在今年的《现代金融》系列节目中，我们邀请了国内一些顶级金融专业人士，分享他们对当今金融决策者在实施新的差旅和报销政策时所面临的挑战和看法。以下是Concur的《现代金融》系列文章中的5条关键的培训和教育政策建议。
人权运动的会计亚历山大·伯克斯(HRC)
倾听和学习
我们是一个合作组织，每个人的声音都能被听到对我们来说很重要。因此，我们与整个组织的人一起审查了新的T&E政策，以确保他们同意它是公平的、透明的、具有成本效益的，并且它满足了员工和管理层的需求。这是HRC特别关注的问题，因为我们的工作都是关于平等的。所以我们把它变成了一个合作的过程，花了大约一个月的时间提出一个好的草案，然后花了另外5个月的时间让组织的不同部门和我们一起审查它。我们采访了几十名员工，并进行了多次迭代，以确保我们得到了正确的答案。
工作人员的参与对确保合规有很大帮助。
优化新员工培训
成功的另一个关键是，当我们聘用员工时，对他们进行政策培训，并进行持续的指导，特别是当我们发现不遵守政策时。例如，我们对所有的信用卡交易进行100%的审查，所以每当有违规行为时，我一定要找出它发生的原因，并采取必要的指导措施，确保此类事件不再发生。因此，大多数人都理解这一政策，并且大体上遵守它。我很高兴地说，我们看到了广泛的采用和遵守。
Adam Rusch的因为结构
沟通即将发生的更改
重要的是要确保人们了解与新系统和流程相关的政策，并从一开始就坚持这些政策。记住，工作时间较长的员工可能会抗拒变革，所以保持沟通策略的透明和用心是关键。让员工知道为什么改变是必要的，它将如何有益于他们的工作生活，以及它将如何反过来帮助公司。当问题出现或坏习惯形成时，清晰主动的沟通比被动应对对公司更有好处。
把培训作为一个关键组成部分
利用您在解决方案方面的经验来设计您为员工提供的培训。根据受变化影响的人数，考虑不同类型的培训:网络研讨会、棕色午餐、问答小组等等。我们已经开始每个季度进行大规模培训，让员工了解我们工具的变化，并确保他们理解应用程序的价值。
另一种适用于我们的方式是按部门划分员工，因为每个部门可能会提交类似的费用报告和类似的费用类型。这种类型的培训可以为这些部门量身定制，他们会从中发现更多的价值。然后，每季度或每6个月举行一次跨几个时间段的综合培训课程，为员工提供了所需的灵活性，使他们可以就更广泛、一般性的话题和关于改进的讨论进行讨论。
阿尔卑斯山脉首席财务官Sara Smith说
创造一种共享责任的文化
在管理成本方面，我们往往是非常透明的。我们循环核算事物的成本，这样人们就能很好地了解它们对组织的影响。我们还让他们知道，商务旅行对每个人来说都是一项投资，所以我们要确保大家都能从中有所收获。结果，他们中的大多数人都做出了正确的决定。
这个策略有效。99%的阿尔卑斯员工遵循公司的旅行指南，有些人已经开始为他们的旅行制定创造性的解决方案。一名员工要在温带地区拜访一位客户几周，所以她没有租汽车，而是买了一辆自行车，骑着它通勤到客户现场。这对她来说太好了——她很高兴，我们省了钱，当一切结束时，她可以保留自行车!这是我们希望看到的双赢局面。
国际数据公司(IDC)副总统克里斯托弗·丘特
留意千禧一代
想想千禧一代是如何在智能手机、平板电脑和移动应用程序的世界中成长起来的。要求这些年轻员工在任何业务流程中使用基于纸张的系统都是一种诅咒。幸运的是，首席财务官们在寻找减少员工流动率的方法时，可以很容易地添加旅行和费用管理(TEM)软件解决方案，以适应当今员工的移动工作方式:
- 至少，今天的现代组织应该有一个自动化的TEM流程，使用特定的TEM桌面应用程序。基本自动化的价值在于能够将定制的会计代码插入TEM应用程序模板(促进会计应计)和基于基本桌面的用户体验。
- 虽然基本的TEM软件提供了基本的价值，但它缺乏一套专门打造的云计算和移动TEM应用程序所具有的精简效率。这些应用程序很容易从任何设备上访问，通常可以从纸质收据中获取数据，自动填充报告，并为经理提供从移动仪表板批准支出的能力。此外，与TEM合作伙伴合作开发了第三方应用的生态系统，提高了组织实时识别其整体支出模式的能力。例如，自动增值税回收应计可以消除与TEM对账并行运行的单独流程。
- 由于这种移动优先的价值，利用一套云计算和基于移动的TEM应用程序正在迅速成为筹码。根据国际数据公司(IDC)最近对快速发展的中端市场公司的调查，千禧一代领导的公司比同龄人更有可能已经采用了基于云的差旅管理和费用解决方案(分别多60%和20%)。IDC还认为，这些公司是采用TEM预测软件的先行者，当该软件成为生态系统的一部分时，可以自动报告TEM节省情况，帮助领导者清楚地了解业务正在发生什么。
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