作为一名管理员，我每天要处理数百份费用报告

[IMBPR]

作为管理员，我的任务是处理费用报告。然而，每天都有超过100份费用报告进入我的队列以处理付款。每一份报告都经过彻底审查，以确保其符合我们公司的政策。是否有更简单的方法来控制员工提交报销的费用报告的流程？

[杰西卡]

你好@IMBPR,

这是您自己正在审阅的大量报告。在您审查内容后，是否先/后将报告发送给其他人，以便您只审查收据、财务应用程序？如果您可以添加工作流以分担审阅的负担/责任，则工作流是存在的。

此外，我们还建立了一些审计规则，用于标记某些报告以供扩展审查——例如，我们有一个审计规则，用于标记审查者“此报告中有现金”，因此需要额外关注该报告。

您还可以将员工分为不同的组，这些组具有相同类型的费用，以便在报告审查的最后阶段更容易将他们分开。

我唯一的其他想法是与其他人共享管理员角色。

我希望其他人也能提出好的想法。最好的

[IMBPR]

谢谢你，杰西卡。我有另外两个作为处理报告的备份。经经理批准后，费用报告将流向我们。我们检查收据和公司合规性。然而，费用报告的数量可能需要解决。正如您所提到的，设置审计规则可能是一个好主意，并将对此进行深入研究。

[戴维德 · Accepted solution]

我想这要视情况而定。

1.让一个助手做一些基本的检查——如果报告缺少这些数据，让他们把它踢回来。

2） 确定那天你将处理多少费用报告-对于一些有OOP的人来说，你的周转可能会慢一些，但你会有一些理智。

3） 让员工每月只提交一份费用报告。

我想你也可以花钱请一些审计服务来帮助你。

我认为方案3和方案2效果最好。

[沃森]

你好

是否有只允许员工每月提交一份报告的审计规则？

[clayw1963]

听起来你真的需要一套强有力的审计规则。不违反公司政策的低成本简单报告将自动获得批准，并且不会停在您的办公室。

有了我们的审计规则，我们大约有20-22%的报告在我们的办公室中停止。我们还对自动批准的报告进行小规模审核，以确保我们有正确的审核规则。

黏土

[hlucas]

克雷，你愿意通过电子邮件和我分享一些你的审计规则吗?我只是好奇我们能做些什么来减少处理器接触到的报告数量。

谢谢
希瑟·卢卡斯

hlucas@bcbsal.org

[joshhorton]

嗨，克莱-你能和我分享一些你的审计规则吗?

我们是新来的，欢迎任何意见。

谢谢

[joshhorton]

是否有只允许员工每月提交一份报告的审计规则？

[amanning23]

黏土

我们一直在审查100%的费用报告，现在开始考虑自动批准一些简单的报告。您是否有机会分享一些您的审计规则，或者您如何能够在您的工作流中设置自动批准?

谢谢

亚当·曼宁

[桑德拉]

你没有说过，但听起来你在处理100%的报告？在我们看来，这不是Concur的最佳利用方式。管理者应该验证事情是否正确完成。你不需要重新检查所有的报告。

我接触过的大多数公司可以分为两大阵营。小公司倾向于100%。大公司的审计比例一般在5%到25%之间。

我们目前所做的还不到20%。

[amanning23]

桑德拉，

我们目前正在审计100%的费用报告。我们现在开始考虑自动批准更简单的费用报告和更小的美元金额。您是否可以分享您的经验，例如您使用了哪些审核规则，或者您如何在工作流中设置自动审批？

谢谢

亚当·曼宁

amanning@medline.com

[ConradHernandez]

嗨,桑德拉

希望您能帮助回答以下两个问题：

1. 您目前是否在使用AI或审计解决方案（Concur Detect、Insight等）进行审批后审计流程，该流程仅支持审计经理批准的20%的费用报告？
2. 在你的经验中，什么方法对你来说是最成功的，让所有批准经理都成为你的合作伙伴，因为它涉及到拥抱政策和只批准符合政策的费用?

提前感谢您的反馈/建议。

最好的问候,

康拉德·埃尔南德斯

Medline财务总监

医疗行业

chernandez@medline.com

(847) 837-2796

[日法语]

我同意大家对审计规则的看法。

另外，对于超过一定金额的费用，要做好收据。对我们来说是25美元。这样，人们只有在附上收据后才能提交。

此外，我们正在实现Concur Detect来协助我们的审计工作。我们还在学习阶段(两个月前刚开始使用Detect)，但我认为它对我们真的很有好处。