在纸质收据和excel表格的世界里，城市管理者的任务是分配纳税人的钱、赠款和其他形式的资金，基本上是为了“保持城市的照明”。无论是规划社区发展和交通，打击急剧增加的犯罪，还是为公共卫生危机提供建议，所有这些都属于城市管辖范围内的领域。但是，城市管理者并没有使用适当的财务数据与社会趋势进行比较，以预测所有可能的突发事件，而是陷入了应对另一个挑战的困境——人工支出过程。
一个国家机构例如，为了获得必要的报告信息，他们让财务团队筛选纸质报告，编制电子表格，然后计算所需的总数。这就是浪费时间。即使在所有这些工作之后，财务团队仍然没有足够详细的数据来跟踪支出和提高可见性。
支出数据缺乏处理效率和可见性，迫使城市管理者不断使用过时的预算，使他们无法获得正确的数据和信息，从而做出明智的决策。虽然手动流程或电子表格看起来是免费的，但实际上并非如此。城市不得不支付他们的财务团队的时间、不便和延迟付款，这往往加起来的成本甚至超过了自动化支出管理解决方案。以下是自动化支出管理技术可以帮助城市管理者更好地管理预算和有效地引导资金来帮助他们的城市的四种方式:
1.加快提交纸质收据和手动完成费用和发票报告的过程。
它需要一个平均26分钟手动填写一份费用报表。无论是整理一堆纸质收据，手动输入数据，还是获得前进所需的批准盖章，所有这些步骤都将更多的时间钉在费用和发票流程上，降低了效率。当这些计划是紧急情况时，整个过程就会变得有点紧张和棘手。
通过自动化费用、差旅和发票管理流程，城市财务团队可以提高效率，并将节省的时间重新定向到更有战略意义的项目上。想象一下，能够比较去年的预算和今年的预算，创建财务模型，并做出更明智、更准确的决定。
2.自动填充，逐项列出，并分类报告与支出数据，以保持预算的最新。
随着员工支出变得越来越复杂，手工报告过程变得更加痛苦。从对不同的支付方式进行分类，到在不同的系统中拼凑支出数据，这些自主开发的解决方案只是浪费时间、天数和美元的另一种方法。事实上,31%的经理在公共部门的空间甚至说，他们仍然缺乏足够的透明度，他们的支出。
自动化支出流程不仅节省时间，而且有助于将支出、差旅和发票数据整合在一起，以提高支出的可视性和整体视图。这使得城市管理者可以主动控制他们的预算，因此他们可以根据城市发展的计划来调整预算。虽然城市管理者不能总能预测危机的严重程度，但它确实有助于实时了解预算和支出，这样他们就可以监控所需资金，并在可能的时候重新调整支出。也许新的建筑账单或运输服务可以再等等。
3.使用支出数据来提高准确性和监督，以及政策和法规遵从性。
在2018年的凯尔顿报告中，73%的政府财务决策者报告说，他们的组织努力保持合规。这很可能是因为，虽然城市管理者负责向内城各部门分配预算，但城市雇员控制他们如何使用预算。而且，除非事先有限制支出的控制措施，否则员工并不总是知道或关心如何遵守这些规定。例如，当涉及到服务员工时，里程报销是一个高支出领域。仅在2017年，英里的智商报道称，34.5%的员工承认为报销而虚报里程。其中,76%说他们之所以能够这样做，是因为他们的组织手动处理费用。
虽然里程只是关注的一个领域，自动化支出管理和使用里程跟踪工具可以帮助收集所需的数据，以提高准确性和监督，从而消除欺诈和意外高估。然后，城市管理者可以利用这些数据来设定基准和内部控制，比如支出门槛，提醒财务团队在员工超过限制时进行审查。通过这种方式主动管理支出，您的财务团队可以在支出出门前捕获支出——这是一种非常有效的策略，可以确保预算效率和法规遵从性。
4.防止错误的错误和发现欺诈，以节省纳税人的钱和拨款。
手动输入费用数据可能是单调而密集的(难怪人类会犯错误)。但城市可能没有意识到人工费用和发票流程容易出现多少错误。平均而言,19%的费用报告而且发票报告的10%有错误，这两者都需要宝贵的时间和中断生产力来修复。
手动流程也容易受到欺诈。一个2018年职业欺诈报告得出结论，政府部门的“内部控制缺陷导致了近一半的欺诈”案件损失中位数诈骗金额高达12.5万美元
幸运的是，自动化可以纠正错误。使用移动工具、收据捕获和光学字符识别(OCR)，自动化工具可以帮助减少错误90%使城市经理和财务团队少犯错误，提高工作效率。这都是关于创造花费透明度和自动发现。
SAP Concur如何提供帮助
SAP Concur可以帮助您的财务团队自动化并简化您跟踪支出的方式，因此您可以更好地发现预算不足，提高效率，并控制您如何管理支出。了解更多关于我们如何帮助最大限度地提高您的城市预算，请访问我们的政府和城市领导人的解决方案网页上。
