Concur中存储的公司数据的记录保留协议

[BenH]

我对社区成员采取的方法很感兴趣，当涉及到历史费用报告和收据的存档访问，以用于未来的诉讼或审计(财政或税收)支持。

目前，我们依靠Concur作为历史记录的存档。如果Concur可以在任何时刻决定切断我们对他们保存我们数据的系统的访问，这可以被认为是“最佳实践”吗?

如果税务审计员明天出现，要求查看2017年的所有费用报告，我们将需要访问Concur打开，然后下载每个报告。或者在2025年。七年后，我们需要2017年费用报告的副本来抵御未来的诉讼当事人(可能是不满的员工声称不公平的报销做法)，我们必须依靠同样的未来访问。如果在这期间，我们迁移到了Concur以外的系统呢?如果Concur改变了它的业务模式，终止了这个应用程序，或者(天哪，这是不允许的)退出了业务怎么办?

对于我们来说，依赖于不确定的未来访问是明智的，还是将这些报告的副本下载到不依赖于未来Concur访问的归档系统是最佳实践?我是不是想得太保守了?

谢谢你的反馈，

BenH

首席财务官,Bollinger企业

[BenH]

相关问题，本地记录保留最佳实践要求在10年内销毁AP类型的记录。Concur是否有一个机制，我可以通过它来控制我们的记录的保留?

[SandraA]

你问了一些很棒的问题。我们依靠Concur获取过去的报告。回到2006年我们开始开发Concur的时候，这是非常方便和有帮助的。但我担心Concur会在某个时候存档旧的记录。

我们已经受到最近Concur更改的影响，当员工离开时，Concur会立即从个人资料中删除大量数据。我们需要一些他们正在移除的数据才能正常工作。

更改提供者的能力也很重要。我们不想被数据记录挟持。

我们正在建立一个API，它可以帮助我们以可检索的格式存储我们自己的历史记录。

[杰克]

嗨,本,

从支付管理器批量输出的文件可以被视为某种形式的存档，因为它将包含谁被支付了多少金额、费用来自何处(供应商、报告名称、日期等)和其他信息的数据。信用卡批处理文件也将包含此类信息。

对于我的公司来说，我们把这些批处理文件都存档了，其中包含了大部分费用的信息。社区中许多人一直在询问的一个显著例外是Comment字段。目前，我不相信有一种方法可以在批处理文件中包括注释。这些批处理文件也不包含接收信息，但就我们的目的而言，我们基本上依赖Concur作为接收信息的历史记录数据库。

我不确定Concur是否提供了某种可以自动启动或按需提取所有信息(注释、收据等)的数据转储，也不确定是否存在一个函数来销毁10多年前的数据。我的公司目前正在使用Concur标准，所以有可能在Concur Professional中存在类似的东西?我不确定。

重大问题,虽然;也许Concur的一些人可以在这里插话，告诉我们哪些选项是可用的，或者可能在未来。

[kirstin_rintoul]

嗨

我们刚刚实施了Concur，由于每个国家的税务审计规则不同，我们的全球团队成员也问了类似的问题。我们曾认为Concur会无限期地保留我们所有的数据，但我现在担心的是，如果我们决定在未来迁移到不同的应用程序，过去雇员的一些信息可能不会被保留。

我正在考虑创建一个报告，每月提取数据存储在系统外的公司服务器上。有没有人对最好的方法有什么建议?

谢谢提前

的社会

[ccorey]

从我的研究来看，没有一个好的答案。我们开始每个月把所有的报告打印成PDF格式，并附上收据作为我们自己的记录。我认为你永远不能认为一家公司会一直经营下去，而你的记录会一直存在。备份，备份，然后再备份。

我也在寻找一个自动化的方法来解决这个问题。手动操作可能会导致错误。我不幸地发现，如果报告太大，有很多收据，你会得到这个错误，这是附件。令人沮丧的! !如果发生这种情况，您必须将事务打印为PDF，然后将收据报告打印为PDF，然后合并。这是非常麻烦的。

[kmorchid]

你好,

我知道你问的问题和我多年前想的一样。能否请您与我们分享一下，在AP/财务记录方面，您在贵公司建立的最佳实践是什么?

非常感谢