如何为中小型企业找到正确的应付账款自动化解决方案

你的应付账款部门支付多少供应商?你最近有没有查过你的AP部门在过去一年里写了多少张支票?您曾经合计过每年在这个低价值的过程中花费了多少时间和精力吗?或者估计过这种精力对您的业务的成本吗?

如果您是一家中小型企业(SMB)，仍然使用手动(或部分手动)AP流程，那么这些数字可能会让您感到惊讶。

根据AMI-Partners的数据，典型的SMB与190家供应商和供应商合作。^［1］如果你每月只给这些供应商写一张支票，那么每年就是2280张支票。难怪42%的受访中小企业表示，他们在核对发票时遇到过错误。^［2］平均而言，会计或财务人员每周要花14%的时间处理发票——每个会计或财务人员每周要花5个多小时。^［3］

司机的变化

随着业务的增长，预计将与更大的合作伙伴和供应商生态系统合作，这将成倍增加AP的工作量和成本。你准备雇佣更多的人来支持这个非核心过程吗?

除非你使用自动化，否则你可能别无选择。自动化的好处还涉及到其他推动变革的因素。例如，为了竞争，smb被迫将他们的发票流程与更大的目标保持一致，这些目标包括减少开支、提高效率、提高生产率，甚至是对业务的部分进行数字化转换。这将需要消除手工流程，因为手工流程本身就很麻烦、低效和费力。

手动的应付账款流程也使监控支出趋势和行为、发现潜在错误或欺诈变得困难——这最终会导致现金流问题。对于中小企业来说，现金流就是一切。现金流的可见性对于实施支付策略是至关重要的，在这种策略中，账单可以按时支付，支付回扣可以用来释放更多的流动资金，提高公司的购买力。

选择正确的自动化解决方案

当然，挑战在于找出使用哪种云解决方案。(云对中小型企业来说是完美的，因为软件是通过互联网作为服务交付的，所以部署起来很容易，价格低廉，按使用付费，不需要现场it管理。)虽然在某些领域的功能需求会有所不同，但每个业务都需要AP自动化的核心功能，特别是:

• 自动化美联社确保财务可视性、规避风险、提高运营效率、提高数据准确性和及时性的流程
• 获得可见性进入员工发起的支出(这样你就可以“看到拐角处”)，跟踪流程和支出，并确定收入和节省机会
• 巩固花从发票到前瞻性，实时战略决策
• 准备好了就展开将所有员工支出的点连接起来——例如，通过方便地添加差旅、预算等综合解决方案，以便您能够主动管理所有员工支出

要实现这一点，您需要在解决方案中寻找特定的功能。例如:

• 为了使回报最大化，你的目标应该是完全自动化，使你的AP过程完全无纸化．这需要一种解决方案，该解决方案为您提供灵活的方式，以电子方式自动捕获并将所有发票导入系统，并支持工具中(而不是电子邮件中)所有与批准相关的通信。
• 寻找一个能帮助你的解决方案收取并支付欠供应商的款项-不是应收账款解决方案，因为这是一个独立的财务流程。该软件应该自动化从购买请求到付款的整个发票管理过程，并在每一步提供完全的可视性和控制。
• 选择一个解决方案，包括用于跟踪关键指标的标准、预定义报告和内置工具．即时报告功能提供了快速的ROI(节省的时间和精力)，以及实时、准确的应付账款视图;这使得财务部门能够建立和跟踪关键指标，持续改进AP绩效，并做出更明智的支付决策，以优化公司现金流。
• 大多数AP自动化解决方案都支持移动设备，但并非所有方案都提供自己的移动AP应用程序。确保你的解决方案提供iOS和Android的移动应用程序．通过让人们移动访问您的AP自动化解决方案，即使远程工作人员、现场工作人员和经常旅行的人也可以保持连接并参与AP流程。

这些只是您在评估软件选项时需要寻找的一些高优先级的功能。要了解更多信息，并获得关于如何建立投资费用自动化的成功商业案例的专家建议，请下载"应付账款自动化:买方指南来自SAP Concur。