作为一名行政人员，我每天要处理数百份费用报告

[IMBPR]

作为一名行政人员，我的任务是处理费用报告。然而，每天有一百多份费用报告进入我的队列，等待我处理付款。每一份报告都经过彻底的审查，以确保它符合我们公司的政策。是否有一种更简单的方法来控制员工提交报销费用报告的流程?

[JessicaL]

嗨@IMBPR，

你要独自审阅的报告数量是很大的。报告是否先交给别人/在你审查内容之后交给别人，这样你只审查收据、财务应用程序?如果您可以添加工作流来分担评审的负担/责任，那么工作流就存在了。

此外，我们还设置了一些审计规则，标记某些报告以进行扩展审查——例如，我们有一个审计规则，标记审查人员“该报告中有现金”，以便对该报告进行额外的关注。

您还可以将员工分成拥有相同类型支出的不同组，以便在报告审查的最后阶段更容易将他们区分开来。

我唯一的其他想法是与他人共享管理员角色。

我希望其他人也有好的想法。最好的

[IMBPR]

谢谢JessicaL。我有另外两个作为处理报告的备份。费用报告经经理批准后才流向我们。我们检查收据和公司合规情况。然而，费用报告的数量是需要解决的问题。设置审计规则，就像你提到的，可能是一个好主意，我们肯定会研究它。

[DavidW · Accepted solution]

我认为这要看情况。

1.找一个助手做一些基本的检查——如果报告缺少这些数据，让他们把它踢回去。

2)确定当天你要处理多少费用报告——对于一些有面向对象编程的人来说，你的周转可能会慢一些，但你会清醒一些。

3)让员工每月只提交一份费用报告。

我想你也可以花钱请一些审计服务来帮助你。

我发现三号和二号方案效果最好。

[沃森]

你好,

是否有审计规则只允许员工每月提交一份报告?

[clayw1963]

听起来你真的需要一套强有力的审计规则。简单的报告，更低的美元和不违反公司政策将自动批准，不会停止在你的办公室。

有了我们的审计规则，我们大约有20 -22%的报告停在我们的办公室。我们还对自动批准的报告进行小型审计，以确保我们有正确的审计规则。

粘土

[hlucas]

克莱，你愿意通过邮件和我分享一些你的审计规则吗?只是想知道我们可以做些什么来更好地减少处理器接触到的报告数量。

谢谢!
希瑟·卢卡斯

hlucas@bcbsal.org

[joshhorton]

你好，克莱，你能和我分享一下你的审计规则吗?

我们是Concur的新手，欢迎任何建议。

谢谢

[joshhorton]

是否有审计规则只允许员工每月提交一份报告?

[amanning23]

粘土,

我们已经审查了100%的费用报告，现在开始考虑自动批准一些简单的报告。您是否有机会分享一些您的Audit规则，或者您如何能够在您的工作流中设置自动批准?

谢谢,

亚当·曼宁

[SandraA]

你还没说，但听起来你在处理100%的报告?在我们看来，这不是Concur的最佳利用方式。管理人员应该验证事情是否正确完成。你不需要重新检查所有的报告。

我接触过的大多数公司都分为两大阵营。小公司往往做到100%。大公司的审计比例一般在5%到25%之间。

我们目前只做了不到20%。

[amanning23]

桑德拉,

我们目前正在审计100%的费用报告。我们现在开始考虑自动批准更容易的费用报告和更小的金额。你能分享一下你的经验吗，比如你利用了哪些审计规则，或者你如何在工作流中设置自动审批?

谢谢,

亚当·曼宁

amanning@medline.com

[ConradHernandez]

嗨,桑德拉

希望您能帮助回答以下两个问题:

1. 您目前是否使用人工智能或审计解决方案(Concur Detect, Insight等)来审核审批后的审核过程，只支持审核经理批准的20%的费用报告?
2. 在你的经验中，在接受政策和只批准符合政策的费用方面，让所有批准经理成为你的合作伙伴，对你来说最成功的方法是什么?

提前感谢您的反馈/建议。

最好的问候,

康拉德·埃尔南德斯

Medline财务总监

Medline行业

chernandez@medline.com

(847) 837 - 2796

[dayfrench]

我同意大家对审计规则的看法。

此外，对于超过一定金额的支出，要制作收据。对我们来说是25美元。这样，人们在附上收据后才能提交。

此外，我们还实现了Concur Detect来帮助我们进行审计。我们还处于学习阶段(2个月前刚刚与Detect上线)，但我认为这对我们非常有好处。