酒店分类-你做还是不做?

[tvarner]

我收到了来自上层管理部门关于需要item明细的反馈。我们已经和他们就需求进行了初步的交谈，但我们被告知要了解其他公司的做法，因为管理层从一些“我们的”客户那里听说，他们不做酒店分项分类。所以，以下是我对社区的问题:

你们做酒店项目分类吗?

如果是，那么你是否做了标准的分项化或某种修改?

如果没有，为什么没有?你是如何管理Concur的酒店的?

我们认为上述回复也可能是基于贵公司是否有公司卡。所以，我的其他问题是:

你们公司有公司信用卡吗?

如果是，如何计费，如何付款?

我很感谢你们每个人花时间来分享你们公司如何处理这方面的费用报告。

[Munari_alEXPert]

亲爱的tvarner,

我曾在5家不同的公司工作并执行过协议，是的，所有的酒店项目都是一个要求。我们确实接受了平均每晚费用或平均餐费。没有必要每天晚上逐项列出具体的费率。

如果你的公司没有酒店住宿费用的支出限额，只把酒店住宿的总金额分开计算，这并不能给出员工消费行为的准确数据。

在某些情况下，从酒店上传电子收据时，甚至不需要员工输入详细信息，就可以自动完成详细记录。

我肯定会在程序中包括一张公司信用卡，因为它会自动提供交易，并避免多次提交的费用，细节将在系统中提供，而无需员工输入(日期、金额、供应商)。

关于信用卡计划，取决于你公司的员工表现如何，对我来说最好的是IBCS(单独计费，集中结算)，但是如果员工不及时提交他们的费用和从信用卡供应商逾期支付费用，它将给员工一些负债。否则，CBCS(集中账单，集中结算)将确保信用卡总是被支付，但如果你有一些员工做个人费用(是的，这比你想象的要多)和/或他们不提交他们的费用，就会变得很难追踪和每月对帐。

你甚至有个人账单，个人结算，我觉得不方便，因为员工在这种情况下倾向于使用他们的个人信用卡，这可能会给他们的账户带来个人回扣。

重点是与员工沟通，确保他们非常清楚地理解流程，并有明确的政策，与财务主管或人力资源主管合作，以防止信用卡被滥用。

我希望这能消除你的疑虑。

亲切的问候

亚历山德罗

[tvarner]

亚历山德罗,

谢谢你的回复。我们目前有一个公司卡，是CBCS和CFO支持。我们的阻力来自于其他人询问我们是否真的需要逐条列出。我知道Concur不会在一个增强上花费时间，除非多个客户要求一个解决方案。我想搬到新的UI，因为它将解决我的所有问题，但我们不能，因为我们也使用CBS，这是不准备的。我相信被提及的另一家公司也使用了我公司不会投资的费用，因为我们有公司卡和收据。抱怨的人很少，但却非常直言不讳。我只是想知道别人在做什么。

再次,谢谢你。

蒂芙尼

[Munari_alEXPert]

亲爱的蒂芙尼,

我猜最后没有多少员工需要出差，所以没有多少人需要对酒店进行分类。贵公司对每晚的酒店消费有成本限制吗?

我从没有指导的员工那里得到了类似的反馈，但一旦你花时间解释他们是如何完成的，表明逐项分析并不困难，实际上有助于加强潜在节约的分析，员工应该理解。

我目前没有访问Concur的权限，但如果你的CFO同意，我认为可以从Hotel中删除分项化功能(但你将在这种费用类型上有不一致的数据)。如果不可能，可以稍微改变一下费用类型的名称(如酒店住宿)，并增加一个带有“晚上数”的额外字段。在Cognos报告期间，您可以使用它。

请了解，在一些国家，例如德国，个人餐费(包括在酒店的餐费)是不能直接报销给员工的，因此需要从酒店账单中逐项列出。

另一个选择是与在你的公司中实现了Concur的客户经理进行讨论，以便获得一个电话，他们也可以根据你的公司提供最好的方法。