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专业版:对于行项目,我们需要业务用途,但这是报告标题的默认值,因此在多行报告中,通常不是所有行都是相同的。用户倾向于使用评论字段,而不是更改业务目的。业务目的导入到我们的ERP系统,没有评论。此外,在报告上捕获评论也非常困难,因为您可以获得所有Concur、user、approver等评论,并且不能仅指定user。我曾让Concur报表编写器帮助编写一些包含评论字段的报表,但没有多大成功,除非您想看到所有评论!但最重要的部分是我们的ERP导入,这是在报告之外的。
关于如何让用户更好地利用在线项目的商业目的字段,有人有什么建议吗?我们试过训练他们,但成功率只有一半。我唯一的想法是,如果我们能停止从报表头到报表行的默认设置,那么我们就会给大约50%的用户带来负担,他们按照相同的业务目的按行程提交报告——这些报告有很多行。
谢谢,
DLamont
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@dlamont我相信您可以关闭标题到行项目的复制,以便每个行项目将有一个空白的业务目的字段。您可能没有更新表单和字段的权限,因此需要将其提交给SAP Concur Support,让他们更新。这是很容易改变的,应该能解决你的问题。
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谢谢Kevin,但正如前面提到的,从Header到费用行的默认设置对大多数员工非常有帮助,但有时我们需要它们更具体地用于某些费用。因此,大多数员工都从默认中受益,因此我们真的不想改变这一点。也许我们可以添加一个自定义字段,仅由某些费用类型触发,并使其成为必选字段?
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一种选择是为所讨论的费用类型设置审计规则(信息级别),在信息中指示业务字段所需的解释类型。我们公司做100%的审计,但如果你们公司没有,请标明审计的具体费用。审核商业目的,如果商业目的填写不正确,将其发回。我们坚持审核,我们从中受益,因为索赔人学会了关注审核规则,以及对业务目的的期望。我们发现审批人会注意到这一点,并将报告发回,以纠正业务目的或其他问题。一开始的努力可能会让人感到难以承受和沮丧,但这是开发您想要的程序所必需的。这些知识在组织内传播的速度是惊人的。您将发现,在这个问题和其他问题上的遵从性提升到了只需要很少努力的程度。获得动力部分可能很难,但之后可以用几次轻拍来保持。
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警告:请确保您的组织能够容忍这种类型的回送。我们得到了高层管理人员的全力支持,所以对我们流程的抱怨不会飞扬。
另一个选择:您的后端处理器应该针对特定主题设置自己的电子邮件模板,以便他们可以向提交者发送有关此问题的消息,提醒他们正确填写字段的重要性,并在将来考虑您的消息。下次他们做报告时,要友好地提供帮助,这样他们就能理解需求。友好和提供的帮助让你走了很长的路,并获得了大量的互惠合作。对于那些不符合要求的人,升级到在下一封电子邮件中包括他们的审批人,然后开始发回报告。升级过程也可以起作用。根据我的经验,对于那些非常顽固的提交者来说,在消息触发之前,他们需要大约3次发送回报告,而且,到这个时候,他们的审批人已经参与进来,并在报告到达后端处理之前自己发送回报告。
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我们关闭了Business Purpose,以便从Header数据中填充行项目。我们把它设为必填项。如果业务目的没有填充,我们会返回报告,因为它应该是我们的内部审计。然而,如果有人需要用相同的东西填充多个行项,我们已经向他们展示了如何选择多个行项并一次进行大量更改。这对我们的员工来说是一个很有帮助的选择。