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人们普遍认为，即使油价下跌，机票价格每年都在上涨，最后一刻的旅行成本也会随之上涨。但事实可能会让你大吃一惊。最后一刻的旅行成本远比表面上看的要高。
为了了解最后一分钟旅行的真实成本，你必须计算它们对你的计划和底线的影响。幸运的是，我们得到了数据并进行了分析。
SAP Concur解决方案每年处理超过1300亿美元的商务旅行和费用。该报告研究了2018年至2020年约3000万国内往返机票预订的相关成本。*国内航班指的是起止于同一国家的航班。
航空旅行的真实成本
虽然花在航空旅行上的总金额显著增加，但机票价格并不是原因。事实上，我们的数据显示，在2018年至2020年期间，机票价格实际上下降了9美元/张。在过去的几年里，机票价格逐渐下降，而费用则持续上涨。在大流行的情况下，机票价格暴跌，但为了确保旅客的安全，费用却在上涨。
年平均机票价格
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所以，你可能想知道为什么这些天机票看起来这么高。原因很简单:航空公司一直在通过对额外的腿部空间、托运行李和机上销售食品和饮料等服务收取额外费用来弥补相对固定的机票价格。这些费用包括个人防护装备，额外的行李，或者机舱卫生旅行者和符合标准委员会，以标准化的方式，以确保旅客的安全。这一附属航空公司的收入相当可观。在最近的一次《今日美国》的故事，拉尔夫ColungaSAP Concur的差旅和费用分担:
“消费者处于劣势....与企业不同，个人旅行者的权力要小得多，企业可以通过谈判来减少一些妨害费。他们的选择有限。”
由于航空公司有超过400亿美元的收入来自于辅助费用，因此，对于管理者来说，将这些成本作为整个航班价格的一部分进行跟踪是非常重要的。通过制定政策并跟踪员工支出，就有可能避免意外费用，并对差旅支出有更清晰的了解。
提示
- 当考虑旅行选择时，旅行者需要在预订时考虑辅助费用的价格。在某些航空公司，托运行李、升级座位和提前登机的费用，或额外的清洁方法，加在一起可能会加到头等舱机票的价格上，而乘客显然更愿意这样做。
- 由于价格会因宏观经济因素而波动，差旅经理应抓住机会重新审视一级和二级合同。航空公司可能会降低票价，但仍可能包括额外的清洁和安全服务费用。
- 你的公司给航空公司的订单越多，你在议价时就越有优势，包括辅助费和改签费。
计划窗口:不要错过你的机会窗口
尽管我们生活在一个完全互联的社会，但在商务旅行方面，科技的进步并没有真正帮助我们成为更好的规划者。事实上，在过去的几年里，规划范围一直保持相对稳定。
商务旅行者的预订行为
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地平线上有什么?
数据表明，规划窗口并没有变宽。当你考虑到经济波动，需要利用最后一分钟的资源来完成大销售、赢得新客户或亲自解决紧急问题时，这是有道理的。
成本溢价:最后一刻还是在紧要关头?
最后一刻的旅行是生活中不可避免的事情之一。我们都喜欢提前很长时间计划旅行，但有时这是不可能的。因此，如果我们接受预订会在最后一分钟发生，我们就可以开始理解时间对支付的保费的影响，以及如何充分利用不太理想的情况。我们将“溢价”定义为提前14天以上购买的机票在平均价格之上支付的增量金额。
通过订票窗口平均机票价格
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我们都过着忙碌的生活，随着时间的推移，科技和商业的发展也越来越快。这意味着我们的规划时间越来越短。但如果商务旅行者有提前通知的特权，最好的办法是至少提前14天预订，如果不可能的话，至少提前8天预订。在一周或更短的时间内预订旅行会产生相当高的溢价。但也有积极的一面。如果一个旅行者必须提前不到一周预订，无论机票是在起飞前六天、三天还是一天购买，节省下来的费用都是微不足道的。
至少提前8天预订
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提示
- 通过执行一项鼓励员工至少在出发前8天订票的旅行政策，你平均每张机票可以节省159美元。
- 根据已知的出发或到达日期预订单程机票可以帮助优化最后一分钟的旅行成本。例如，在那些可以选择较低的单程机票，只是往返日期不明确的市场，旅行者至少应该预订出境游，以锁定储蓄，然后在以后溢价预订回程机票。
- 如果有很好的机会计划会改变，旅行者应该考虑预订可退票，即使是非首选航空公司的机票。这样，如果晚些时候发现更理想的票价，旅行者就可以取消和免去改签费。
- 奖励那些坚持在规定范围内预订并避免在最后一分钟预订的员工。
季节:每个季节都有它的价格
时机就是一切。这是你如何完成一笔大交易，协商新的条款，提出下一个大想法，以及/或解决一个将改变世界的严重关切的方式。但要做到这一点，你必须准备好抓住每一个机会。这意味着员工必须能够随时随地出差。但这并不意味着储蓄机会并不多。
正如我们已经确定的，你是提前8天还是少于7天预订机票是影响票价的一个重要因素，但一年中的时间也是一个重要因素。我们知道，一年中的某些时候，比如夏季和冬季假期，机票价格几乎总是较高。但有趣的是，在这段时间内，为最后一分钟的旅行支付的溢价相对于飞行的总成本来说是相对较低的。
平均机票每月:预订窗口
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预订窗口之间机票价格的百分比差异
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提示
- 当旅行是灵活的，旅行者不应该选择在夏季的高峰期旅行，特别是当旅行费用占你的总预算的很大一部分。
- 如果员工必须在夏季高峰期的最后一分钟旅行，他们在最后一分钟旅行时花费的保险费就会减少，这可能会使成本更容易得到证明。
- 在预订大型活动时，考虑在非高峰月份或其他地点预订。
关键要点:即使是在最后一刻，你仍然可以存钱
在最后一刻预订旅行只是现代商业环境中不可避免的事情之一。不管最后一分钟的出差是由于真正的需求还是糟糕的计划，都有一些方法可以降低成本并提高公司的效率。
- 为明智的旅行预订提供奖励
- 提供关于预订的最佳实践的持续教育
- 建立和执行旅行政策
- 与经常使用的航空公司和合作伙伴协商最优价格
- 使用旅行预订工具
- 在您的差旅预订工具中配置设置，以便当员工在7天窗口内预订时通知差旅经理
- 使用数据来确定行为和目标领域，将提供最大的财务影响
- 使用移动应用程序和自助值机亭来减少出行时间
我们感兴趣的是看到航空业如何改变和适应未来的趋势。随着附加费用变得越来越普遍，航空公司的应用程序变得越来越复杂，汽油价格持续波动——我们能期待的这个行业唯一不变的就是变化。
在此了解更多关于控制成本和旅行者安全和福祉的平衡问题BTN白皮书．
Shannon Mobley对这篇文章有贡献。
