最佳实践为公司支付的酒店和机票费用

[olageeva]

你好!

您能分享一下您的经验，关于以下场景的酒店和机票由公司支付:

-仅使用费用模块(没有差旅、预订、请求)。

-公司每月为所有员工支付一次酒店和机票费用，并开具一张发票。

-但他们希望看到每个员工的花费金额，并将其与特定的费用报告相关联。

我们知道，由于员工供应商与SAP中实际支付的实体(公司)不同，我们无法在内部将它们联系起来并直接清除。当然，我们也需要避免重复付款，所以它不应该与其他要支付的金额(出租车)混合。我们也不能把酒店费用记为零或标记为“个人”，因为我们需要在SAP中看到它。

我想到的一个选择是使用指定供应商“公司”的付款类型，在发布时将其替换。

我相信公司为员工支付酒店和机票费用(出于安全原因限制员工购买)的情况并不少见——最好的做法是什么?

谢谢你！

奥尔加

[KevinD · Accepted solution]

@olageeva根据您的问题，您似乎可以让员工将酒店和机票添加到他们的费用报告中，然后培训他们，对于这两项费用，他们需要选择Company Paid作为付款类型。这样，他们包括这些费用，看到一个总金额，但不会报销的费用。

此外，为了帮助提醒您的员工选择Company Paid作为付款类型，您可以打开一个设置，在Company Paid未被选中时标记费用。如果您使用我们的SAP Concur标准费用平台，这是一个设置。如果您使用的是我们的SAP Concur Professional平台，您可以创建一个审核规则，如果用户没有选择公司支付作为付款类型，则该规则将阻止提交机票和酒店。

我不知道你在哪个平台上，但从你的另一篇文章中，当你说员工是供应商时，这与使用Quickbooks有关，Quickbooks在我们的标准平台上最常用。对吗?

[olageeva]

凯文,

谢谢你的回答!所以付费方式应该是最好的解决方案。

非常感谢!

[olageeva]

@KevinD我还有一个额外的问题仍然不清楚:这个帖子将如何在SAP方面看起来?

[KevinD]

@olageeva我不太确定。但是，一旦设置好SAP cur站点，您就可以执行关闭批处理并查看输出文件以及这些Company Paid费用将在提取文件上显示的内容的测试。

[olageeva]

@KevinD好的，谢谢!