让用户在费用行上使用业务目的字段而不是注释字段的技巧

[dlamont]

专业版:我们要求行项目具有业务目的，但这是报告标题中的默认值，因此在多行报告中，这通常不是对所有行都相同。用户倾向于使用Comments字段，而不是改变业务目的。业务目的导入到我们的ERP系统，不做评论。此外，在报告中捕获注释非常困难，因为您获得了所有的Concur、user、approver等注释，并且不能仅指定user。我曾经让Concur报告编写者帮助编写一些包含评论字段的报告，但没有成功，除非您想看到所有的评论!但最重要的部分是我们的ERP导入，所以这在报告之外。

关于如何让用户更好地利用行项目上的Business Purpose字段，有人有什么建议吗?我们试过训练它们，但成功率只有一半。我唯一的想法是，如果我们可以停止默认的从报告头到报告行，但这样我们就有了大约50%的用户的负担，他们按照相同的业务目的按行程提交报告-这些报告有很多行。

谢谢,

DLamont

[KevinD]

@dlamont我相信您可以关闭标题到行项目复制，以便每个行项目将有一个空白的业务用途字段。您可能没有权限更新表单和字段，因此您需要将此提交给SAP Concur Support，让他们更新。这是很容易改变的，应该能解决你的问题。

[dlamont]

谢谢，Kevin，但正如前面提到的，从Header到费用行的默认值对大多数员工非常有帮助，但有时我们需要他们对某些费用更具体。大多数员工都从默认中受益，正因为如此，我们真的不想改变这一点。也许我们可以添加一个自定义字段，只由某些费用类型触发，并使其成为必需字段?

[KevinD]

@dlamont您可以配置系统来执行您所描述的操作。我曾见过它用于餐费类型，当用户选择餐费时，会在他们选择餐费类型的地方出现一个新字段。

我不确定这样做有多复杂，可能需要SAP Concur来设置。

[BLopez]

一种选择是为有问题的费用类型设置审计规则(信息级别)，在信息中指出业务领域所需的解释类型。我们公司做100%的审计，但如果你们公司不做，标记出具体的审计费用。审查商业目的，如果商业目的填写不正确，将其退回。我们坚持不懈地进行审计，我们受益于索赔人学会了关注审计规则，也是出于商业目的的期望。我们发现审批人注意到了这一点，并将报告发回给他们，以纠正商业目的或其他问题。最初的努力可能会让人感到难以承受和沮丧，但这是开发您想从程序中得到的东西所必需的。令人惊讶的是，这些知识在组织中传播得如此之快。您将发现在这个问题和其他问题上的遵从性提升到了几乎不需要做什么工作的程度。获得动力部分可能是困难的，但随后保持它的几下。

[dlamont]

谢谢，BLopez，好主意，我们已经为费用类型设置好了。但它仍然被经理和会计审计人员所忽视，可能是因为他们在评论中看到了信息。我想诀窍是让他们在物品丢失时开始发回报告!

谢谢!

[BLopez]

一个警告:确保您的组织能够容忍这种类型的回送。我们得到了最高管理层的全力支持，所以对我们流程的抱怨是不会发生的。

另一种选择:你的后端处理器应该有自己的关于特定主题的电子邮件模板，这样他们就可以向提交者发出关于这个问题的消息，提醒他们为什么正确填写字段很重要，并将你的消息考虑在内。友好一点，下次他们做报告时提供帮助，这样他们就能理解要求。友好和提供帮助会让你走得更远，也会给你带来大量的互惠合作。对于那些不符合规定的人，在下一封电子邮件中包括他们的审批人，然后开始发回报告。升级过程也可以。对于真正顽固的提交者，根据我的经验，在消息启动之前，大约需要发送3次报告，而且，此时他们的审批人已经加入并在报告到达后端处理之前自己发送了报告。

[dmiller]

我们确实关闭了Business Purpose，以便在Header数据的行项上进行填充。我们把它作为必填项。如果我们的内部审计没有填写业务目的，我们也会返回报告。然而，如果有人需要用相同的东西填充多个行项，我们已经向他们展示了如何选择多个行项并一次性进行大量更改。这对我们的员工来说是一个非常有用的选择。

[BLopez]

你好。谢谢你提到质量变化。当我们第一次使用新UI时，我无法进行大量更改。我有段时间没试了。这改变了我的游戏规则。再次感谢。