记录保留协议的公司数据存储在一致

[BenH]

我对社区成员为将来的诉讼或审计(财务或税务)支持而对历史费用报告和收据的档案访问所采取的方法感兴趣。

目前，我们依赖Concur作为历史记录的存档。如果Concur可以决定在任何时候切断我们对他们系统的访问，这能被认为是“最佳实践”吗?

如果明天有税务审计员出现，要求查看2017年的所有费用报告，我们就需要使用Concur来打开，然后下载每一份报告。或者在2025年。七年后，我们需要2017年费用报告的副本来抵御未来的诉讼(也许是一个不满的员工声称不公平的报销做法)，我们必须依赖同样的未来访问权限。如果在这些年间，我们迁移到了Concur以外的系统呢?如果Concur改变了它的业务模式，停止了这个应用程序，或者干脆倒闭了怎么办?

对我们来说，依赖于不确定的未来访问是谨慎的，还是将这些报告的副本下载到不依赖于未来Concur访问的档案系统是最佳实践?我是不是想得太保守了?

谢谢你的反馈，

BenH

Bollinger企业的首席财务官

[BenH]

相关问题，本地记录保留最佳实践要求在10年内销毁AP类型的记录。Concur是否有一种机制让我可以控制它对我们记录的保留?

[SandraA]

你问了一些很好的问题。我们依靠Concur获取过去的报告。回到我们开始Concur(2006)的那一年，这很方便，也很有帮助。但是我担心Concur会在某个时候归档旧的记录。

我们已经受到了最近的变化的影响，当员工离开时，Concur立即从配置文件中删除了大量数据。我们需要他们移除的一些数据才能正常工作。

更改提供者的能力也很重要。我们不想被数据记录所绑架。

我们正在努力建立一个API，它可以帮助我们以可检索的格式存储我们自己的历史。

[杰克]

嗨,本,

从支付管理器中批处理出来的文件可以被视为某种形式的存档，因为它将包含谁支付了多少金额、费用来自哪里(供应商、报告名称、日期等)等数据，以及其他信息。信用卡批处理文件也将包含这类信息。

对于我的公司，我们保存了所有这些批处理文件，它们包含了大部分关于费用的信息。社区中许多人一直要求的一个值得注意的例外是Comment字段。目前，我不相信有一种方法可以在批处理文件中包含注释。这些批处理文件也不包含收据信息，但对于我们的目的，我们基本上依赖Concur作为收据信息的历史记录数据库。

我不确定Concur是否提供了某种数据转储，可以自动启动或按需提取所有信息(评论、收据等)，也不确定是否存在一个功能来销毁10年以上的数据。我的公司目前正在使用Concur Standard，所以Concur Professional中可能存在类似的东西?我不确定。

不过，这是个好问题;也许一些Concur的人可以在这里插话，告诉他们有什么可用的选项，或者将来可能会有什么选项。

[kirstin_rintoul]

嗨

我们刚刚实施了Concur，由于每个国家的税务审计规则不同，我们的全球团队成员也问了类似的问题。我们曾认为Concur会无限期地保留我们的所有数据，但我现在担心的是，如果我们决定在未来迁移到不同的应用程序，过去员工的一些信息可能不会被保留，再加上附加的问题。

我正在考虑创建一个报告，每月提取数据，存储在我们公司系统外的服务器上。有人有什么最好的建议吗?

提前谢谢你

的社会

[ccorey]

从我的研究来看，没有一个好的答案。我们开始每月将所有报告打印成PDF格式，并将收据打印成自己的记录。我认为，你永远不能假设一家公司会一直经营下去，而你的记录总是可用的。备份，备份，再备份。

我也在寻找一种自动化的方法来解决这个问题。手动操作可能会导致错误。我不幸地发现，如果报告太大，有很多收据，你会得到这个错误，这是附件。令人沮丧的! !如果发生这种情况，您必须将交易打印为PDF，然后将收据报告打印为PDF，然后合并。非常麻烦。

[kmorchid]

你好,

我知道几年前你问了我同样的问题。您能否与我们分享一下，当涉及到AP/财务记录时，你们公司能够建立的最佳实践是什么?

非常感谢