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许多员工倾向于在任何地方工作的生活方式，公司也在改变以适应这些新的、不断变化的期望。设计一项公平、全面、符合时代要求的里程计画绝非易事。由于里程是许多组织的首要支出领域，他们如何处理政策、跟踪、报销和反馈可以帮助预算规划，以及验证长途或短途出差的员工。
享受这坦诚和实际SAP同意谈话SAP Concur解决方案价值体验组副总裁michelle Klippenstein和SAP Concur解决方案市场研究经理Ken Robinson就如何在疫情期间及疫情后优化里程支出进行了讨论运动．
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记录:
Marchelle Klippenstein:
你好，肯·罗宾逊。你今天好吗?
Ken Robinson:
我做得很好，马谢尔。你自己怎么样?
Marchelle Klippenstein:
我很好，很好。今天的听众们好。我们今天邀请到了Motus的合伙人Ken Robinson，我会给他一点时间来介绍自己，但首先我想介绍一下我自己。我是马谢尔·克里彭斯坦。我是SAP Concur(解决方案)价值体验组的副总裁，我很高兴能和Ken谈论里程这个话题。从很多方面来看，这似乎是显而易见的，但我们知道，这是一个紧迫的问题，或者说，当谈到员工流动性时，围绕着接下来会发生什么有很多问题。肯，你想向观众介绍一下自己吗?
Ken Robinson:
绝对的。我是肯·罗宾逊，Motus的市场调查经理。这基本上意味着我花了很多时间研究趋势和影响各种出行费用的不同成本因素。
Marchelle Klippenstein:
Motus是我们在员工费用管理方面的重要合作伙伴，所以我们只是…再次感谢你们今天和我在一起。我们开始吧。首先，在我们开始录制之前你提到你来自密尔沃基今天阳光灿烂，这太棒了。我们正处在夏天的边缘，这是非常棒的，当然，员工们会走出去，开始四处走动。我们有一个开放的世界，对吧?那么，我们首先来谈谈你对移动劳动力的看法个人汽车的里程和交通运输环境现在是什么样子的?
Ken Robinson:
,所以整体里程水平逐渐提高,我希望,尤其是在接下来说一到一个半季度我们将看到一个额外的激增的英里数的人开车为商业目的和个人目的。Motus内部和外部的观点之一是，我们必须认真思考随处工作的生活方式的兴起。显然如果你想想我们都熟悉在家工作和分散的方法起作用,但是我们做生意的方式改变了,我不认为是会恢复的事情说一年多前,因为它不太可能,人们返回办公室。
Ken Robinson:
这也是商业地产业内不同的专家会告诉你的，这并不是说我们要摆脱办公室，好吧，但现在我们已经找到了在远程环境下有效工作的方法……在我看来这是一个分裂的也许我将花一些时间在办公室,但我可能也要花时间远程,这可能意味着在家庭办公室工作,但这也可能意味着我要下车,去见客户,对吧?我认为我们将会看到更多的工作没有边界的方法，人们的工作方式。
Ken Robinson:
因此，商业里程显然有可能会增加，不仅是在过去12个月的被抑制水平之上，而且我认为，向前发展，商业里程几乎……它必须增加，尤其是在短期内，因为商务航空旅行可能需要更长的时间才能恢复。汽车似乎也是一个很自然的机会，可以出去出差，对吧?
Marchelle Klippenstein:
好的，这将介绍…这又回到了人们想要的流动劳动力。我是说，说实话。人们会想要离开他们的家。我们在播客上进行这个对话，面对面坐在一个房间里拿着麦克风进行对话可能会有趣得多，对吧?人们会想这么做的。我们的客户应该看到，员工举手的时候最有可能说:“嘿，你知道吗?我想出去。我感觉安全。我想去见一位顾客。 I want to go do this. I need to do business on behalf of this organization. I want to make things happen. I want to generate revenue. I want to be part of the solution." And I think our customers are going to have to be ready for that return. But here's the thing though. I saw the other day, I think for '21, right, IRS changed some mileage reimbursement rates and companies are having to pivot quickly to different mobile options. Maybe some are going more personal car than they're going fleet or whatever.
Marchelle Klippenstein:
所以我认为国税局降低了税率，对吧?美国市场下跌了一美分。大概是56美分一英里吧。它变了，我知道，但问题是为什么?为什么国税局会说，“好吧，抱歉，你刚从一场大流行中走出来，而这将是我们为你提供的主要交通方式?”我们知道，航空公司可能不会成为你的主要选择。”为什么国税局或者里程报销率背后的情况是什么我们的客户需要考虑什么呢?
Ken Robinson:
这是个很深奥的话题，马谢尔。我想说的是……所以比率下降了，这是因为国税局的里程标准，它是基于前一年和你所看到的情况。考虑所有不同的驾驶成本。举个例子，我们都非常熟悉的是油价，对吧?还有汽油价格，在加油站停站之间的价格会一样吗?可能不会。所以我想说的是，这可能会有点令人头疼，取决于公司想要多准确，当你坚持标准的一刀切的比率，因为，再次强调，它是基于去年。去年油价非常低迷。就像经济中几乎所有其他事情一样，油价也出现了严重失调。 And so now employees, when they receive that per mile reimbursement it's not really reflecting their actual cost. It's reflecting the prior year's costs.
Marchelle Klippenstein:
好的，好的，让我们再深入一点。我相信每个人都在想，嗯，是的，我得到的补偿不够支付我的车或保险的费用。如果一个公司的财务部门的员工说:“你连我买车的钱都还不够。”给我一辆车，或者给我零用钱，或者…在此基础上，我们的客户应该如何共同回应他们的员工?
Ken Robinson:
嗯，我认为这是一个让员工提出的合理的问题，在我认为是一个重要的，也许是让雇主反省的时刻是思考他们做事的方式。如果你考虑一下前景，我认为每个企业中有很多部门都在花时间，并且正在花时间考虑如何把事情做得更好。所以现在是考虑不同的车辆计划的好时机，因为美国国税局的一种适用于所有里程的标准并不是唯一的选择。例如，公司可以支付车辆津贴，一种固定的津贴来支付驾驶费用。问题是，当我们谈论准确性时，这也没有帮助，不是吗?
Marchelle Klippenstein:
不。
Ken Robinson:
举个例子，我付的汽油价格和你付的很不一样只是因为我们的地理位置，更不用说时间点了，对吧?生意什么时候完成?这就是我们所说的固定和可变速率方法的有趣之处。这是因为这种方法使用了更现代的或者我想是更现代的观点来看待所有不同的成本因素。特别是在汽油价格方面，FAVR报销将是非常准确的，在人们支付的燃料部分，他们的驾驶成本。
Ken Robinson:
它不仅能准确反映当前市场上的价格，还能准确反映你所处的位置。这就是为什么FAVR是一个有吸引力的选择因为它超级准确，它是一个非常公平的方法，它实际上。奇怪的是，在美国国税局的税收条例中有关于支付免税里程报销的信息FAVR是一个非常理想的方法，尽管每英里一美分的方法可以应用，人们可以记录里程。
Marchelle Klippenstein:
正确的。你提出了一个很好的观点。我想我已经看到一些州或一些公司在他们的州立法中成为了目标，实际上几乎。它不是引导公司说，“嘿，你需要把FAVR作为主要的报销方法，”还是因为不平衡?你提到燃料价格在沿海州会更贵，或者保险成本，或者员工的车的大小和类型不重要吗?如果我们依赖员工开自己的车来代表我们做生意，难道我们不需要考虑这是一种……按你说的，这是他们使用自己资产的免税补偿。难道国税局的税法中没有与你的观点一致的规定吗?
Ken Robinson:
是的。真的有许多规章制度需要导航的的事情之一运动简化通过技术都做了大量的工作是创建一个合规的解决方案,我想说,是我们合作伙伴的原因之一,对的,是我们的结合是两全其美的解决方案。FAVR的另一个好处是它不只是公平和准确。我猜准确性也会向我认为真正有效的成本控制方法,因为你不想多付或买进的,我猜,使用的弱点之一,一刀切的方法说56美分一英里是,如果你和我都开车说每年6000业务英里,我们在我们的地区,假设我们有销售区域，我们正在推动两个区域的发展。到最后，我们得到的补偿是相同的。
Ken Robinson:
但是如果我的成本,例如,保险,税收,和注册,以及燃料和维护,所有进入驾驶的成本,更不用说汽车本身,这些东西都是按比例缩小的较低的生活成本,我和更高的生活成本你在哪里。我们在创造赢家和输家，对吧?
Marchelle Klippenstein:
正确的。
Ken Robinson:
因为如果我们的工资是一样的那么很有可能我的工资比我实际需要支付的业务里程要高而你的工资可能会更少。这不是一个好方法，所以如果有一种不太痛苦的方法可以帮助扩大规模，使我们每个人都能得到有效的报酬，这可能是对每个人最好的答案。问题是，这是做生意的成本，有时人们会把这些看作是福利。
Marchelle Klippenstein:
这是真的。他们会想"好吧，我要开到这里，开到那里我得到的报酬会比开到那里的成本要高"但他们并没有从更大的角度考虑，比如调动劳动力的钱。这让我想起了。你之前提到过，你谈到了控制支出这对我们的很多客户来说可能是一笔很大的钱，对吧?我很好奇，你是否知道平均或标准在总费用活动中所占的百分比。它是5%吗?是某个项目的10%还是整个项目?
Ken Robinson:
我认为这取决于人们业务的性质，对吧?所以如果你有更多的硬商品类型的生意你有很多的商人，例如，这可能是一个非常大的群体，他们在推动生意，这可能会改变规模。我认为……实际上，[SAP] Concur [Solutions]几年前做的一项研究将商业里程列为许多行业的十大支出类别。如果你在前10名中，你可能需要仔细审视一下。难道你不同意吗?
Marchelle Klippenstein:
我同意,是的。所以在价值体验组中，当我们与客户合作时我们确实看到里程数10次中有9次高居榜首，对吧?我经常认为我们正在讨论的客户没有……他们可以跟我们聊上一整天关于他们如何控制机票费用，他们的策略，他们的供应商，然后是酒店，他们谈判一切。但是我从来没有，我从来没有但是大多数时候我从来没有听到一个项目经理对我们说，“这就是我需要控制或管理这个类别的方式，这就是里程。”
Marchelle Klippenstein:
我认为，考虑到这一点，就像你提到的，我们的发展轨迹，你是对的，这是一个非常好的时机，对于我们的项目或我们的客户来说，看看他们的项目，然后说，“什么是最好的?”在这方面有问题。我的意思是，你是否看到客户驾驶或转向车队或退出个人汽车业务，也许转向车队?市场对此有何看法?
Ken Robinson:
我们看到很多公司看的公司汽车业务或舰队汽车计划和一个大的一部分是,嗯,它涉及回到COVID,特别是在最初的几个月,所有公共活动真的是平的这些企业的汽车,这里有一个闲置资产。因此，他们可能会节省一些消耗品成本，比如燃料，但与此同时，公司拥有的资产仍在那里。这对他们没有任何帮助。
Ken Robinson:
然后因为这些车通常几个月都没开过现在它们需要额外的维护费用。所以有两种方法可以看的方面舰队车辆和个人车辆与车队业务和公司总是要付出更多,因为即使机制,来抵消个人使用的各个方面总有一些似乎度过的个人使用。
Marchelle Klippenstein:
我正想问你呢。
Ken Robinson:
正确的。而对于个人交通工具，这里的理念是，人们可以根据特定商业活动所消耗的资产金额得到补偿。然后根据你想要的细化程度，这就指导了公司的做法。但还有其他事情需要考虑比如员工满意度，因为如果我要买一辆公司的车我可能不会有很大的不同选择我要的是哪种车。这种类型的车对我的公司来说可能是完美的，比如让我带客户出去吃午饭，但当它涉及到我的整个生活时，对吗?这是我前几天思考的另一件事工作和生活之间的界限是模糊的。
Marchelle Klippenstein:
如此模糊，如此模糊。我有个十几岁的孩子。
Ken Robinson:
是的，所以现在，例如，它可能是10倍的模糊或类似的东西。举个例子，如果你没有一辆车那就和你的生活方式相适应，对吧?你不会想开着公司的车出去做生意，然后可能需要接孩子去参加足球训练，你要把所有的装备放在哪里?所以如果是轿车，你可能很快就没有空间了，你可能需要SUV或其他东西来管理你的生活和生意。所以这就是个人选择的作用，我认为这是另一个。这是人们得到的另一个好处，对吧?他们有选择最适合自己生活方式的汽车的自由，但在他们处理生活中的商业部分时，他们的商业费用仍然很少得到补偿。
Marchelle Klippenstein:
正确的。早在我们在一起的时候你也是这么说的。你说过，工作的兴起，对吧?这适用于人们需要驾驶的车辆类型。就像我说的，我有个十几岁的孩子，但他快17岁了，所以我不用再开车送他了。但如果我回到10年前，我会有足球装备。我就有拼车的责任了我就能拥有这些，对吧?现在，如果我被困在一个车队项目中，有一辆车不能满足那种生活方式，我将不得不开车回家，开另一辆车，回到小学，接车，等等。那只会很痛苦。 I think our customers look at their employees and they think, "Okay, how do we ... because employee experience is huge. I mean, down to tracking mileage. We know that there's a specific way in which that all has to be documented, and we know technology enables that, but at the same time what if that means such a relief to the employee, right? They don't have to be the ones to have to track that. The technology serves up all of the appropriate reimbursement and manages it for them. That's the part that we also need to make sure we're balancing, to your point. The financial aspect is important. There's a lot of dollars.
Marchelle Klippenstein:
就像你说的，在大多数人的项目中，这可能是前十项支出，但与此同时，你得到了需要他们工作的员工的平衡。你需要他们在开车的时候不用移动设备来输入他们的里程数。想想这样做的安全风险，对吧?我不知道，这是你和一些客户关于安全风险的谈话吗?如果技术只是让追踪成为可能，我们在这方面就安全了吗?
Ken Robinson:
绝对的。所以这里也出现了生产率问题，马谢尔。我们研究了一些关于量化有一个集合然后忘记它的价值的方法与让人们真正尝试合理化他们的里程当他们填写他们的费用报告然后输入一个数字。它的价值，尤其是当你谈到国税局税法中列出的文件或证明要求时，我会说……我可以把它改短一点。这相当于每年为每个员工节省21个小时
Marchelle Klippenstein:
21小时吗?
Ken Robinson:
正确的。
Marchelle Klippenstein:
哇。
Ken Robinson:
正确的。我想说的是一个经常出差的人，他一年至少要开5000商务英里。这将等同于至少21小时的手动日志时间，无论是在电子表格中，或在你的笔记本中，或在一些笨拙的应用程序中，你在做一半的测量，这是一个巨大的生产力提高。
Marchelle Klippenstein:
但我也忍不住想，这真的会带来另一家公司，另一种结果吗，就像……我的意思是，如果一个员工迷路了，或者员工在开车时发生了什么事或者有了GPS组件，但是我们也可以知道员工在哪里，但是任何形式的保险或者对一个组织进一步的经济损失怎么办?Motus作为一种技术，是否有助于阻止或支持公司的移动政策?
Ken Robinson:
是的，我们非常重视驾驶员的安全问题，我做过不同的研究，我了解一些最新的研究，只是关于它的影响。交通事故，我想有一件事是商业领袖们没有考虑到的无论事故是在工作时间发生还是不在工作时间都会影响他们团队的生产力，对吧?即使没有受伤，如果有人不得不去交通法庭请假，那么工作效率也会受到影响。所以时间会累积得非常多，很明显，安全驾驶也很重要，对吧?没人想让别人受伤。有这两个因素，就像我说的，这是完全可以预防的。有时我发现这是一个非常重要的问题，但它并不总是一个足够重要的问题来采取行动，对吧，让驾驶安全成为人们真正的首要任务和中心任务。
Ken Robinson:
甚至，天哪，昨天我读到一篇关于企业面临的挑战你希望你的员工在出差的时候能有多敬业?一些公司采取的立场是，他们希望员工至少能够参加电话会议，以及其他类型的半注意力商务活动。他们认为这非常重要，所以他们不会实施在开车时关掉手机的政策。嗯，我想有些公司……他们需要手机上的汽车模式或类似的东西。
Ken Robinson:
但是当我们回到车上的信息娱乐系统时这是人们正在思考的问题，但他们还没有完全解决，因为人们可以看他们的导航或者调整汽车的环境控制，这是所有这些不同的事情。但另一个挑战是，并非所有人都有相同的危险驾驶行为。Motus的观点是，最好的方法是个体化的方法，评估每个人的长处和短处，然后帮助他们改善弱点。这就是我们让司机更安全的方法。
Marchelle Klippenstein:
不，我喜欢。我的意思是，我认为大多数人不一定会把里程报销和司机安全联系起来，但我认为通过技术和从整体上看，这不仅仅是一个里程报销计划。它实际上是一个移动劳动力系统，对吧，或者对他们的支持，里程跟踪或者补偿元素只是其中的一部分。我认为我们的客户需要知道，这是他们计划的一个重要部分，他们必须确保他们正在关注，就像这个计划的下一个版本，给我们带来了这场大流行，获得机票……我住在华盛顿，就像我们之前说的，如果我可以开车去俄勒冈州见客户，我可能会开车去，而不是坐飞机。我要开至少三个半小时的车。我不介意。我宁愿这样做，而不是坐飞机，因为我去机场，再加上上飞机，再加上出发或到达，处理我所有的行李，这仍然需要三个半小时。所以我要权衡这些好处。我可能会选择开车。
Marchelle Klippenstein:
所以，我们的客户必须考虑，下一步该做什么?这是一个合适的时机。我不知道，我想我和我的几个团队成员讨论过这个问题思考市场压力是什么?现在每个人都在重新调整的阶段我认为里程只是需要重新审视的一部分，对吧?
Ken Robinson:
是的,完全同意。尤其是因为我认为人们现在考虑这个评估很重要，因为否则就会有这样的风险在高层可见性之下开支会增长因为人们不会去寻找它。如果你让人们支付全部费用这是一种多功能资产那么作为一个金融团队，你最终付出了过高的代价。所以问题是，这是短期的想法，对吗?概括地说，当然，人们认为他们会被封锁五个星期，然后再出去。因此，他们采取了所有这些短期措施，我非常有信心坚持下去。
Ken Robinson:
所以当你想到T&E是怎样的时候它就被冲掉了。如果有人在资产负债表上查看T&E或商务旅行，这些费用隐藏在去年商务旅行费用的暴跌之下。所以现在当我们开始重新计算成本时成本将会上升因为除非有人采取某种方法来解决整个账单的费用问题。
Marchelle Klippenstein:
这是新的行为。员工现在有了新的期望，即补偿因素会一直存在。我的意思是，总的来说，这只是为特定的结果，特定的预算控制而进行的政策重置或项目设计。我们的客户将不得不回到那样的老地方。他们不能就这样指望，好吧，我们要把一切都给内政部。它会改变的。所以我同意你的观点。
Marchelle Klippenstein:
我认为里程主题是其中很大的一部分我真的很欣赏你的观点，Ken。你显然是一个专家，我知道我们的客户显然看到了这一点，并试图弄清楚所有的细节，我知道与Motus的合作是非常有价值的。Ken，再次感谢你的时间希望听众能对这个话题有所了解。我认为这是最重要的开支项目。这需要投入大量资金，还要考虑很多员工的经验。世界正在重新开放，Concur和Motus在这里为我们的客户提供支持。谢谢你！
Ken Robinson:
谢谢你,Marchelle。
Marchelle Klippenstein:
不客气
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