记录互相存储的公司数据的保留协议

[BenH]

我对社区成员为将来的诉讼或审计(财务或税务)支持而对历史费用报告和收据进行归档访问时所采取的方法很感兴趣。

目前，我们依靠同意作为历史记录的档案。如果同意可以在任何时候削减我们对其系统的访问权限，这可以被视为“最佳实践”，这是我们的数据？

如果明天出现税务员并要求查看2017年的所有费用报告，我们需要访问同意打开，然后下载每份报告。或者如果在2025年。七年后，我们需要2017年费用报告的副本来保护自己反对一些未来的诉讼人（可能是一个不公平的偿还实践的心怀不满的员工），我们必须依靠同样的未来访问。如果在中间年内，我们已经迁移到了同意的系统？如果Concur改变其商业模式，停止此应用程序或者天堂禁止，否则会出现何种操作

对于我们依靠不确定的未来访问，或者是最好的做法是将这些报告的副本下载到不依赖未来的同意访问的档案系统？我在想太保守吗？

谢谢你的反馈，

BenH

首席财务官,Bollinger企业

[BenH]

相关问题，本地记录保留最佳实践要求在10年内销毁AP类型的记录。Concur是否有一种机制，我可以通过它来控制我们记录的保留?

[SandraA]

你问了一些很好的问题。我们依靠Concur查阅过去的报告。回到我们开始Concur(2006)的那一年，这是非常方便和有帮助的。但我担心Concur会在某个时候存档旧的记录。

我们已经受到了最近的变化的影响，当员工离开时，Concur会立即从配置文件中删除大量数据。我们需要一些他们正在移除的数据来运作。

更改提供者的能力也很重要。我们不想被数据记录挟持。

我们正在建立一个API，它可以帮助我们以可检索的格式存储自己的历史记录。

[杰克]

嗨,本,

从支付管理器中批处理出来的文件可以视为某种形式的存档，因为它将包含支付人员、金额、费用来自何处(供应商、报告名称、日期等)等数据，以及其他信息。信用卡批处理文件也将包含这类信息。

对于我的公司来说，我们保存了所有这些批文件，它们包含了几乎所有关于费用的信息。社区中许多人一直在寻求的一个值得注意的例外是Comment字段。目前，我认为没有一种方法可以在批处理文件中包含注释。这些批处理文件也不包含接收信息，但对于我们的目的，我们基本上依赖Concur作为接收信息的历史记录数据库。

我不确定Concur提供可自动启动或按需发起的某种数据转储，以提取所有信息 - 评论，收据和所有内容 - 也不存在函数来销毁10年以上的旧数据。我公司目前正在利用Concur标准，所以它可能存在于Concur Professional的东西吗？我不确定。

不过，伟大的问题;也许一些恭维者可以在这里可以在这里颂扬，或者可以在未来的选择。

[kirstin_rintoul]

嗨

我们刚刚实施了Concur，由于每个国家的税务审计规则不同，我们的全球团队成员也向我们提出了类似的问题。我们曾经认为Concur会无限期地保留我们的所有数据，但我现在担心的是，如果我们决定在未来迁移到不同的应用程序，过去的雇员的一些信息可能不会被保留。

我正在考虑拥有一个创建的报告，以便每个月在我们的公司外部服务器上存储数据。有没有人有任何建议是最好的方法？

谢谢提前

Kirstin

[ccorey]

从我的研究来看，没有一个很好的答案。我们每月开始将所有报告打印到PDF的收据，以获取我们自己的记录。我认为你永远无法假设一家公司将留在业务，并且您的记录将永远可用。备份，备份再次备份。

我也在寻找解决这个问题的自动化方法。手动会导致错误。不幸的是，如果报告要大，并且有很多收据，您会收到附加的此错误。令人沮丧!!!!如果发生这种情况，您必须将事务打印到PDF，然后将收据报告打印到PDF，然后组合。这是非常繁琐的。

[kmorchid]

你好,

我看到你多年前就问过我同样的问题。您能否与我们分享一下，在AP/财务记录方面，您在贵公司建立的最佳实践是什么?

事先非常感谢