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几十年来，纸张一直是工作流流程的关键组成部分，包括围绕差旅和费用管理的审批系统。但是，随着世界变得越来越数字化，各个组织都在自动化的力量中找到了新的乐趣，从而简化了流程，改变了审批工作流系统。
自动化充满了创造三赢的潜力——降低成本、节省时间、提高员工福利——对于正在进行战略思考、制定计划和在转向自动化时牢记遵从性的组织来说，自动化也是关键。
这是SAP Concur的价值体验组主管Jeanne Dion和Siegfried Krause之间讨论的话题neylux．Krause的公司专注于商务旅行和费用管理，也是SAP认证和SAP黄金合作伙伴。以下是他和Dion讨论的关于自动化如何重振和改进工作流过程的内容。
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工作流书呆子喜乐!
许多组织都急于将成堆的文件和繁琐的审批流程抛在身后。因此，当一位客户来到neylux要求重置，以一种自动化和创新的方式基本建立他们的商务旅行和费用管理系统时，neylux答应了。
“我们构建了一个解决方案，”克劳斯说。“这真的很简单。每个人都能得到他们需要的信息，但不是通过正式的批准步骤。”
相反，他解释说，该系统的特点是被动审批，从员工输入关键数据开始。一旦审计任务在过程的最后完成，经理将通过电子邮件获得一个摘要页面和一个PDF文件。如果有什么问题，经理可以在那个时候和他们的员工解决这个问题。
克劳斯说:“我们不会直接停止这个过程，但经理会在工作流程的最后来。”这种自动化设置允许流程继续进行，而不会因为在流程中过早地等待管理员的签名而导致停机。
克劳斯指出，这种自动化流程还可以简化报销速度。他解释说，虽然经理可以审查和监控这些信息，但“我们不会停止向员工发放财务报表或奖金的过程，这是非常重要的。”
通过自动化，neylux帮助客户组织将报销时间从长达三周缩短到仅一周。
我服从，你服从，我们都服从
克劳斯指出，做好自动化工作不仅仅是为了费用和报销而切换到新的工具集。当与那些想要自动化工作流程的组织合作时，他说:“我们首先要看政策，看他们想要实现的目标，然后讨论我们可以实现的方法。”
为了成功地过渡到一个更加自动化的系统，最佳实践包括对规则进行核算，在流程和员工中建立信任，以及认识到参与其中的观众。克劳斯说:“这是一个很小的过程，但它非常重要，因为组织中的每个人都以特定的方式参与其中。”
此外，Krause指出，在实现变更后，可能会将系统组合起来，并看到更多使用工具的机会。展望未来，他相信人工智能和机器学习等其他进步将带来更大的好处。
“这才刚刚开始，”克劳斯说。“有了这种技术，我们真的可以在这个过程中进入下一步，甚至更快。”
