当我们想到COVID-19给商业世界带来的浩劫时，数字化转型可能不是我们首先想到的。但是，无论业务是蓬勃发展还是时局艰难，新的在家办公模式已经让人们注意到，基于纸张、电子邮件和电子表格的流程是不牢靠的。
国际数据公司(IDC)中小企业研究总监莎里•拉瓦(Shari Lava)明确表示:“现在绝对是时候说，我们以前手工操作的方式行不通了。”
对于开支管理尤其如此。
取决于你提供的产品和服务，不确定性可能意味着收入的突然下降或需求的急剧上升。即使你已经开始从战略上自动化费用管理，这也不能提供你需要优化现金流、抵御混乱、为未来可能发生的任何事情做好准备的全部费用可视性和流程控制。
许多企业已经在考虑基于云的技术，使他们的员工可以安全地在家工作。与此同时，员工们担心如何报销家庭办公设备的费用，并担心纸质收据丢失。由于这些过程的延迟和零散的数据，财务团队被迫支付他们所面临的一切——这几乎不可能优化现金流，有效地指导预算，并识别错误、浪费或滥用。
毫无疑问，现在是投资数字费用管理的时候了。
阿伯丁供应链和供应商管理实践研究主管布莱恩•鲍尔解释道:“在当前环境下，对影响现金流的关键支出信息(如支出报告)的可见性，可以在生存方面产生影响，也可以在多快的时间内让公司恢复稳定，并为未来做好更好的准备。”
有了管理公司开支的正确技术，你的员工就可以不再浪费时间手动查看纸质收据和信用卡对账单，然后将数据输入电子表格或其他报告工具。当需要审核和批准费用报告时，经理可以收到自动提醒，因此不需要打电话或发电子邮件跟进。即使您已经有了这些工具，手动发票管理—使用自动发票捕获和审批工作流—也可以为您提供全公司范围内支出的完整视图。此外，人为错误以及由此引起的挫败感和返工也被排除在外。结果是，一天中有更多的时间专注于有趣的、增值的工作——提高工作满意度和员工生产力。
除了整体效率的提高，战略支出数字化还可以让您更严格地控制成本和预算。通过结合智能技术和自动化流程，您可以帮助确保您的费用数据是准确的和最新的。员工可以更快地报销，发票周期可以缩短，以减少滞纳金和月底惊喜。您还可以应用自动控制和审计规则来提醒员工不符合规定的费用。最后，将所有的支出数据整合到财务系统中，你就可以运行详细的实时支出分析，帮助你优化整个公司的支出策略。
虽然你可能已经有了一些数字支出管理工具，但重要的是确保你能够跟踪和分类公司支出的每个方面，以消除盲点。这包括费用、里程、现金与信用卡支出，以及因特定情况(如当前的大流行)而产生的支出。同样重要的是，您所选择的技术与您的后端ERP和财务系统完全集成，以便您的财务团队在需要时及时获得所需的数据。强大的支出分析可以根据类别、成本中心、团队、员工等组织数据，这样你就可以根据需要调整预算，找到储蓄机会，并引导支出选择，将你的资金放在最需要的地方。
但呼吁将支出管理数字化只是第一步。接下来，您需要找到合适的技术合作伙伴。一些必备的是简单、快速的部署;易于集成;移动工作流;智能分析;安全云托管;和可预见的成本。但最重要的是，你需要一个你可以信任的合作伙伴——一个能够为你的企业带来最大价值的合作伙伴——无论你是在勒紧裤腰带，还是在想办法扩大规模以实现未来增长。
易观梅森(Analysys Mason)高级研究分析师约瑟夫•伯特兰(Joseph Bertran)总结得很好:“现在是企业用数字化方式改变公司支出管理方式的最佳时机。”
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