在一个入学人数减少、预算削减、招聘冻结的世界里，高等教育的未来会是什么样子?在旅行限制的这段时间里，没有比这更好的机会来彻底重塑你的机构旅行和费用政策。
现在是时候以一种更负责任、更负责任、更透明的方式来忽略诸如“我们一直是这样做的”或“我们不能控制教师开支”之类的想法了。基于我们的经验和与SAP Concur客户的讨论，我们相信以下最佳实践将帮助您的机构更新差旅和费用政策，以提高可视性、效率和可靠性。
最佳实践1:创建一个旅行工作组
在校园努力从不同的选区获取输入和买入对于建立适合每个人的新政策和程序至关重要。务必包括来自风险管理，发展/进展，招生，田径，留学，留学，融资，您的Covid反应团队，学术院长或普罗峰以及教师和学生代表的关键利益相关者。
讨论关于返回旅行的担忧，比如安全协议和校园政策。还要检查哪些旅行政策和流程在过去行之有效，哪些管理起来比较困难或耗时。您的机构如何实现成本控制目标，同时又为旅行者简化流程?
在制定新课程时，让所有利益相关者都参与进来，也有助于获得高级管理层的支持。随着新的旅行政策的形成，旅行工作组可以成为你的校园倡导者，帮助推动新流程的采用。
最佳实践2：考虑授权TMC使用
旅行管理公司证明，在Covid-19早期的日期，帮助旅行者从国外返回。他们继续援助未使用的票务抵押贷款也是一个巨大的帮助。目前不授权TMC使用的机构可以从这样做中获取多种福利，例如更大的透明度进入旅行者的行程以支持您的护理义务;帮助为您的员工谈判供应商折扣和其他供应商福利;和更多费用的可视性和合规性．
如果您有几个tmc，可能是考虑合并它们的好时机。当旅行者需要帮助时，很少有tmc可以帮助他们知道该去哪里，让财务部门更容易看到所有校园旅行数据。整合还有助于在校园内实施一致的政策;例如，适用于校园旅行的预订政策也应该适用于Athletics。
调查为什么不同的团队使用不同的tmc，并寻求在可能的情况下进行整合，并与高层领导合作，实现这一变化。在你调查的时候，也要记住，只有一个TMC会阻碍你的大学充分利用供应商关系和未使用的门票。此外，当前的经济形势也带来了一些旅游供应商可能合并或关闭的风险。在评估当前的tmc时，请考虑所有这些因素，以帮助您防止潜在的中断并简化流程。
最佳实践3:围绕旅行审批制定新的指导方针
新的旅行安全问题和预算限制要求制定新的规定。例如，您可能希望要求旅行前批准，不仅考虑预算、旅行目的和使用的旅行供应商等标准问题，还考虑COVID-19风险，如旅行后返回校园的政策。这可能意味着限制或禁止前往高风险地区。确保旅行前的批准可以帮助决策者在旅行者离开之前，而不是在他们离开或已经返回校园之后，了解高风险目的地。
可能还需要实施新的采购、支出和问责程序，为大学带来更多的旅行数据，削减成本，并创建更有效的后台程序．例如，您可能想要更改购买/旅行卡门槛，确保频繁的旅行者获得大学发出的信用卡，更新您的每日税务策略，或要求学生和员工使用您的TMC进行机构资助的旅行。
Case in point: In 2020, how much time did your staff spend trying to track down ticket numbers, pull receipt images, and uncover how many unused tickets your AP department had reimbursed to your employees prior to travel or because they couldn’t get a refund? Consider requiring all airfare expenditures be charged to a university liability card to ensure ownership of the credits and refunds from cancelled tickets in the future. Or, better yet, provide a university travel card to all travelers.
最佳实践4:寻找提高后台工作效率的方法
裁员和冻结招聘对剩下的员工提出了新的要求，远程工作使得手工会计处理变得不可行。重新考虑如何使用SAP Concur解决方案可以帮助您找到新的方法来删除数据竖井并减少低效的手工流程。
例如，您可以设置控件，例如标记可能在报销之前的销售不符合的花费，或者创建阈值以要求普拉瓦瓦。如果您没有使用Concur®发票，请考虑将其添加以自动化供应商发票数据条目和路由，识别重复的发票，并协调发票，以及升高您捕获的花费数据量。如果您发现更多的员工和教师为他们的工作而驾驶，需要使用Google地图要么自动化里程捕获可以让他们更容易提交里程费用。
除了帮助后台办公室，自动化更多的旅行和开支流程也让员工的生活更轻松。对他们来说，预订旅行、从可以流入报告的收据和发票中获取数据以及跟踪里程越容易，他们就越有可能采用新的流程并迅速执行这些任务。随着及时性和合规性的提高，您的机构控制支出的能力也会提高。
旅行重新称达
高等教育——以及高等教育旅行——的未来很可能与过去大不相同。当前的“旅行暂停”是一个机会，可以重塑你的机构的旅行政策，这样当旅行再次兴起时，你的机构就可以更好地控制支出，让旅行者更快乐。
