在公共部门,即使是很小的支出管理错误也可能产生重大后果

公共机构在差旅、费用和发票管理方面承担着独特的责任。对于那些在州和地方政府工作的人,以及在高等教育中工作的人来说,在问责问题上没有回旋的余地。

当您访问公共资金时,您也有更大的义务和更高的财政责任。即使是小错误也可能有很大的后果。不幸的是,许多在公共部门和更高版本中发现自己与手动流程和偏离欺诈和合规性管理的友好数据引发了。

公共部门的欺诈和合规问题

正确的技术解决方案如何确保您的组织达到最高水平的财政责任

技术可以帮助。现代化的解决方案通过人工智能和机器学习将差旅、费用和发票管理自动化并集成在一起,从而简化员工遵从性,同时让管理员更细致地了解支出活动。

为什么使用自动化的差旅、费用和AP管理解决方案?

旅行、费用报告和供应商发票处理的自动化可以减轻员工的负担。对他们来说,提交收据和处理发票越简单,他们就越有可能遵守规则。自动化对管理员来说也是一个福音。当预订直接进入系统并自动执行审计功能时,他们可以将精力投入到更重要的任务中。

此外,现代的旅行、费用和发票管理平台应该提供自动化的工作流程,以最少的人力将端到端数据整合在一起——从预订到收据。“这是关于透明度和自动化发现的,”旅行和费用技术解决方案的思想领袖拉尔夫·科隆加(Ralph Colunga)说。有了自动化的例程,“您就可以得到描述性的词语和异常报告进行审查,而不必大海捞针。”

例如,系统可以自动收集行程数据、收据和其他关键信息来简化费用报告过程。而且,发票处理工具可以消除手动发票路由和批准。这意味着您可以捕获重复的发票,加快支付速度,并轻松地管理异常。带有gps功能的里程跟踪自动提供准确的里程报告,而在线旅行请求系统可以自动导入旅行细节和成本。

利用机器学习和人工智能

机器学习(ML)和人工智能(AI)等现代能力可以通过标记人类可能忽略的潜在问题,减轻公共部门和高等教育的报告和合规负担。

ML和AI可以接受培训以发现异常以支持检测和审计。人类审核员只能看到这么多,而AI可以通过培训数百万匿名的费用报告以及公共信息来挖掘更深层次,更快。利用这座广泛的知识库,AI可以迅速准确地评估因手动装置而捕获过多或微妙的因素。

先进的加工

技术也提供了提高精确度的手段公共部门旅行,费用和供应商发票的处理。以光学字符识别(OCR)和三向匹配为例,这是两种提高透明度和顺应性的高端工具。

OCR是一种可以将书面或打印文档转换成数据的技术。在机器学习的支持下,OCR不仅可以读取收据,还可以读取登机牌、手机账单和其他关键文件。这加快了支付请求,并确保了更高水平的准确性报告。

三方匹配,同时提供了一种强有力的方法来汇集关键信息,例如V.恩多的发票、采购订单和收货文件。它允许您匹配供应商的发票与采购订单和收到的服务,然后发票被处理和支付。

三方匹配,减少逾期付款和重复付款;减轻对未经授权、未经批准或欺诈性付款的影响;还要防止盗窃、挪用公款。

达到更高的标准

公共部门和教育部门的官员必须在差旅、费用和发票管理方面满足更高的责任标准。SAP Concur解决方案通过交付由ML支持的高水平自动化以及OCR和三方匹配等专门工具的支持,可以帮助满足这一独特的义务。这是一种现代化的方法,帮助那些在公共部门和高等教育的人完成他们的任务。

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