我对社区成员为将来的诉讼或审计(财务或税务)支持而对历史费用报告和收据的档案访问所采取的方法很感兴趣。
目前,我们依赖Concur作为历史记录的存档。如果Concur可以在任何时候决定切断我们对他们保存我们数据的系统的访问,这能被认为是“最佳实践”吗?
如果一个税务审计员明天出现,要求查看2017年的所有费用报告,我们就需要访问Concur来打开,然后下载每个报告。或者2025年。七年后,我们需要2017年费用报告的副本来应对未来的诉讼(可能是一个不满的员工断言不公平的报销做法),我们必须依赖同样的未来访问权限。如果在这期间,我们迁移到Concur以外的系统会怎样?如果Concur改变了它的业务模式,停止了这个应用程序,或者(但愿如此)退出了业务,那该怎么办?
对于我们来说,依赖于不确定的未来访问是谨慎的,还是将这些报告的副本下载到不依赖于未来Concur访问的归档系统是最佳实践?我的想法是不是太保守了?
感谢您的反馈,
BenH
首席财务官,Bollinger企业
你问了一些很好的问题。我们依赖于Concur来访问过去的报告。回到我们开始开发Concur的那一年(2006年)是非常方便和有帮助的。但我担心Concur会在某个时候将较老的记录存档。
我们已经受到了最近变化的影响,当员工离开时,Concur会立即从配置文件中删除大量数据。我们需要他们删除的一些数据才能正常工作。
更改提供者的能力也很重要。我们不想被数据记录挟持。
我们正在建立一个API,它可以帮助我们以可检索的格式存储我们自己的历史。
嗨,本,
从支付管理器中批处理出来的文件可以被视为某种形式的存档,因为它将包含谁支付了多少钱、费用来自哪里(供应商、报告名称、日期等)和其他信息的数据。信用卡批处理文件也将包含这类信息。
对于我的公司,我们将所有这些批处理文件保存在文件中,它们包含了几乎所有关于费用的信息。社区中许多人一直要求的一个值得注意的例外是Comment字段。目前,我不相信有一种方法可以在批处理文件中包含注释。这些批处理文件也不包含接收信息,但出于我们的目的,我们基本上依赖于concurrent作为接收信息的历史记录数据库。
我不确定Concur是否提供了某种数据转储,可以自动启动或按需提取所有信息(注释、收据等),也不确定是否存在一个功能可以销毁10年以上的旧数据。我的公司目前正在使用Concur Standard,所以可能在Concur Professional中存在类似的东西?我不确定。
重大问题,虽然;也许一些Concur的人可以在这里插话,告诉我们有哪些可用的选项,或者将来可能会有。
嗨
我们刚刚实施了Concur,由于每个国家的税务审计规则不同,我们的全球团队成员也问过类似的问题。我们曾以为Concur会无限期地保留我们的所有数据,但我现在担心的是,如果我们决定在未来迁移到不同的应用程序,过去雇员的一些信息可能不会被保留,再加上附加的问题。
我正在考虑创建一个报告,每月提取数据,存储在我们公司系统外的服务器上。有人对最佳方法有什么建议吗?
谢谢提前
的社会
根据我的研究,没有一个好的答案。我们开始每个月将所有的报告打印成PDF格式,并将收据打印出来作为我们自己的记录。我认为,你永远不能假设一家公司会一直营业下去,而你的记录永远都是可用的。备份,备份,再备份。
我也在寻找一种自动化的方式来解决这个问题。手动操作可能会导致错误。我不幸地发现,如果报告太大,有很多收据,你会得到这个错误的附件。令人沮丧的! !如果发生这种情况,您必须将交易打印为PDF,然后将收据报告打印为PDF,然后合并。这是非常麻烦的。