当企业手动管理费用时，它会对从生产力到员工幸福感到底线的所有事情产生影响。通过升级到自动化软件费用管理在美国，各种类型和规模的企业都可以简化操作，削减成本，减少浪费时间和造成挫折的任务。
为什么你应该自动化费用管理?
企业利用各种工具和技术来尽可能高效地运作。然而，由于各种原因，公司经常忽视费用管理或将其置于次要地位。例如，一些企业:
- 不相信他们的规模大到可以自动化费用管理
- 是否有“工作正常”的遗留技术或流程，因此没有升级
- 使用电子表格和纸质费用报告等已知的数量会更舒服
无论原因是什么，每个企业都应该明白这个事实:
手工费用管理会阻碍你的组织。
老派的流程可能可以完成工作，但它们笨重、耗时、容易出错，而且不能提供有效完成工作所需的开销。当你的支出过程缓慢而繁琐时，它真的会累积起来。
谁从自动化费用管理中受益?
手工费用管理让管理者和员工都感到沮丧。然而，并不是所有公司的优先级都是相同的，不同的团队有不同的目标和愿望。以下是谁可以从自动化费用管理中受益以及如何受益的例子。
财务团队
他们想要的是:简化流程，节约资金。
当企业使用手工流程来管理费用时，关于花费多少、由谁花费、在哪里花费的有价值的数据经常被忽视或以“隐性成本“通过自动化，财务团队可以看到每一分钱都花在了哪里，这意味着账单和报销及时支付，错误和欺诈被消除，商业决策是基于完整和准确的支出数据——更不用说对整体现金流的清晰看法。
IT经理
他们想要的是:扩大IT部门的影响力，减轻技术支持部门的负担。
遗留的技术以及IT和财务团队之间的不协调是糟糕的支出管理的根本原因。当IT和财务一起工作以自动化费用、差旅和发票管理时，它可以导致更高的员工满意度和遵从性。
此外,它的领导人需要一席之位来帮助规划和塑造组织的未来。当实现自动化的、基于云的工具时，它还可以减轻内部it支持团队的负担，并允许他们以其他方式支持员工。
雇员(一般)
他们想要的是:最新的科技工具和尽可能少的挫折。
在这个一切数字化的时代，员工们希望他们在个人生活中使用的技术能够运用到工作中。通过为员工提供基于云的工具，消除了花费报告的痛苦和乏味，你可以满足他们的需求，让他们开心，帮助他们保持生产力，让他们专注于他们被雇佣做的工作(而不是浪费时间在花费报告上)。
首席执行官和商业领袖
他们想要的是:尽可能经营最好的企业，实现利润最大化。
这个很简单。这可以归结为三点:
- 商业领袖希望为员工提供最好的服务
- 商业领袖希望保持低成本和高利润
- 自动化费用管理可以同时处理这些问题
很有道理，对吧?
自动化费用管理应该具备哪些功能?
虽然自动化费用管理对任何公司都有好处，但并不是所有的费用管理系统都是平等的。一旦你有了一个好的系统，建立一个费用政策和让它正常工作的过程。
这里有一些注意事项，可以帮助你选择一个可靠的费用管理解决方案，并创建支持它的政策。
好的自动化软件应该:
- 使用电子收据简化费用管理
- 使用航空公司、酒店、餐馆和地面运输服务的电子收据自动填充费用报告
- 与您现有的企业资源规划(ERP)系统集成
- 与信用卡整合协调费用
- 安全追踪你的支出数据
- 使用移动应用程序轻松管理业务费用
良好的费用政策和流程应该:
- 让它易于遵循和遵守
- 鼓励经理推迟不适当或不符合规定的费用提交
- 收集适量的费用信息
- 使从任何地方提交和批准费用变得容易
- 迅速回报别人，让每个人都开心
- 定期分析数据，寻找更多节省成本的机会
接下来是什么?
您现在知道了自动化费用管理可以对业务的每个部分产生积极的影响。不仅仅是美元和美分，还包括生产力、遵从性、防止欺诈、员工满意度等等。
如果你想了解更多，请登录我们的网站制定一流旅行和消费计划的指南，用计算器算一下一份平均费用报告要花多少钱啊您的组织，或查看我们的自我指导Concur Expense演示亲眼看看自动化费用管理是如何运作的。
