拜拜纸，你好自动化:SAP Concur播客与创新获奖合作伙伴neylux对话

“我们不喜欢我们现有的纸质流程，我们甚至讨厌审批流程。因此，请以一种创新的方式建立系统，”这是一位客户向奈勒克斯团队提出的挑战。SAP Concur的价值体验组总监Jeanne Dion和neylux的联合创始人Siegfried Krause分享了他们是如何解决这个问题的，不仅是为一个客户，而是为众多组织从讨厌审批工作流转变为喜欢洞察和体验。在听了neylux如何处理这个敏感话题之后，你可能会找到方法来改变你自己的流程。

这个四集的播客系列庆祝SAP Concur合作伙伴奖的获得者。neylux获得了2020年两项合作伙伴创新奖之一，这在全球大流行的情况下是相当了不起的。其他过去的获奖者包括:美国航空公司，林登组,美国运通全球商务旅行．请在我们的播客频道收听每一集，SAP协议对话，以获取在您自己的组织中实施的最佳实践。

你可以收听本期节目苹果|亚马逊|Spotify|听着笔记|Acast|谷歌或者在你最喜欢的地方找到播客。

记录:

珍妮迪翁:

大家好，我是珍妮·迪昂。我是SAP Concur公司价值体验交付团队的主管，今天我请到了neylux公司的Siegfried Krause。齐格弗里德今天将和我们一起演讲，因为neylux是我们的创新领导者之一。他们实际上能够在Concur中使用我们的客户web服务来创建一个新的创新，以构建一个真正的集成，以满足客户与他们的工作流相关的自动化需求。齐格弗里德，你能介绍一下你自己和奈勒克斯公司吗?

齐格弗里德克劳斯:

是的。谢谢你，珍妮。我叫齐格弗里德·克劳斯，是neylux的联合创始人。所以我们和一个非常好的同事一起找到了这个，回到2016年。所以我们公司并没有那么老，但在差旅和费用管理解决方案领域有近20年的经验。所以我们成立了这家小公司，因为我们热爱我们所做的事情。我们专注于SAP和SAP Concur的差旅和费用管理解决方案。

珍妮迪翁:

谢谢你！所以我今天想讲的是一个优化游戏，你和一个客户，一个我们共同的客户，带来了一种更少的人工方法和一种更自动化的方法来提高效率，因为自动化是当今组织消除人工的关键联系，能够更专注于分析和战略，但仍然牢记合规。所以我不介意，你能不能告诉我们这个项目是什么，客户遇到了什么问题，你是如何解决的?

齐格弗里德克劳斯:

是的,是的。当然。所以我们在一开始就接触了这个客户，他们已经说，听着，伙计们，我们真的很喜欢创新。我们不喜欢纸质流程，我们甚至讨厌审批流程。所以请用一种创新的方式来建立这个系统。当然，Concur Solutions，就是为这样一个创新流程而构建的。最后，我们讨论了很多关于工作流程的问题，因为最后，是的，经理想知道，想看到发生了什么，这里的支出管理发生了什么，用户在这里会有什么。但最后，我们建立了一个解决方案，我认为它真的很好，很直接。每个人都得到了他们需要的信息，但没有进行正式的批准步骤，而是进入系统，在检查一些项目后点击一个按钮。

这就是我们找到了并行解决方案的方法，也有一些特殊的开发，因为我们公司也有自己的开发部门，专门研究这类东西。是的，Concur在最后，不仅是一个最佳的实践工具，而且它还可以灵活地添加一些插件，将一些客户自己的想法带入其中。我们遇到了这样的挑战，好吧，我们有一个审批流程，他们想要摆脱它。但最后还要说明经理对所有成本的控制和总览。所以我们建立了一个被动的认可机制。那是什么呢?被动审批是指员工输入所有数据。然后我们在欧洲，在德国也使用了一致审计来完成所有的审计任务，最后经理会在电子邮件中得到一个总结页面和PDF格式的文件。

他看到了所有的项目，所有他们需要的信息，但甚至没有触及系统或做积极的审批流程或其他什么，每个人都很高兴。当然，如果有什么奇怪的事情，或者经理想要更好地了解的事情，那么人类就会出现。所以，互相聊聊，看看到底是怎么回事。所以顾客对它绝对满意。我们真的很自豪，我们甚至得到了Concur的一个奖项或创新奖，因为这听起来有点简单，但最终，它是一个巨大的实现和开发背后的场景。因此，所有相关方都不需要再为此而斗争了。在幕后，这个解决方案一旦自动通过系统，也会到达经理的收件箱。

珍妮迪翁:

我有很多问题，但首先我想说，这真的让我的心在一个非常书呆子的工作流程中歌唱。我喜欢你与你的客户和我们的客户合作，以更数字化的方式思考工作流是如何工作的，并从中发展。我们一直都是这么做的。这总是在纸上工作的方式，在真正的数字平台上思考它。我知道，对于许多多年来一直使用SAP Concur差旅和费用的客户来说，最初的转变是从纸质系统转向电子系统。在过去的五到七年里，有很多新功能被添加进来，以改变工作流程的发生方式，从而允许重新想象。

您谈到的一部分是使用Concur审计类型工具。所以这就意味着合规对客户来说仍然很重要。你能谈谈他们是如何想到信息才是他们真正的关键点而不是合规点的，他们有一个工具可以做到合规?

齐格弗里德克劳斯:

这家公司很有创新精神，它想要，走在前面，甚至让整个过程对相关各方和员工来说都尽可能简单，当然，他在出差的路上，为公司做很多重要的事情，有一个小小的管理流程来把数据带进来。但可以肯定的是，它也必须是兼容的。它必须符合这里的旅游政策和官方规定。所以这是一个部分，这很重要，不要只是说，哦，好吧，我们是一家高级公司，我们不需要批准。不，这不是我的想法。这个想法只是为了简化，为了摆脱旧的想法，拿出你的铅笔，签署一些文件，然后把它送到下一张桌子，同样的事情一遍又一遍地发生。

所以这里实际上是说，谁需要知道什么时候他需要知道，什么样的设置，知道这些信息。因此，我们还在解决方案中使用Cognos工具定义了真正的部分，并说，好吧，这对管理器来说是重要的信息。这是我们放在最后的。如果他需要这些信息来进行最后一步，你可以在报告中找到，但不是他真正经历过的事情，有很多工作要做。所以合规是存在的，或者Concur Audit做得很好，关注税收法规、增值税回收等最微小的事情，我们都最了解，但没有人愿意做这些事情。但最后，我们有来自Concur的优秀团队来做这件事。

经理可以自由地查看信息，但不能停止这个过程。所以最后，这也是报销速度的问题，财务报表速度的问题，这也是我们讨论的一个大话题，因为经理有时间。等审批要等一整天。不，不完全是。所以他可以在一次又一次的会议上查看，甚至在另一天，但我们不会停止财务报表的过程，也不会停止支付给员工，这非常重要。

珍妮迪翁:

这很重要，因为你提到了两件事，让我很震惊。在美国，我们谈论的是经理在审批流程中的位置。很多时候，我们的顾客会对我们说，他们要确保花费是合适的。在美国，我们有一种说法，牙膏已经用完了，消费已经发生了。所以除非你有一台时间机器，否则你如何阻止已经发生的事情。因此，这实际上让经理们确认支出与预算相比是合适的，更多的是成为合规官，这真的不是他们的职责。

第二部分是关于，你知道，报告上的多次修改会使费用报告变得非常昂贵就员工本身而言，以及他们在这上面花费了多少时间。因此，我认为这种创新是我们的客户重新思考如何做到这一点的开始和前沿。在实施这种类型的工作流程之前，您是否从客户那里获得了任何改进数据，他们能够从基线测量这些数据?

齐格弗里德克劳斯:

是的,当然。绝对的。这是一种真正的信任文化。同时也要制定政策，这也是项目的一部分，或者找到一个真正的政策制定这样员工就可以在一定的质量下出差，但也不会在他回来的时候因为金额太高而挣扎，经理不得不拒绝一些东西，就像你说的，这真的很有趣。是的，花费完成了。现在，只有一个问题。所以问题更多的是关于我们如何集中精力，可能在未来，一些员工会说，听着，我已经检查了你们上次的费用报表，请确保下次它能更好地控制，但回到测量的问题上，是的，我们做了sme测量。

此外，客户还测量了进入的时间，直到报销。并且在整个渠道的整个过程中，有一个显著的缩短，从两到三周到一周。这也有帮助，即使有人说，好吧，可能是这样。所以你以后会拿到钱，但最后，这也是一个你如何对待你的员工，你如何服务，不仅是你的客户和速度，还有你自己的员工，让报销过程在很短的时间内完成的问题。

珍妮迪翁:

哇。所以从两到三周减少到一周，这是很重要的。我的意思是，这影响了一切，从财务报告和能够以适当的方式公布数字，一直到，正如你所说，到支付员工，在某些情况下，特别是如果他们使用自己的信用卡或在某些领域支付现金，在这个过程中，基本上是独自浮动公司。所以这真的很重要，涉及到企业的很多不同方面。我喜欢这样。

我们已经专门讨论了您的客户，但是我很乐意，现在这个想法开始在我们的一些其他客户的头脑中酝酿，我很乐意向您请教客户如何准备好向更自动化的工作流程转变。你会建议他们做些什么来为这样的事情做准备?会从政策开始吗?

齐格弗里德克劳斯:

是的,当然。问题通常是公司/组织，来自后台的组织会说，是的，我们对这种纸质收据不满意，我们不满意，但是我们有很多想要看到的东西和法规等等。所以他们很可能会说，好吧，数字专家，密钥，Concur会付钱给我，达到一定的水平。然后他们很快就开始了项目的配置说什么费用类型等等然后说，停，停，停。是的，我们是来帮你配置系统的，但是请记住你最终想要达到的目标，你想要有200种费用类型，或者你想要有一个为你和客户服务的系统，你的最终客户是什么?你的最终客户就是你的员工。

因此，如果你把所有这些规定都放在一个新工具中，那么你将无法实现你的目标。当然，员工的目标不是，填写正确的数据。因此，我们开始回顾一些步骤，看看政策，看看他们想要达到的目标，然后讨论某种方式，我们可以在哪里实现，我们如何实现，然后来建立系统。然后每个人都想知道他现在是为了什么，请求Concur设置中的数据。

珍妮迪翁:

这很有趣。你之前提到了信任流程和员工，这种信任的理念是健康的企业文化和明确的政策所固有的。对于我们的一些客户，如果他们想向他们的高级管理人员展示自己，你有什么建议吗?要想取得成功并让他们接受，关键的条件是什么?信任真的是最重要的部分吗，还是还有其他的东西?

齐格弗里德克劳斯:

信任真的很重要，尤其是在今天，我们都在努力寻找适合我们工作的人。这是一部分，但也很重要。要改变一些东西，真正强大的管理成本是什么。这意味着我们有一个过程。这是一个很小的过程，但它非常重要，因为组织中的每个人都以特定的方式来参加这个过程，不，你会去出差或为某个活动买一些花或其他什么。所以每个人都在某种程度上参与其中。这就是观众。公司的用户非常庞大。这一点也很重要。所以，首先，说，好吧，我们想要精简，你想要减少管理成本。 But on the other hand, you have the employees, the persons, which will use that kind of functionality.

在那里，你也需要给它一点信任，让它做正确的事情。最后，如果这没有发生在一些人身上，我真的相信大多数人只是正确地做和使用工具，但可以肯定的是，系统中总是有一些误导性的信息和东西。这里还有Concur工具，这些工具可以发现并跟踪。但最后，问题是，它是否需要像员工输入数据，每一秒都弹出?哦，是的，这是危险信号。哦，你得进来另一件事。或者如果你输入了这个，你也输入了那个。所以问题是，在这个过程中，你会向员工提供多少钱或者说，好吧，是的，我们信任我们的员工，他们会输入他们花费的数据。然后我们也有一个很好的报告，看看这是否有误导性，或者这对我们的组织是否正确。

珍妮迪翁:

这很有趣。你提到你刚才谈到的是我经常向我们的客户提出的问题。这就是我所说的“旗帜疲劳”，每当他们输入一些东西，另一面旗帜就会跳出来，基本上是在提醒他们做一些事情。过了一段时间，员工们就不注意了。所以你的观点所涉及的数据实际上可能不是好数据，因为他们已经开始厌倦或厌倦于看到这些。他们说，是的，是的，我知道我做了我该做的一切。我不知道你还想让我做什么。然后，他们就会继续前进。

但是你提到了一些关于数据的部分。您确实提到，您正在合作的客户实际上正在使用一些Cognos数据来帮助构建他们的系统，并向前推进他们的系统，并为他们提供数据。对于正在考虑转向更自动化系统的客户，您有什么建议?在达到这一点之前，他们应该寻找什么样的数据点，或者应该组合什么样的数据策略?

齐格弗里德克劳斯:

关于Cognos工具和报告中应该包含哪些内容，这是一个非常好的问题。结束时,我们有很多标准的报告,我们可以浏览很多信息,但我们希望,或者我们总是做的与我们的客户首先,设置过程,然后思考还重要的实现和遵从性和支出的一部分,不同过程的数据,以确保在此过程中,我们提出报告,完成,这是肯定的。但我们也已经做了一些非常好的，来自Neylux的最佳实践报告，它可以获得很多信息。

珍妮迪翁:

最佳实践报告，我很喜欢。很多客户都有这样的要求，所以我认为你能够识别出这一点非常棒。我想问个问题。我知道之前我说过用时光机回到过去，我希望你们能想象一下用时光机往前走。你在我们的客户群中看到了什么趋势，或者你对过去12到18个月里看到的事情做出了什么观察，你认为这些对客户在考虑自动化之旅时考虑的事情很重要吗?

齐格弗里德克劳斯:

是的。是的。肯定的。尤其是在欧洲，最重要的事情之一就是数字化。没有人，我们往回走。所以我的职业生涯开始于很久以前，但即使是用旧的SAP软件，里面也有很多东西，仍然是基于纸张的。也就是说，没有客户认为还需要纸张。有时它会出现，因为其他组织提出了法律观点，但我们已经做好了充分的准备。我们也知道，有些国家仍然需要纸张。在大多数国家，你不需要任何纸张，这是肯定的。 Something, which I really see, yeah, that is not a question anymore. That is a really a hard fact to go to Concur, to change what they have on the setup and really paperless and digital, that is one part. The other part is to get rid of really extreme workflow ideas of having tools three step approvals to involve the higher management departments and so on.

这也很好地看到，他们真正理解这不是一个过程，你可以在花费之后控制。你必须考虑更多，给你的员工建议，如何花钱，花什么钱。这也很好看。是的，一个大的趋势是在一年内，我们真的准备好了，那就是把所有不同的系统结合起来。所以我会说SAP后端系统或其他财务系统，人力资源主数据等等。因此，看到客户真正关注集成，并真正检查和尝试，以从设置中获得最大收益，这绝对是很好的和令人惊讶的。从建筑的角度来看也是如此。

珍妮迪翁:

这些都是很好的建议和对趋势的看法。您是否看到客户越来越趋向于自动化的合规情况?我知道您之前提到过，您为这个奖项合作的客户拥有一致性审计工具。你是否看到越来越多的客户依赖人工智能或机器学习类型的工具来提供更完整的合规情况，并将这些经理从流程中移除?

齐格弗里德克劳斯:

这真的很有趣。我们真的很期待这个观点真的说，好吧，如果真的发生了，从学习的角度来看，我们知道它是正确的，没有人需要用人类的眼睛去看那个文件。这才是我真正期待的，也是我真正想要实现的，这才刚刚开始。我认为在技术上有很多可能性来建立它，但这只是开始，许多客户甚至可能100%检查文件。所以这是一个趋势。有一些客户已经说，不，不，不，我们没有检查所有这些东西，没有人的时间。所以我们节省大量的时间和质量不下降显著,这是每一个人,或者大部分的顾客期待,AI的员工,只是在一开始,我想在这里,我们也和你们一起从一致,我们正在寻找更多的观点,客户理解,好吧,真的有这种技术,我们可以下一步在这个过程中,变得更快。

珍妮迪翁:

是的。谢谢你！谢谢你的观察。我想我的最后一个问题是关于客户的衡量。所以每个人都非常关心，你知道，关键的绩效指标和衡量这些自动化变革的成功。因此，从基线的角度到改进的角度，您是否会建议客户在进行这些更改之前开始收集基线，以便一旦进行了更改，他们可以真正地识别和记录他们的成功发生在哪里，以及他们的团队的改进是什么?

齐格弗里德克劳斯:

是的，这是一种复杂的设置，也是我们在这些项目中试图关注的问题，但老实说，目前仍有一段路要走。因此，大多数客户更希望建立数字化流程，简化流程，将最佳实践落实到位。当他们更熟悉这些工具的可能性时，就会进行测量。因此，我们也试图与他们取得联系，说，好吧，看，这使改变完成。或者在这里，我们在你的过程中仍然有改进的部分。

珍妮迪翁:

你又提到了最佳实践，有没有什么具体的最佳实践是你建议客户的，但我们还没有提到的?

齐格弗里德克劳斯:

是的。我们的一个…在工作流领域，因为这是我们在这个领域进行创新的地方，是的，经理是在工作流的最后。所以如果你要检查一些东西，如果你要查看Concur Audit或你自己的流程，员工会把它放在第一位，这样经理就能得到最终的结果。经理不应该像前一部分一样，经常选择第二部分，说，好吧，经理同意。然后就是记账。

这是我们想要避免的事情。所以我们有一个政策，我们有规则，我们知道什么是公开的，等等，首先检查的过程，所有技术上正确的增值税都是正确的。文件是正确的附加，每一个单独的套房等等。所以，然后经理就看着它。正如我们的创新奖所言，你可以通过一些信息来了解它，而不是直接停止这个过程，但可以肯定的是，我们也有客户想要经典的批准，那是一个勾框和按钮。但是经理应该在最后一切都清楚的时候再做。这是我们在流程中给出的最大建议之一。

珍妮迪翁:

我百分之百支持这个建议。我相信这可能是运行工作流最有效的方法。我喜欢听你谈论这个问题，因为我认为我们有时会忘记我们的客户在用以前的方式看待事物。现在所有的数据都到位了，他们可以把管理器移到最后，因为有很多不同的工具和功能可以做以前发生的一些工作。这样经理就可以成为这一步的最后一步而不必一遍又一遍地做第一步。所以我非常非常喜欢。还有什么我忘了问的吗，或者还有什么你想说但我还没提的吗?

齐格弗里德克劳斯:

不，这是非常有趣的演讲，很高兴讨论一些特性，我们对这个特定的客户做了什么，但我也希望有可能谈谈范围，关于什么是可能的，是什么带来了这里的技术和Concur工具。现在，我们仍然享受着与世界各地不同类型的客户实现这一目标。是的。非常感谢。那真是太好了。

珍妮迪翁:

谢谢你的宝贵时间。我真的很感激。我喜欢听到这个关于自动化的新观点，关于如何将工作流程转变为更自动化的状态，以及它如何实际涉及组织的许多不同部分，无论是员工如何输入信息，信息如何被审查，信息如何被吸收，然后信息如何被转移或转化为那些财务报告。这对我们看待事物的方式来说是一个巨大的变化，从纸质到数字化是至关重要的，特别是在这个时候，组织真的变得更高效和有效，允许他们的员工真正更有战略和分析性地看待事物，而不是花费大量时间在这些可能或不可能为系统增加价值的手工流程上。再次感谢你，齐格弗里德，非常感谢。我期待看到你为我们带来的下一个创新。希望明年，我们还能再和你谈谈。

齐格弗里德克劳斯:

是的，我们正在努力，非常感谢。

珍妮迪翁:

好的。谢谢。我是Jeanne Dion，再次请大家随意浏览concur.com或者听一下我们提到的任何类型的特性或功能。请随时查看并访问neylux网站，以便您可以了解他们所提供的以及合作伙伴。感谢大家今天的宝贵时间。祝你有愉快的一天。

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Jeanne Dion是SAP Concur价值体验交付团队的主管，该团队为客户提供数据驱动的方案改进见解。她是一名经验丰富的专业人士，专注于差旅、费用和应付账款平台的智能支出管理。在对流程改进的热情驱动下，Jeanne希望将每个客户带到最佳实践标准，同时确保他们的业务目标仍然是主要焦点。当她不深入挖掘数据以确定趋势和项目行为时，她喜欢和女儿一起旅行，并在社区里做志愿者。

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Siegfried Krause是SAP Concur实施合作伙伴neylux的联合创始人兼首席执行官。

在SAP的职业生涯中，他在商旅管理领域担任过不同的职位。2009年至2016年，他作为自由职业者积极实施SAP差旅管理解决方案。

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