建立一个差旅和费用管理的政策

你知道当你从一个员工那里收到一份开支报告,上面写着在丽思卡尔顿酒店住一晚,和一个500美元的客户共进晚餐?这时你会想,“我们的费用政策到底是什么?”或者,你可能在想,“我们真的有费用政策吗?”

也许这并不像在丽兹酒店的一夜那样极端,但在中小型企业的生命周期中,几乎总是有那么一刻,你会意识到,也许每个人都不会只是做正确的事情。甚至期望是模糊的,需要澄清。

这时,你就知道你需要考虑制定一份旅行和费用(T&E)政策,或者至少认真更新一下现有的政策。你不仅是在保护自己不受欺诈,尽管这是其中一个原因,你还为你的员工指明了正确的道路。从来没有人抱怨过明确的期望。

那么你的旅行和费用政策从哪里开始呢?

一项有效的支出政策涵盖了员工自主支出的所有方面,包括商务旅行、公司信用卡的恰当使用、突发事件计划(如旅行取消或紧急情况)、个人问题(如配偶或伴侣的旅行或附加旅行),当然,还有,费用报告提交和批准指南。

所有与这些项目相关的东西都需要清楚地说明:

  • 商务旅行
  • 公司卡
  • 应急计划
  • 个人问题
  • 行政指导方针

填写细节

你的政策应该是具体的,从医疗设施到紧急情况,以及个人和商务旅行的混合。所有这些事情都会在某个时点或另一个时点出现,特别是随着公司的发展,你最好提前做好准备。政策越详细,你就越不可能与员工进行那种令人难堪的合规对话。

一步一步的指示

我们知道制定一个T&E政策可能不是你想要的生活方式,所以我们希望我们能让你更容易。请观看我们的网络研讨会的重播,由IT管理主办,题为制定员工会遵守的差旅和费用政策,这将逐步让你了解关于什么、如何、为什么需要开支政策的细节,以及你如何让你的员工遵守它。

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