你如何邮寄你的信用卡交易?

[Ladelle]

你好,

我是一个新的Concur用户，有几个问题，我希望有人能帮助。

在任何一个月里，一个月的信用卡交易通常不会在同一时期得到完全批准和提交。因此，我们有一些未分配和未提交的费用。

已批准的费用通过上传的方式被发送到我们的会计系统，从而产生相应费用的借方和贷方。请记住，由于未分配/未提交的交易，向AP收取的金额将低于每个报表显示的当月费用。

我们全额支付给信用卡公司，但这笔付款只能部分应用于上传的AP信用，在供应商帐户中留下一个未应用的信用。

我们提交了一个倒转分录来累积未分配/未提交的交易，并提交一个分录，以说明任何以前未分配/未提交的交易，这些交易已在并发中提交。

这里提到的挑战是，在所有费用都提交到帐户之前，AP将是不正确的。

我想知道你是如何邮寄你的交易的，因为这似乎不是最有效的方式。提前谢谢!

[DavidW]

我们做你们做的事。我们确保经理及时批准报告，或者他们的副总裁通过Concur中的通知功能发现报告。我们的费用处理人员也做了很好的跟踪工作，以及他们负责准确入账。

我们不是基于声明的(CBS)，所以收费可由员工立即处理。这对员工来说很有帮助，因为他们不必等到月底才做费用报告。

[JessicaL]

基本上，我们做的是一样的。我们有一个自定义报告，它显示了所有在Concur中的交易，因此我们可以绑定到银行对账单。如果有人没有提交，我们会联系他们在每月的某一天(除非是假日，否则是28日)提交，如果他们没有提交，他们的所有费用都将成为他们的违约。显然，负责预算的经理确实会帮助员工按时提交预算。

最好的

[杰克]

嗨@Ladelle，

我的公司目前正在使用CBCP卡程序，由于您所描述的问题，我们提出了这个流程。很有可能，不是所有的卡片活动都能在报告中正确地协调，并在周期需要提交到分类帐之前得到批准，我们需要一种捕获的方法所有活动，而不仅仅是提交的内容。

因此，我们不使用批导出文件作为记录值的手段，而是创建了一个自定义流程，该流程使用一些从Analysis / Cognos中运行的自定义报告。这些报告收集了在我们的计费周期内发布的所有信用卡交易的信息，然后我们将这些报告汇编在一起，创建一个主上传到我们的分类帐中。在专业版中可能有一个更简单的方法来实现这一点，但由于我们在标准版上，我们不得不使用可用的方法。

我们有四个正在运行的报告:

• 在此期间的所有交易清单。这将捕获唯一的交易ID、卡上的名称、商家、日期、金额以及交易是否分配给报告。
• 报告中分配的所有事务的列表。这将显示所有条目(如果有的话)、编码段值和注释。
• 报告中所有分配的清单。这将通过编码段和适当的注释捕获期间所有费用的分配分割。
• 未分配事务的列表。这显示了当事务导入时分配的默认费用类型，以及分配给事务所在卡的员工的默认编码段。

在所有四个报告中，每一行都列出了唯一的事务ID，并且我们使用一些Excel VLOOKUP函数将所有编码信息、分配分割和条目拉到单个表中。然后，我们清理数据(例如，将任何未定义的费用类型替换为杂项，一些特定于组织的项目，并确保正确编码欺诈活动)，验证总金额，并发送到我们的会计软件。

整个过程花了我2-3个小时左右的时间来弄清楚，但它给了我们一个报告周期内所有交易的完整范围。我们也将此作为激励员工的一种方式，告诉他们“如果你没有按时提交报告，将会使用默认的编码值，如果你想要准确的预算信息，你需要提交一个请求，以便在后端更正它。”

平均来说，我们大约有5%左右的代码没有分配，并且应用了默认代码，但我们在一年前有一个积极的推动，让员工的默认代码更新，这样就减少了很多错误，即使只有5%。

[ao]

我们决定不邮寄幽灵卡的CBCP费用通过一致．.．由于上述问题与未分配/未提交的事务和必要的对账工作。

相反，我们从信用卡公司的发票feed中发布计费交易。

我们的Concur Travel配置为向信用卡公司提交每个旅行者/交易的人员ID和成本分配信息，然后信用卡公司将其包含在发票提要中，这样财务部门在收到信用卡账单时就有足够的信息进行发布。

在从Concur Expense提取的会计(在我们的例子中，通过本地SAP集成到SAP FI)中，我们然后排除CBCP费用，这样他们就不会在最后发布两次。

这种方法适合我们。可能不适合其他公司，但以防他们有员工拿着公司支付卡到处跑，并经常错误地用这些卡支付个人费用。(我们唯一的CBCP卡是用于预订机票和火车的幽灵卡。所有其他费用都由员工自掏腰包，除了高层管理人员的几张IBCP卡)。

之后我们做了一些人工对账和“公司间结算”(集团内部)的工作，因为我们的员工应该在他们的费用报告中输入“替代成本分配”，以防他们的差旅成本不应该分配到他们的默认成本对象。为此，我们建立了情报报告，每月显示差异……然后由财务部门进行人工对账。

也许这能给你一些新的想法……

认为,亚历克斯

[本宁顿]

你好,

对于涉及总账中临时帐户的CBCP卡，我们使用的方法略有不同。

当我们从银行收到每月对账单信息时(以CSV格式下载)，我们创建一个贴子，将完整的对账单金额记入银行供应商，然后为每个卡交易创建一个临时账户的单独借方。在每个借记行中，我们记录银行提供的单个交易ID。

然后，当我们处理来自Concur的费用索赔和CBCP卡交易时，借记相关的费用G/L帐户(基于费用类型)并在临时帐户中创建信用贴子，将交易ID记录到相同的字段中。然后，在临时帐户上运行一个自动清算过程，对具有相同事务ID且余额为0的事务进行分组，并将它们标记为已清算。

这种方法帮助我们保持“真实的”损益表的干净，只贴出批准的、已结算的费用，同时允许我们跟踪临时帐户中未对账的费用。在每个月底，我们的财务团队可以查看临时帐户中的总额，并输入适当的应计数，然后在下个月开始时将其反转。

我希望这能有所帮助，如果需要，我很乐意提供任何额外的信息。

戴夫

[第一次]

你好,

我们希望遵循与您几乎相同的流程，只是不使用临时帐户，而是上传供应商帐户上的个人借记。每个员工都将被创建为SAP中的供应商。

现在的主要问题是我们的Concur顾问无法从Master Card提要映射。Concur中的事务引用ID与我们在银行报告中看到的事务ID不同。他们能够将另一个名为Acquirer Reference nr的ID映射到Concur中的一个自定义字段，但根据主卡规范，它不是唯一的，而且它太长(23个字符长)，不能用于SAP中的自动清除。清除只能处理最多20个字符的长字符串。

你遇到过类似的问题吗?你是怎么解决的?

谢谢你！

[本宁顿]

你好,

我会尽力解释我们的流程。

我们使用SAP FI Native Integration将我们的费用索赔从Concur发布到SAP。该集成将信用卡交易引用号放置到发布到我们临时帐户的行文本(SGTXT)字段中。我相信使用文本字段的原因正是您提到的它可以支持更大数量的字符。

然后，我们每月在报表发布后从银行下载一个CSV文件。此CSV文件包含在“并发”中出现的相同的事务引用号。然后，我们使用该CSV文件中的信息创建批量上传，以便使用SM35在SAP中创建日志。

然后，我们在SAP (OB74)中配置了自动清算，以使用SGTXT字段作为对该临时帐户进行清算的标准，然后使用一个变体设置了F.13的夜间计划运行以运行清算过程。

这使得这个过程非常高效。每天，当我们的费用处理程序从Concur中批准索赔时，它们通过本地集成自动发布到SAP中，每天晚上自动清算运行以清除和匹配临时帐户中的交易。

希望这能有所帮助，

戴夫

[第一次]

你好戴夫,

谢谢你提供的额外信息。因此，您的Concur系统中的交易参考号与银行的参考号相同。太好了，这对我们来说是一个非常重要的信息!这应该在Concur和Bank/Mastercard之间进行整理，为什么这些id在我们的情况下不匹配。不幸的是，这对我们来说是一个重大的阻碍。你知道哪个技术领域从卡片馈送数据结构映射到Concur中的参考nr吗?

在标准系统中，不允许在OB74中添加超过20个字符的字段。我猜您必须实现注释117393、1078256、2005540才能做到这一点。你能从SGTXT中使用多少字符?

谢谢你！

基米-雷克南

伊丽娜

[本宁顿]

嗨,伊丽娜,

我很抱歉，但我不知道Concur如何映射从银行收到的导入文件-我们有来自不同提供商的多个卡提要(万事达，VISA, AirPlus)，在所有情况下，它只是工作…Concur映射了事务引用号，它与我们从每个提供者下载用于匹配的CSV文件中看到的相同。

我也很幸运，当我开始我们的这个自动清算过程时，我们的SAP系统已经启用，让我在OB74中选择SGTXT，所以我认为你提到的那些笔记已经应用到我们的系统中，但这是由我们的SAP技术团队维护的。

很抱歉，我不能更好地帮助你的问题……我希望您能够通过Concur和字段映射解决这个问题。

戴夫

[第一次]

你好戴夫,

非常感谢你的回复是非常有帮助的!

亲切的问候

伊丽娜

[mikeglim]

嗨,伊丽娜,

我们也试图遵循Dave所描述的相同流程，但也面临同样的问题，即Concur提供的唯一交易密钥(37个字符)比SAP自动清算程序(24个字符)所允许的更长。我们发现，在自动清除程序中，只有前24个字符被考虑。这意味着如果前24个字符匹配，net为零，则清除。

问题是，自动清除程序可能会考虑额外的项目，因为它们的唯一交易密钥的前24个字符可能不是唯一的。这将导致一些项目在应该清除的时候没有清除。

想知道你能不能解决这个问题?

问候,

迈克

[crsmurthy888]

嗨本宁顿

SGTXT不是帐户类型k的可用字段，它对帐户类型S可用吗?谢谢你！

[CareBearStare]

就像本宁顿解释的那样。我们已经建立了一个企业卡清算总账账户。当寄出同意批次时，我们借记费用，贷记清算帐户。当我们支付账单时(我们每月全额支付)，我们生成一张发票，其中包括所有员工在对账单日的总费用，将其通过AP，并借记清算账户。

我们累积在期末未提交的费用(将分录转到借方费用和贷方结算帐户)。由于结算日和期末的时间不同，清算帐户总是存在差异。清算账户使管理时间差异变得更容易，因为不可能按时提交所有费用。

[sindani77]

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