费用审查过程中最大的五个痛苦

很有可能,作为一个精明的商业专业人士;您已经通过转移到云中的自动化解决方案(如Concur)来处理纸质费用报告的头疼问题。但是审计费用报告仍然会增加痛苦,除非你找到正确的解决方案。

浪费时间和金钱

商务人士通常不会想到更好的审计方法。特别是如果他们已经习惯了用电子表格计算费用的旧方法,他们会认为这只是其中一件事——一个你必须忍受的不可避免的恶魔。但是,考虑一下——审计费用报告的传统过程是一个乏味的时间消耗。会计经理Ken Bruch告诉Concur:“在我看来,在处理费用报告时,审核收据是最耗时的。”其他公司告诉我们,任务经常被转移到一个人身上,他很快就沉浸在收集收据和费用报告的过程中,并将两者进行比较,直到他或她的眼睛发呆。当这个人每个月花费数小时或数天的时间来审核开支时,其他工作就会堆积起来,随着压力水平的飙升而无法完成。

很多岌岌可危

这里有很多利害关系。毕竟,我们被告知,传统的审计方式通常意味着在短时间内(通常不到两天)完成大量的报告。考虑到数量之大,那个人不可能有时间仔细检查每一个细节。企业告诉我们,在最糟糕的情况下,60 - 80%的报告只是“橡皮图章”,所以没有人真正审查它们。高成本隐藏在这些报告中。监督系统2015年T&E支出报告发现样本中的16万旅行者中有20%的人在他们的费用报告中至少有一次例外。在他们的分析中,11%或超过十分之一的旅行者多次触发异常。在这一点上,这并不是评论者的错,但事情会慢慢过去。

什么样的东西?

大的东西。奇怪的东西。真实的故事——比如有个出差的人花了验孕的钱,因为她可能会在出差时怀孕。或者是45美元的汽油索赔:大多数人会提交索赔收据,而这个用户认为拍一张油泵的照片就足够了,然后提交这张照片来索赔他的45美元用于商业用途。这在法律上是不能接受的。

五大痛苦

因此,根据我们每天与之打交道的企业,以下是审计费用报告时最大的五件烦心事:

  • 时间压力——尽管C套件会告诉你他们的人看着这些费用报告,有人在一个高水准,这是痛苦地意识到的时间反复检查这些报告将至少有一个员工,并想知道组织可以保存的时间和得到更有效率。
  • 坏警察,几乎没有人愿意成为这样的人,但是审计费用报告的人不得不打电话或走到出错的用户的桌前,告诉他们他们做错了什么。一个真正的解决方案会自动跟踪提交可疑费用的用户,消除个人问题。
  • 不清楚政策-当保单不明确,因为它不存在,写得不好,或很难找到,它会跨越所有级别的费用报告。如果人们不知道什么是允许的,同样的错误会一次又一次地出现,花费时间和金钱,假设他们被抓住了。而旅行者学习什么不该做的唯一方法就是当他们因为犯错而被掌掴时——这大概是最低效的训练了。
  • 可伸缩性-简单地说,如果你淹没在费用处理中,你如何扩大组织规模?即使人们认为“我们没有问题”,也会假设每个人都在办公室里,一直保持清醒,没有假期,没有病假,也没有一年中的高峰时段。下面是另一个例子:如果有一个人负责审核大部分的费用报告,而提交报告的员工数量随着业务的增长而增长,那么在某种程度上,你将不得不增加另一个审核人来跟上进度。如果其中一名审查员离开了公司怎么办?
  • 失踪的愿景-你进入这个行业(不管它是什么)不是为了审核费用报告。如果人们被淹没在成堆的收据中,他们怎么能专注于最重要的事情呢?被审计任务压得喘不过气来的组织无法抬起头来看清大局,同时,增长的机会也会溜走。

缓解疼痛

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