职责的员工分享如何改进他们现有的系统时,以下变化是最重要的:
- 57%:允许供应商和员工获得更好信息和监控费用报告状态的技术
- 57%:扫描费用报告并自动输入数据的技术
- 54%:集成费用报告和发票管理系统
- 40%:通过移动设备提交费用报告
考虑现代的费用解决方案
自动化费用管理系统的好处有两方面:
- 少抱怨
- 更清楚地了解支出
与同意费用这对你的利润和你的员工来说都是一场胜利——即使他们不能因为那台大屏幕电视而得到补偿。看一看我们的信息图表,就能清楚地了解为什么改善你的支出管理是让你和你的员工都开心的必要条件,以及提高你的底线。