让用户使用业务目的字段而不是费用行上的评论字段的提示

[dlamont]

专业版:对于行项目，我们需要业务用途，但这是报告标题的默认值，因此在多行报告中，通常不是所有行都是相同的。用户倾向于使用评论字段，而不是更改业务目的。业务目的导入到我们的ERP系统，没有评论。此外，在报告上捕获评论也非常困难，因为您可以获得所有Concur、user、approver等评论，并且不能仅指定user。我曾让Concur报表编写器帮助编写一些包含评论字段的报表，但没有多大成功，除非您想看到所有评论!但最重要的部分是我们的ERP导入，这是在报告之外的。

关于如何让用户更好地利用在线项目的商业目的字段，有人有什么建议吗?我们试过训练他们，但成功率只有一半。我唯一的想法是，如果我们能停止从报表头到报表行的默认设置，那么我们就会给大约50%的用户带来负担，他们按照相同的业务目的按行程提交报告——这些报告有很多行。

谢谢,

DLamont

[KevinD]

@dlamont我相信您可以关闭标题到行项目的复制，以便每个行项目将有一个空白的业务目的字段。您可能没有更新表单和字段的权限，因此需要将其提交给SAP Concur Support，让他们更新。这是很容易改变的，应该能解决你的问题。

[dlamont]

谢谢Kevin，但正如前面提到的，从Header到费用行的默认设置对大多数员工非常有帮助，但有时我们需要它们更具体地用于某些费用。因此，大多数员工都从默认中受益，因此我们真的不想改变这一点。也许我们可以添加一个自定义字段，仅由某些费用类型触发，并使其成为必选字段?

[KevinD]

@dlamont您可以配置系统来执行您所描述的操作。我见过它用于餐费类型，当用户选择餐费类型时，会在他们选择餐费类型的地方出现一个新字段。

我不确定这样做有多复杂，您可能需要SAP Concur来设置它。

[BLopez]

一种选择是为所讨论的费用类型设置审计规则(信息级别)，在信息中指示业务字段所需的解释类型。我们公司做100%的审计，但如果你们公司没有，请标明审计的具体费用。审核商业目的，如果商业目的填写不正确，将其发回。我们坚持审核，我们从中受益，因为索赔人学会了关注审核规则，以及对业务目的的期望。我们发现审批人会注意到这一点，并将报告发回，以纠正业务目的或其他问题。一开始的努力可能会让人感到难以承受和沮丧，但这是开发您想要的程序所必需的。这些知识在组织内传播的速度是惊人的。您将发现，在这个问题和其他问题上的遵从性提升到了只需要很少努力的程度。获得动力部分可能很难，但之后可以用几次轻拍来保持。

[dlamont]

谢谢，BLopez，好主意，而且我们已经为费用类型设置好了。但它仍然被管理人员和会计审计所忽视，可能是因为他们在评论中看到了信息。我想诀窍是让他们在物品丢失时开始发回报告!

谢谢!

[BLopez]

警告:请确保您的组织能够容忍这种类型的回送。我们得到了高层管理人员的全力支持，所以对我们流程的抱怨不会飞扬。

另一个选择:您的后端处理器应该针对特定主题设置自己的电子邮件模板，以便他们可以向提交者发送有关此问题的消息，提醒他们正确填写字段的重要性，并在将来考虑您的消息。下次他们做报告时，要友好地提供帮助，这样他们就能理解需求。友好和提供的帮助让你走了很长的路，并获得了大量的互惠合作。对于那些不符合要求的人，升级到在下一封电子邮件中包括他们的审批人，然后开始发回报告。升级过程也可以起作用。根据我的经验，对于那些非常顽固的提交者来说，在消息触发之前，他们需要大约3次发送回报告，而且，到这个时候，他们的审批人已经参与进来，并在报告到达后端处理之前自己发送回报告。

[dmiller]

我们关闭了Business Purpose，以便从Header数据中填充行项目。我们把它设为必填项。如果业务目的没有填充，我们会返回报告，因为它应该是我们的内部审计。然而，如果有人需要用相同的东西填充多个行项，我们已经向他们展示了如何选择多个行项并一次进行大量更改。这对我们的员工来说是一个很有帮助的选择。

[BLopez]

嗨。谢谢你提到质量的变化。当我们刚开始使用新UI时，我无法进行大规模修改。我有段时间没试过了。这对我来说是个改变游戏规则的机会。再次感谢。