T&E数字化意味着更好地了解和控制支出。这意味着通过更轻松、更快地创建费用账户和更快地报销来提高员工的生产力和满意度。这还意味着通过更可靠地遵守公司差旅和支出政策来降低风险。
当员工在多个业务部门和地区之间流动时，实现这一目标是一项艰巨的任务，每个业务部门和地区都有自己的报销预算优先级和审批工作流。成功不仅需要行业领先的T&E平台，如Concur Travel&Expense，还需要根据从全球员工管理经验中获得的最佳实践对其进行配置。
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当今的全球劳动力需要现代化的解决方案
根据Forrester Research，旅行和娱乐（T&E）是第二大最难控制的运营费用。这就是为什么现代解决方案需要到位，以控制您的支出。
基于我们成为Concur全球T&E用户的经验，拥有超过200000名员工，以下是我们对五个关键业务流程的设计和配置的建议，这将帮助您实现digital Concur T&E卓越。
1.通过更好的服务改善搬迁体验费用管理
随着全球供应链的增长以及在需要技能的地方无缝部署技能的需要，搬迁费用——以及有效管理技能的需要——只会增加。
有效管理搬迁政策需要：
- 创建可跨地域和业务部门实施的有效、适当的策略。
- 跨业务部门和地区以清晰、一致的方式传达这些策略。
- 部署和配置T&E系统，为员工提供轻松、无缝的体验，使他们的行动尽可能简单，并能尽快专注于工作。
- 监控搬迁支出和报销，确保符合组织和政府要求。
乍一看，这一切似乎都很简单。然而，如果没有一个明确的政策传达给员工，并由实施的系统支持，并且必须在不同的国家使用不同的公司卡，就会出现许多问题。
通过将Concur配置为与覆盖所有员工组的所有费用类型的全球重新安置政策一起工作，并以最及时的方式管理公司卡交易和员工组变更的转换，您可以帮助自己获得成功。
2.微调您的审批工作流
审批工作流程对于确保适当的利益相关者对各级T&E支出具有适当程度的控制至关重要。乍一看，中的标准审批工作流Concur差旅费这似乎已经足够了。这些是简单的“1-up”流程，根据公司组织结构图将费用发送给默认审批人，并提供选项，根据索赔金额或其他因素限制他们可以批准的金额，以及对各种类型的索赔要求多级审批的选项。
但是，每个业务都是不同的，其内部批准要求（或行业特定法规）可能需要独特的批准工作流。一些此类要求及其对如何配置Concur差旅和费用的影响包括：
当Concur内的标准基于成本对象的批准模型不兼容移动设备时，如何定义和实施基于成本对象的批准模型（其中项目经理或其他授权人员批准或拒绝付款）以支持移动设备？
一种方法是在Concur中使用授权批准模型，在该模型中，项目经理作为授权批准人映射到项目和/或成本中心。这提供了与成本对象审批人模型，但支持基于移动的审批。
此外，在实现花费管理解决方案（如CONCURR事件通知服务）时，还有其他审批工作流方法要考虑。在实施Concur时，确定您的独特需求非常重要，以确定管理系统如何最适合您的审批工作流。
3.定义正确数量的策略、表单和字段
不同的组织，或同一组织内的地理或业务单位，可能具有截然不同的商业模式、成本结构、盈利水平和企业文化。因此，Concur在定义策略时提供了很大的灵活性。
正确定义组是重要的第一步，它使您能够将不同的策略应用于不同的组，或应用于将由不同机构管理的组。一种常见且推荐的最佳做法是按国家/地区和/或主要业务线配置组。当你们定义你们的团队时，试着遵循一个全局模板，对市场特定的需求进行最小的定制。
Concur允许组织为每个组设置多个策略，并为每个组设置一个默认策略。政策确定的主要领域是工作流、收据处理、费用类型和员工使用的输入表单。适用于每个组的费用类型和相关控制可以通过为每个组使用多个策略来实施，或者通过在默认策略下使用子策略并使用审核规则实施费用类型使用和规定来实施。根据适用于组织的形式和控制，通过附加政策或使用子政策强制实施费用类型有其自身的优点和缺点。
4.将旅行预订与费用相匹配
对于创建导航的用户，有几个导航选项费用报告同意。一种是通过“费用”链接导航到Concur travel中预订的旅行行程，该行程将与Concur或授权旅行管理公司（TMC）中预订的旅行相匹配此选项可以检查费用报告是否与现有差旅预订相匹配，从而推动差旅政策合规性指标。
然而，为了获得更好的价格，用户通常会在旅行前或预订酒店和租车之前预订机票。在这种情况下，用户在其他费用之前提交机票，以避免延迟支付费用。在这种情况下，Concur将差旅预订与为机票提交的费用报告相匹配，并且不允许为同一差旅创建和提交额外的费用报告。因此，在初始报告之后创建的任何费用报告都不会映射到匹配的差旅预订。意识到这一限制有助于组织采取措施降低不匹配预订费用的风险。
一种策略是鼓励和培训用户尽可能将所有机票、酒店和租车费用映射到一份费用报告中。如果无法做到这一点，一个解决方案是构建一个Cognos advanced报告，根据行程和时间框架显示所有非差旅匹配费用。然后，审计团队可以单独验证这些费用，以确定任何风险或不合规费用。
5.收据管理
强制执行收据会对员工的易用性产生很大影响，从而影响他们的满意度和生产力。处理此信息的方式也会影响您的总体拥有成本和审批人必须完成的工作量。
Concur根据符合法律和公司要求所需的收据数量和类型的限制，为用户提供了多个添加收据的选项。这些入库规则可以按组配置，也可以对多个组应用相同的入库规则。
强制执行可上传收据的数量和类型，使预付款审计员更容易验证流程，以及增值税退税和税务合规性。
在Concur中，可以添加收据：
- 仅在标题级别
- 仅在线路级别，或
- 在标题和行级别。
根据业务需要，在标题级别和行级别上传收据有很多好处，但我们不建议在这两个级别都添加收据，因为这会使管理收据管理规则的合规性和审核变得更加复杂。
阅读我们的数字转型白皮书了解如何让您的Concur数字化旅程取得成功。
