酒店分门别类——你喜欢还是不喜欢?

[tvarner]

我收到了来自上层管理部门关于逐项列出的要求。我们已经就需求与他们进行了初步的对话，但我们被告知要了解其他公司的做法，因为管理层从一些“我们的”客户那里听说，他们不做酒店分项服务。所以，以下是我对社区的问题:

你们做酒店分类吗?

如果是，那么你会做标准的分类还是某种类型的修改?

如果没有，为什么没有?你如何处理Concur的酒店?

我们在想，上述回复也可能是基于贵公司是否有公司卡。所以，我的其他问题是:

你们公司有公司信用卡吗?

如果有，是如何计费和支付的?

我很感谢你们每个人花时间分享你们公司如何处理这方面的费用报告的见解。

[Munari_alEXPert]

亲爱的tvarner,

我曾在5家不同的公司工作并实施过共识，是的，酒店的逐项分类一直是一项要求。我们接受平均每晚费用或平均餐费。不需要逐项列出每晚的具体价格。

如果你的公司对成本酒店夜没有费用限制，仅仅把酒店总金额分开，并不能给出准确的员工消费行为数据。

在某些情况下，通过从酒店上传电子收据，甚至无需员工输入详细信息就可以自动完成逐项记录。

我肯定会在程序中包含公司信用卡，因为它自动提供交易，除了避免多次提交费用外，详细信息将在系统中提供，而无需员工输入(日期、金额、供应商)。

关于信用卡计划，这取决于你公司员工的行为有多好，对我来说最好的是IBCS(单独计费，集中结算)，但是如果员工没有及时提交他们的费用和信用卡提供商的滞纳金，它会给员工带来一些责任。否则，CBCS(集中计费，集中结算)将确保卡总是被支付，但如果你有一些员工在处理个人支出(是的，这种情况发生得比你想象的要多)和/或他们不提交他们的支出，每月追查和核对账户将变得困难。

你甚至单独计费，单独结算，我觉得不方便，因为员工在这种情况下倾向于使用他们的个人信用卡，这可能会给个人退税到他们的账户。

重点是与员工沟通，确保他们非常清楚地了解流程，并制定明确的政策，与财务主管或人力资源主管合作，以防信用卡被滥用。

我希望这能消除你的疑虑。

亲切的问候

亚历山德罗

[tvarner]

亚历山德罗,

谢谢你的回复。我们目前有一张公司卡，是CBCS和CFO支持。我们的反击来自于其他人问我们是否真的需要逐项列出。我知道Concur不会花时间在一个增强上，除非有多个客户要求一个解决方案。我很想搬到新的用户界面，因为它可以解决我所有的问题，但我们不能，因为我们也使用CBS，它还没有准备好。我相信我们提到的另一家公司也使用了费用，但我们公司不会投资，因为我们有公司卡和收据。抱怨的人数很少，但声音非常大。我只是想知道别人在做什么。

再次感谢大家。

蒂芙尼

[Munari_alEXPert]

亲爱的蒂芙尼,

我猜上一段时间没有多少员工出差，所以没有多少人需要做酒店明细。贵公司对每晚的住宿费用有限制吗?

我从员工那里得到了类似的反馈，一旦他们没有得到指导，但一旦你花时间解释他们是如何做的，表明做逐项列出并不是那么困难，实际上有助于加强对潜在节省的分析，员工应该理解。

我目前没有权限访问Concur，但如果你的CFO同意，我认为可以从酒店中删除逐项记录功能(但是你会在这种费用类型上有不一致的数据)。如果不可能，可以稍微改变费用类型的名称(例如酒店住宿)，并添加一个带有“天数”的额外字段。在Cognos报告期间，您可以使用它。

请知道，在一些国家，如德国，个人膳食(包括在酒店)不直接报销给员工，所以实际上需要从酒店账单中逐项列出。

另一种选择是与在您公司实施Concur的客户经理讨论，联系他们，他们也可以根据您的公司为您提供最佳方法。