这是一个有趣的时间在应付账款。在过去几年中，出现了一系列基于云的技术，这些技术能够更好地了解支出情况、更好地控制成本并显著提高运营效率。然而，大多数公司还没有跟上时代的步伐。金融运营研究所的一项研究（IFO）透露，平均而言，50%的发票仍然通过纸张、37%的电子邮件和5%的传真收到。
使用我们的发票政策模板，减轻应付款管理的痛苦。现在就下载.
手动AP系统很痛苦，而且纸张很重，需要一个人打开信封，打印电子邮件，将发票与采购订单和收据进行匹配，并决定发票是否需要异常处理。然后，所有的东西都必须送到下游进行审批。旅行让事情变得更复杂。如果你的员工被要求提交纸质收据，那么你就必须等待他们在路上多次提交纸质收据，要求那些不熟悉情况的经理批准这些费用。
因此，很难完全了解支出情况。如果你无法获得实时数据，就很难跟踪付款情况。如果您必须等待三周才能看到已付款发票，那么您很难掌握合规性问题。而且，它要求很多通常更专注于业务的经理，而这通常不是AP。
手动AP流程也很耗时。2016年阿伯丁集团研究，通过AP自动化获得发票卓越的好处,显示，手动批准发票平均需要17天，每个发票的成本为31美元。只有在这17天之后，发票才会添加到ERP系统中，为您提供创建报告所需的可见性。然后，当然，你必须归档发票和其他随发票一起提交的文件。在云计算时代，这是很多工作。
这种手动方法还可能导致发票重复、发票丢失和控制不足。报销所花的时间比员工希望的要长，供应商通常会想知道他们的发票何时才能支付。此外还有滞纳金，在最坏的情况下，可能会因为太多的滞纳金或失败付款而失去供应商或合作伙伴。
但是，当您将应付账款转移到基于云的系统时，您可以简化流程，并通过节省时间和人力来抵消成本。热心合作伙伴的研究表明，企业可以降低他们的发票处理成本高达70%通过自动化。将员工转移到新系统的情感成本也被死记硬背任务的减少和现代数字AP系统的易用性所抵消。
数字化AP流程为您提供了一种可扩展的方式，让您能够了解支出发生的时间和地点，利用快速支付带来的折扣，并集成支付跟踪、合规性和管理。有了云技术，你可以轻松而廉价地启动一个试点项目，看看它是否适合你。
通过使用基于云的AP流程，您可以：
- 自动日志发票，使用光学字符识别（OCR）从发票中提取文本
- 自动将发票与他们的POS匹配并转发它以批准（或例外处理）
- 建立一个门户，让您的供应商了解流程，实现自助服务（并降低成本）
- 在某些类型的支出和行为上设置标志，以便在出现问题时立即通知您
- 让您的员工能够使用移动技术在路上创建和提交费用报告，并在员工还记忆犹新的时候提交费用，从而降低错误率
- 自动向ERP提交发票，大大减少了手动输入的需要
- 更快地开发报告并立即了解您的公司的现金流量更好地处理您的负债
- 以电子方式归档发票、收据和其他凭证，只要需要，不占用物理空间
基于云的自动化AP使您能够降低风险，提高合规性，简化税务管理，并在不良支出发生之前切断不良支出。
