本文最初发表于GCN：公共部门的技术，工具和策略2018年1月30日。
虽然国家和地方政府开始将应用程序迁移到云端，但许多人忘记了更新他们的旅行和花费管理系统。通过更好的度过管理解决方案，机构将增加合规性，更多信息，了解改进的决策和更好的图片来分配资源，使他们更容易专注于为公民提供更好的服务。
在一个最近的调查，只有16％的公共部门员工表示他们可以访问云或基于网络的系统来提交费用。事实上，近40％仍然使用笔和纸，而27％使用Microsoft Office应用程序，如Excel，以生成费用报告。这些陈旧的过程难以追踪，容易出错，易受浪费和滥用，这考虑到员工发起的费用是薪酬犯规后的最大国家和地方组织的第二大可控支出。
这些笨重的花费管理进程也意味着减缓偿还时间，可以让机构专注于他们的使命。超过80％的公共部门受访者表示批准费用需要两周或更长时间。甚至更加令人担忧，几乎一半的受访者都不会受益于直接存款，自动费用报告，集成旅行预订或移动收据创造和批准的简单功能，所有这些都是当受访者排名最期望的功能时都是最重要的。
自动化内部流程和转向基于云的系统是一种简单而有效的方法，可以提高透明度和重定向到面向公民的计划，这对于面临更严格预算的国家和地方政府至关重要。通过增强的费用跟踪，各机构可以通过采用少于传统系统或开发内部解决方案，更好地控制成本，并通过采用较少的软件服务解决方案来减少支出。
尽管采用新的支出管理解决方案的明显好处，但80％的受访者表示，他们的机构对基于云的解决方案没有开放，归因于缺乏预算（26％）或领导力缺乏优先级（47％）。在采用国家和地方政府的云倡议有所缓慢，现实世界的例子开始表明云的成本节省，可扩展性和改善的安全性可以帮助机构专注于战略举措，而不是批准费用。对于成本问题而言，自动化支出管理系统可以花费维护传统系统的一小部分，并提供代理投资的立即回报。
改进的支出解决方案的好处超越了财务。当被问及他们最喜欢改变其现有系统的特征时，受访者描述了宽敞的问题，包括移动性。诸如收据捕获，报告创建和批准等移动功能对于劳动力变得更加移动，但目前只使用这些功能八分之八。经常在路上的成千上万的代理员工应该能够预订和更改旅行计划，从他们的亚马逊应用程序购买购买时，从他们的移动设备提交发票或批准请求。
在州和地方政府的更好，更现代的度过管理系统最终不仅仅是关于旅行，费用报告或发票。它是关于一个连接的开放的生态系统，允许机构获得更完整的支出图片，丰富员工经验，改善了新的见解，增加了代理机构的使命的新洞察力，增加了合规性和重新聚焦资源。
