你如何发布你的信用卡交易?

[Ladelle]

你好,

我是Concur的新用户，有几个问题希望有人能帮助我。

在任何一个月，一个月的信用卡交易通常不会在同一时期得到完全批准和提交。因此，我们有一些未分配和未提交的费用。

经批准的费用将通过上传到我们的会计系统，从而记入适当的费用a/c的借方，记入AP的贷方。请记住，由于未分配/未提交的交易，向AP收取的金额将低于每个报表中显示的当月费用。

我们向信用卡公司全额支付，但这笔付款只能部分应用于上传的AP积分，在供应商帐户中留下一个未应用的积分。

我们提交了一个反向分录来进行预提未分配/未提交的交易，并对之前在Concur中提交的未分配/未提交的交易进行记录。

这里指出的挑战是，在所有费用都被过账之前，AP是不正确的。

我想知道你如何张贴你的交易，因为这似乎不是最有效的手段。提前谢谢!

[DavidW]

我们做你做的事。我们确保经理及时批准报告或他们的vp通过Concur中的通知功能发现报告。我们的费用处理人员也做得很好，因为他们负责预提入账。

我们不是以声明为基础的(CBS)，所以费用可以由员工立即处理。这对员工很有帮助，因为他们不必等到月底才做他们的开支报告。

[JessicaL]

基本上，我们也是这样做的。我们有一个自定义报告，它显示Concur中的所有交易，这样我们就可以将其与银行对账单联系起来。如果有人没有提交，我们会联系他们，让他们在每月的某一天提交——28号，除非是节假日——如果他们没有提交，所有的费用都将计入他们的违约。显然，负责预算的经理确实会帮助员工按时提交预算。

最好的

[杰克]

嗨@Ladelle，

我公司目前正在使用CBCP卡程序，我们提出这个流程是由于您所描述的问题。很可能，并不是所有的卡片活动都能在报告中被正确地调和，并在周期需要发布到账本之前得到批准，我们需要一种方法来捕获所有活动，而不仅仅是提交的内容。

因此，我们不使用批处理导出文件作为记录值的方法，而是创建了一个自定义过程，使用一些自定义报告从Analysis / Cognos中耗尽。这些报告收集了在我们的计费周期内发布的所有信用卡交易的信息，然后我们将这些报告汇编在一起，创建一个主上载到我们的分类帐。在专业版中可能有更简单的方法来完成这个，但由于我们使用的是标准版，我们必须使用可用的。

我们有四份报告正在运行:

• 在该期间内公布的所有交易一览表。这将捕获唯一的交易ID、卡片上的名字、商家、日期、金额，以及交易是否分配给一个报告。
• 报告中分配的所有交易清单。这将显示所有条目(如果有的话)、编码段值和注释。
• 报告中所有分配的列表。这将通过编码段和适当的注释捕获期间所有开销的分配分段。
• 未分配事务列表。这显示了导入事务时分配的默认费用类型，以及分配给事务所在卡片上的员工的默认编码段。

在所有四个报告中，每一行都列出了惟一的Transaction ID，我们使用一些Excel VLOOKUP函数将所有编码信息、分配分割和条目拉到单个工作表上。然后，我们清理数据(例如，将所有未定义费用类型替换为杂项，一些组织特定的项目，并确保欺诈活动编码正确)，验证总金额，并发送到我们的会计软件。

整个过程需要2-3个小时左右的时间来完成，但它为我们提供了报告周期内的所有交易。我们也以此作为激励员工的一种方式，告诉他们“如果你没有按时提交报告，默认的编码值将被应用，如果你想要你的预算信息准确，你将需要提交一份请求在后端更正它。”

平均来说，我们有5%左右的人没有分配并且应用了默认编码，但我们一年前有一个积极的推动让员工的默认编码更新，所以减少了很多错误，即使有这5%。

[ao]

我们决定不邮寄我们鬼卡的CBCP费用通过一致．.．由于提到的问题未分配/未提交的交易和必要的核对工作。

相反，我们从信用卡公司的发票feed中发布收费交易。

我们的Concur Travel被配置为向信用卡公司提交每个旅行者/交易的人员ID和成本分配信息，然后他们将其包含在发票提要中，这样，当财务收到信用卡账单时，就有足够的信息进行过账。

在Concur Expense的会计摘录中(在我们的例子中是通过本地SAP集成到SAP FI)，我们接着排除CBCP费用，这样到最后就不会再寄两次了。

这种方法对我们很有效。可能不适合其他公司，但以防他们的员工带着公司支付卡到处跑，并经常错误地使用这些卡进行个人开支。(我们唯一的CBCP卡是用于预订航班和火车的幽灵卡。所有其他费用都由员工自掏腰包，除了高层管理人员的几张IBCP卡)。

之后我们在人工对账和“公司间结算”(集团内部)方面做了一些努力，因为我们的员工应该在他们的费用报告中输入“替代成本分配”，以防他们的差旅成本不应该分配给他们的默认成本对象。为此，我们构建了情报报告，显示每月的差异……然后由Finance使用这些数据进行手动对账。

也许这会给你一些新的想法……

认为,亚历克斯

[本宁顿]

你好,

我们对CBCP卡的处理方式略有不同，涉及到我们的银行提款单中的临时账户。

当我们从我们的银行收到每月的对账单信息(以CSV格式下载)时，我们创建一个过账，将对账单的全部金额计入银行供应商，然后为每笔信用卡交易创建个人借方账户。在每一笔借项中，我们记录银行提供的个人交易ID。

然后，当我们处理来自Concur的费用索赔时，CBCP卡交易借记相关的费用G/L帐户(基于费用类型)，并在临时帐户中创建信用记录，将交易ID记录到相同的字段中。然后，可以简单地在过渡帐户上运行一个自动清除过程，将具有相同事务ID且余额为0的事务分组，并将它们标记为已清除。

这种方法帮助我们保持“真实”的G/L清洁，只有经过批准的、清除的费用被过账，同时允许我们跟踪临时账户中不协调的费用。在每个月底，我们的财务团队可以查看临时账户的总额，然后输入一个合适的应计金额，然后在下个月的开始反转。

我希望这能有所帮助，如果需要，我很乐意提供任何额外的信息。

戴夫

[第一次]

你好,

我们想遵循几乎与您相同的过程，只是不使用临时帐户，而是上传个人借方帐户。每个员工都将被创建为SAP中的供应商。

现在的主要问题是我们的Concur顾问无法从Master Card提要映射。Concur中的交易引用ID与我们在银行报告中看到的交易ID不同。他们能够映射另一个名为acquer Reference nr的ID到Concur中的自定义字段，但根据Master Card规范，它不是唯一的，而且它太长(23个字符长)，不能用于SAP中的自动清除。清除只能处理最多20个字符长的字符串。

你经历过类似的问题吗?你是怎么解决的?

谢谢你！

[本宁顿]

你好,

我会尽力解释我们的流程。

我们使用SAP FI Native Integration将我们的费用报销从Concur提交到SAP。该集成将信用卡交易参考编号放入过账行的Text (SGTXT)字段中。我相信使用文本字段的原因正是您提到的它可以支持更多字符的原因。

然后，我们每个月从我们的银行下载一个CSV文件，在报表发布之后。这个CSV文件包含出现在Concur中的相同事务引用号。然后，我们使用这个CSV文件中的信息创建批量上传，以便使用SM35在SAP中创建日志。

然后，我们在SAP (OB74)中配置自动清理，以使用SGTXT字段作为在这个临时帐户上进行清理的标准，然后设置F.13的夜间定期运行，并使用一个变体来运行清理过程。

这使得整个过程非常高效。每天，当我们的费用处理程序批准Concur的索赔时，它们会通过本机集成自动发布到SAP中，每天晚上，自动清算运行以清除和匹配临时账户中的交易。

希望这有助于

戴夫

[第一次]

你好戴夫,

谢谢你提供的额外信息。因此，Concur系统中的交易参考编号与银行的参考编号是相同的。太好了，这对我们来说是一个非常重要的信息!这应该在Concur和Bank/Mastercard之间进行分类，为什么这些id在我们的案例中不匹配。不幸的是，这对我们来说是一个重大的阻碍。你知道哪个技术领域是从卡馈电数据结构映射到Concur中的参考nr吗?

在标准系统中，不允许向OB74添加超过20个字符的字段。我猜你必须实现注释117393 1078256 2005540。你能从SGTXT中使用多少字符?

谢谢你！

基米-雷克南

伊丽娜

[本宁顿]

嗨,伊丽娜,

我很抱歉，但我不知道Concur如何映射从银行收到的导入文件-我们有来自不同提供商(万事达，VISA, AirPlus)的多个卡源，在所有情况下，它只是工作…Concur映射事务引用号，它与我们从每个提供者下载用于匹配的CSV文件中看到的相同。

我也很幸运，当我开始我们的自动清理过程时，我们的SAP系统已经允许我在OB74中选择SGTXT，所以我认为你提到的那些注释已经应用到我们的系统中，但这是由我们的SAP技术团队维护的。

抱歉，我对你的问题很有帮助…我希望您能够解决Concur和字段映射的问题。

戴夫

[第一次]

你好戴夫,

非常感谢你的回复，非常有帮助!

亲切的问候

伊丽娜

[mikeglim]

嗨,伊丽娜,

我们也在尝试遵循戴夫所描述的相同的过程，但也面临着相同的问题，即Concur提供的唯一事务键(37个字符)比SAP自动清理程序(24个字符)允许的长。我们发现只有前24个字符被认为是自动清除程序。这意味着如果前24个字符匹配并且净额为零，则清除。

问题是，自动清除程序可能会考虑额外的项，因为唯一事务键的前24个字符可能不是唯一的。这将导致一些项目在应该清除的时候没有清除。

想知道你能不能解决这个问题?

问候,

迈克

[CareBearStare]

就像本宁顿解释的那样。我们建立了法人卡结算GL账户。当过账Concur批次时，我们借记费用，贷记结算账户。当我们支付账单时(我们每个月都要全额支付)，我们会生成一张发票，其中包括所有员工在结帐日的总费用，将其通过应付账款，并借记结算账户。

我们在期末累积未提交的费用(转记到借方费用和贷方结算帐户)。由于对帐单日期和期末时间的不同，结算账户总是有差异的。因为没有办法所有的费用都按时提交，所以有了结算账户，就更容易管理时间差了。

[sindani77]

BIN Code或支付卡号码是在支付卡(如信用卡和借记卡)上发现的卡片标识符。随机BIN生成器会给你10个BIN代码号码供你使用。这有助于你获得更多的信息银行识别号码核对器。