橡皮图章：它可以节省你的时间，但要花你的钱

从展会费用和会议室租金，到咨询费、订阅费、培训费和办公用品，许多员工的购买力超过了传统的差旅和活动费用。由于费用是多种多样的，并且在整个企业中使用的方式多种多样，因此需要仔细检查，而许多经理没有时间进行检查。根据汇报根据全球商务旅行协会（Global Business Travel Association）的统计，19%的费用报告有错误，修复一份费用报告平均需要18分钟和52美元。

当开支报告的橡皮图章之类的流程失控时，尤其是在这个前所未有的时代，对业务毫无好处。虽然这些疏忽很少是评审员的错误，但它们是可以避免的。发生错误可能有以下几个原因：

1. 流程和合规性不清晰可能会导致浪费开支、预算超支甚至欺诈。这带来了潜在的声誉损害以及法律和经济处罚。
2. 不符合规定的支出可能导致过度、不可预测和未编入预算的支出。这可能会阻止您的组织使用预先协商的费率获取储蓄，或导致潜在的财务处罚甚至欺诈。

确保遵守控制措施

通过以下最佳实践减少错误、重复和遗漏：

1. 建立制衡机制，使员工易于遵守支出政策。
2. 为员工提供政策合规培训，使他们熟悉自己的支出工具。
3. 通过实施前端控制，推动更好的消费行为，提高知名度。

减轻橡胶冲压的影响

确保您的组织使用以下最佳做法保持适当的费用和发票报告审批：

1.使用智能手机捕获数字收据：通过智能手机收据捕获，提高数据输入的准确性，无需扫描纸质收据或将纸质收据附加到支出报告中。通过点对点GPS跟踪确保收据准确无误，同时消除潜在的里程填充。

2.简化提交工作流和审批流程：制定一个高效的费用工作流流程，以减少挫折感并增强一致的政策执行。

3.进行审核以检查是否遵守政策：通过手动或人工智能辅助审计标记不合规行为将有助于推动更合规的支出行为。它还将确定个人、部门或整个组织需要额外培训的领域。

结果如何？

自动控制可防止经常由橡皮图章造成的差旅、费用和发票错误。其他好处包括增加支出类别的可见性，这有助于供应商谈判和深入分析。当所有的“橡皮图章”鸭对齐时，（看看我们在那里做了什么！）您甚至可以通过减少浪费性开支来提高性能利润率。

授权您的财务主管避免此类错误智能支出管理.