.jpg)
让支出管理程序从优秀到令人惊叹是休伦集团每天为SAP Concur合作客户所做的一项专长。宾夕法尼亚州立大学就是这样，它是SAP Concur解决方案中运行时间最长的高等教育客户之一，准备对其支出管理程序和ERP系统进行优化和现代化。宾夕法尼亚州立大学利用SAP Concur高等教育领导论坛(CHELF)与业界同行确认休伦大学是他们的正确合作伙伴，然后在全球大流行之前和期间对他们的项目进行了改造。“我们如何利用我们拥有的技术，我们拥有的专业知识，以及不同组织的需求，并发挥创意，使其发挥作用?”SAP Concur高级解决方案顾问菲尔•邦内尔在与休伦咨询经理托尼娅•雷波的这段引人注目的播客对话中问道。发现创新和社区在其最好的，他们带我们通过这个不可思议的转变故事的宾夕法尼亚州立大学。
你可以收听本期节目苹果|亚马逊|Spotify|听着笔记|Acast|谷歌或者你最喜欢找播客的地方。
记录:
菲尔。邦内尔:
好的。大家好，欢迎来到SAP Concur播客。今天，我们将与休伦咨询集团(Huron Consulting Group)进行交流，讨论他们如何与SAP Concur和其他公司合作，并在寻求优化流程的组织中真正发挥作用。我叫菲尔·邦内尔。我是Concur的首席解决方案顾问，我的职责是每天与客户接触，研究他们的需求和优化他们的程序的方法。今天和我一起的还有来自休伦的托尼娅·雷波。托尼娅，你能介绍一下你自己吗，也许也可以介绍一下休伦，给那些不熟悉的人?
妮娅Raber:
嗨,菲尔。谢谢你！我是休伦咨询集团的托尼娅·雷波。我是一名经理，我在休伦工作了三年左右。休伦是一家咨询公司，专门研究高等教育和医疗机构，以及其他领域，但这是我们主要处理的两个垂直领域。更具体地说，从T&E(差旅和费用)的角度来看，我们是SAP Concur客户成功合作伙伴和认证的实现合作伙伴。我们提供各种各样的服务，旨在支持组织的差旅和费用自动化计划。
菲尔。邦内尔:
太棒了。谢谢你,妮娅。很高兴你们今天能来。而且，当你听到托尼娅解释休伦为不同的客户和客户所做的一些事情，以及他们如何与Concur合作时，我们今天真正想关注的是宾夕法尼亚州立大学，这是全国最大的大学之一，从SAP Concur的角度来看，我们最大的高等教育客户之一。宾夕法尼亚州立大学是Concur的长期客户，但几年前，他们真的在寻找优化不同的过程。其中包括很多差旅费和开支。他们甚至在考虑一个新的ERP系统他们考虑了很多不同的方法他们将引入新技术，使事情变得更简单，并考虑不同的流程。
因此，Concur每年都有一个高等教育集团。所以，我们有我们所谓的Concur高等教育领导论坛，在这里，我们把所有受过高等教育的客户聚集在一起，真正地相互借鉴，并与他们的同行讨论他们如何做事情。但是，通过这一点，我们也欢迎休伦这样值得信赖的合作伙伴。宾夕法尼亚州立大学确实在其他方面与休伦大学有过这种关系但在几年前的一次活动中与他们重新建立了联系通过Concur优化他们的旅行和支出流程。通过这些，他们确实在寻找多个方面，但能够把这些群体聚集在一起，让这个社区真正开始了这种关系，然后帮助我们现在共同的客户沿着他们想要的道路走下去。
其中很大一部分是多方面的，我们想让托尼娅真正展示休伦是如何介入并真正帮助这些过程的。我想我们可能会一次拿一个，但我知道宾州州立大学真的在寻找优化他们的整体P-Card项目管理，但同时也在寻找合并不同的工作流程。然后，我提到了他们正在研究的ERP，它最终成为Concur的母公司，SAP，和S/4HANA ERP。托尼娅，你能评论一下吗?我的意思是，如果我们一次拿一个，或者从他们的P-Card管理开始，或者你想要的任何地方，但是他们想做什么，休伦来帮忙。
妮娅Raber:
绝对的。宾夕法尼亚州立大学有一个完全自动化的遗留系统，他们将采购相关的费用纳入遗留系统。他们的提供银行将信息流分成两份，并将差旅类费用发送到他们原来的Concur实例。Huron所做的是，我们帮助Concur请求模块自动化来管理他们的P-Card费用，然后让自动feed 100%进入Concur，这样他们就可以开始在Concur中对他们的采购费用进行核对。
菲尔。邦内尔:
好的。然后，通过这个过程，我们看到很多组织已经采取了这种方式，把那些P-Card交易纳入进来，并协调所有的信息。从这个角度来说，你有没有帮助他们，指导他们在提出这类指控时采取一些最佳做法?这是我们看到的其他组织所做的，并真的给出了那些最佳实践?
妮娅Raber:
我们所做的。我们研究了所有可能的起诉方式以及如何调和它们。因此，SAP Concur有它们的公司账单声明模块，或者您可以将它们引入一个单独的“Concur政策”，用于非差旅费用报告类型，它允许您将差旅与非差旅购买区分开来。这就是宾州州立大学决定走的路，那就是Concur的非差旅费报销政策。从请求的角度来看，让这些东西通过系统然后自动返回到他们的提供银行来处理他们的P-Card程序，总的来说，有点挑战性，但我们的解决方法非常令人兴奋。
菲尔。邦内尔:
是的。所以，我很想听到更多关于这方面的内容。当你说请求时，你说的是Concur Request。对于那些不知道的人来说，很多组织把它作为一种旅行前的审批程序，如果我计划去某个地方旅行的话。所以，我很好奇你们是如何从银行和信用卡的角度利用这个工具的。
妮娅Raber:
绝对的。Request是一个非常棒的工具，Request Module。实际上，从旅行的角度来看，你可以把它纳入费用报告中。但是您也可以选择说这个特定的请求永远不会分配给一个费用报告，这就打开了可能性的大门。所以，作为一个创新的思想者，我们把这个放到了最前面，说:“嘿，为什么我们不试着用它来做一些P-Card维护或信用卡项目管理呢?”这就是我们所做的;我们介绍了它。我很抱歉，我不记得第一个客户是怎么做的了，但从那以后我们就搞砸了。从那以后，我们已经把它介绍给了大约10个客户，如果不是更多的话，并且在CHELF和CHEAB都介绍了它，或者谈论了它。CHEAB是高等教育咨询委员会，宾州州立大学多年来一直有代表。
菲尔。邦内尔:
我的意思是，这很好。所以，我开始问这个问题，好像我不知道你会怎么回答。我当然知道你为宾夕法尼亚州立大学做了什么，我也知道你为很多其他组织做了什么。老实说，这就是我想强调的地方。我在Concur工作，我们很了解我们的产品。但是，当我们与休伦这样的组织合作时，我觉得很有趣的是你真的为我们的一个工具想出了一个单独的过程。通常，信用卡申请流程在我们的客户群中很常见。当我们听说这个的时候，我的意思是，我们剽窃了一点，但我们现在也在向我们的客户推广它。我不
几年前我是Concur的一个客户，如果我那时就知道…我们在寻找不同的方法…我们如何让这个过程自动化一点，而不是人们填写纸质表格说，“嘿，我需要一张信用卡。”所以，听到你可以把它直接带到Concur，在那里你做那些信用卡收费的费用报告，它真的是相同的团队管理这些过程，我的意思是，这是这些合作非常酷的方面，我们有我们的知识，你有你的知识，我们把所有这些放在一起，为不同的客户扩展。所以，很高兴看到这个过程。我也很好奇……我们讨论引入P-Card交易，然后找到一种方法来管理这些卡的征用。从银行关系入手怎么样?很明显，有一家银行牵涉其中。我想，那是什么样的，试图确保我们有正确的文件输入，正确的文件输出，并确保数据相当无缝?
妮娅Raber:
绝对的。宾州州立大学的银行合作伙伴是非常棒的合作伙伴。他们超越了一切。实际上，我们与他们一起参加了几个不同的会议，并镜像了一个Cognos报告，该报告反映了他们的TSYS，或他们大规模发行或大规模更改信用卡的记录报告系统。因此，当我们从请求模块中收集信息时，我们将其放入报告格式中。它是通过电子方式通过SFTP发送的，由情报局通过电子邮件发送到SFTP。它被宾夕法尼亚州立大学的财务管理团队选中。该数据将被自动查询，并用Concur中没有用于PII目的的其他数据填充。我们不想涉及任何数据安全或信用卡安全问题。所以，他们在内部储存。 They input that information back into the report, and then they send it up to their providing bank, who reads it and processes it. And, then in turn, sends what they call a "daily dump file" back to Penn State, who then interrogates that data, strips out any PII, puts it back in a report, and sends it back up to Concur.
菲尔。邦内尔:
有趣。这听起来像是很多不同的步骤，但实际上，如果您从您组织内的信用卡管理员的角度考虑，我的意思是，这都是在幕后发生的。你只需要得到你需要的数据，卡片是有序的。不需要所有这些步骤填写表格，进入银行，填写所有数据，提交它，等待信用卡邮寄过来。所有这些都是自动发生的。这是一个很好的故事，告诉我们如何优化现有的一些手工流程。我要向休伦大学和宾夕法尼亚州立大学致敬，因为他们能够做到这一点。也许不是故意的，Concur能够适应这一点，对吧?这是一个很好的方式，看看我们可以用我们拥有的技术做不同的事情。
所以，我知道考虑到这一点，如果我们从费用报告的角度使用Concur，或在一本关于旅行的书中，或甚至有某种旅行前授权……我不知道你是否参与了这方面的工作，但我可以想象一下，如果你需要信用卡，你现在就去Concur。我可以想象你没有接受过相关训练。我是说，很明显，人们需要知道去哪里。但对于终端用户来说，这是一种熟悉的外观和感觉，对吗?
妮娅Raber:
它是。他们确实有一点学习曲线，因为P-Card维护和P-Card对账购买类型的费用是在他们的旧遗留系统中处理的。所以，很多人实际上并没有接触Concur。所以，我们所做的就是将这些特定的个体作为我们UAT测试组的一部分。所以，这让他们一开始就了解了Concur的工作原理。然后，我们做了一个完全独立的UAT会话，关于信用卡处理。我认为，我们成功地推动了大约300个终端用户，我们极力鼓励他们成为高级用户，并帮助了校园的其他用户。然后，当然，他们有更大的变更管理计划，其中他们将新的Concur推出的提示、线索和信息作为S/4HANA项目更广泛的变更管理计划的一部分。
菲尔。邦内尔:
所以，让我们在这里深入研究一下。但我认为这其中也有一部分，加上现在的p卡费用，以及旅行费用，我们正在整合工作流程，对吧?实际上，有了这张信用卡申请。还有其他……我认为还有其他类型的工作流程，从Concur的角度来看，我们帮助巩固了它们，我相信我们也帮助了新的ERP。我不知道你是否能就此展开。
妮娅Raber:
我不确定我们是否统一了工作流程，菲尔。我们能够做的是专门化工作流，使同一个人可以在报告中同时获得采购和差旅相关费用。如果它是100%的P-Card，不需要旅行，它只需要一个工作流程。如果是自掏腰包的，就需要经过另一个流程。或者，如果是自费的，就需要经过另一个工作流程。因此，我们能够在基于旅行和非旅行政策类型的几个不同工作流程中适应特殊情况。
菲尔。邦内尔:
好的。有趣。我的意思是，巩固，或者随便什么词。但是，是的，它利用了这一点，再次发挥了创造性，对吗?我想这就是我在这里提出的主题:我们如何利用我们所拥有的技术，我们所拥有的专业知识，以及不同组织的需求，并且仅仅是创造性地利用这些东西来使它工作?我认为这是我在这里看到的很大一部分。所以，如果我们扩展一下……我的意思是长话短说;宾夕法尼亚州立大学也在考虑一种新的ERP系统，最终选择了Concur的母公司SAP，他们的S/4HANA ERP。我知道宾州州立大学是Concur的长期客户，他们在Concur中有很多信息是他们多年来添加的。 And, it became for lack of a term, somewhat of a complicated site.
现在我们有了一个新的ERP，我们必须确保所有的东西都映射到它，并且数据能够正常流动。因此，他们也使用了Concur的一个新实例，也许我们也应该从那里开始，因为我认为当我们谈论请求信用卡，以及一些工作流程时，那是真正构建到这个新实例中的。另一部分是ERP。如果有人听过ERP迁移的一部分…我的意思是，无论如何这都不是一个小的努力;这是一个很大的努力。而且，考虑到所有的接触点，Concur是其中之一，我知道休伦在那里做了一个很大的帮助，他能够帮助配置Concur以适应新的ERP。所以，你能不能从，也许不是从一开始，而是从……如果你愿意，就在那里讲一个故事，关于他们想要完成什么，以及我们在那里做了什么。
妮娅Raber:
绝对的。因此，我们不仅为宾州州立大学配置了一个新实例，我们还优化了他们拥有的。就像你提到的，长期的客户，基本上是自学的，因为他们在Concur工作了很长时间。他们在之前的工作中做得很好，但是有很多变通的办法，他们有很多手工的后台工作来确保事情按照他们需要的方式进行。因此，通过优化，在新的实例中，我们开始问更多的问题，关于为什么他们的工作流是这样的，或者我们可以向概要文件中添加什么以使工作流更容易?因此，它可以只触发概要文件中的某个指标，而不是列出工作流审计角色中的一大堆个人员工id。我们这样做了。我们篡改了他们的账目。
他们有非常深入的…我想说，他们有500个费用GL账户，他们想利用这些账户。他们有高水平，然后他们有一些细节。不是每个人或每个部门，财务运营单位，都需要深入到细节层面，但其他人希望这样做。因此，宾州州立大学想要容纳它。作为其中的一部分，我们开始考虑子列表，或者可以在开销类型下使用的列表。大多数使用Concur的人都知道，你的账户图表，或者你的会计结构，几乎总是以支出类型结束。你选择你的开支类型;你从那里得到GL代码。我们把它降低了一步。 So, you're choosing your expense type, but then you choose a sub list, and that sub list is actually what holds the GL account. So, that was fun to explore. We got their expense type lists down to less than 200.
菲尔。邦内尔:
哇。这是非常有趣的。再说一遍，我想不出更好的词了。我说了这么多，但这是有创意的，对吧?我们如何才能容纳500个GL账户，而不会让我们的终端用户看起来很疯狂，对吧?有500种开支类型可供选择，你说的大概是200种，所以你要把它减半。我敢肯定有200人在大学里的不同部门工作。但是，这只是一种创造性的思考方式;让我们把它降低一层。仅仅因为我们总是这样做，并不意味着每次都必须这样做。 I think from Concur's perspective, I mean, we're set up that way because it is fairly simple, but once you get to be that large, and there's a lot of more complex things going on, this is where we have to be creative.
对我来说，这就是我们和休伦合作的好处。你们想的太多了，我们怎么适应这些东西?让我们一起努力。这真是太好了。我可以从宾州州立大学的角度想象这意味着什么。我只是从用户的角度思考，对吧?现在进入Concur的这个新实例，它具有相同的外观和感觉，但现在甚至比以前更容易。然后，后台办公室或财务团队，将信息输入到他们的新ERP中，是无缝流动的，因为你能够降低额外的水平来保持更广泛的GLs集合，但不会让它变得如此复杂。
听起来很有趣。而且，我认为，我必须假设我们谈论了很多Concur，但有通过SAP的新的ERP。我们有本地集成，但当我们谈论一些更复杂的项目和我们正在建立的一些创造性时，我相信那里有很多交流。你能谈谈这种关系吗，谈谈如何来回获取数据来简化这个过程吗?
妮娅Raber:
绝对的。所以，正如你所知道的，SAP ERP产品和SAP Concur产品之间的原生集成，这是宾夕法尼亚州立大学使用SAP ERP产品的主要原因之一，至少我是这样理解的。所以，本地整合对他们来说非常重要。从员工提要的角度来看，本地集成缺少一个部分。这就是请求-用户和请求-审批者复选框不是本地集成上的选项的事实。所以,他们不能……我不…怎么说呢?我不想说他们不能用，因为他们确实用了。但在这方面，我真正想谈的是与Concur的合作。 So, Concur knew that that piece of the pie was missing, right?
因此，他们所做的就是与宾州州立大学及其IT团队密切合作，开发了一种API，每天返回并更新请求-用户和请求-审批者复选框。因此，宾州州立大学最终不必使用3-0-5记录来导入他们的员工档案。我知道这是一个相当沉重的负担，我认为从Concur方面考虑，他们对这种合作非常满意。
菲尔。邦内尔:
再一次，这是创造性的一面。我一直在想这个词。它只是…我们正在寻找让事情变得更好的方法。然后想想，我从整个对话中看到的是休伦和宾夕法尼亚州立大学在这之前有过一段不同形式和方式的关系。宾州州立大学和Concur的这种关系持续了很长一段时间。但是，把这个社区和所有Concur的高等教育学院和大学聚集在一起，等等，聚集在一起，互相促进，也把我们的合作伙伴，像休伦，带到同一个场所，同一个活动中，建立这些联系。但是，再往远了想，与银行合作，与SAP合作，与宾州州立大学合作;他们显然也是其中的一大部分。
如果我们想想这些联系是如何让宾州州立大学的旅行者，或任何做费用报告的人，或需要宾州州立大学信用卡的人，以及他们的后台团队，无论是IT，金融，等等，我们把这些都放在一起。休伦是其中的一个重要组成部分他的创造性，以及对宾州州立大学的支持使这一切得以实现。但我认为社区方面在这里是巨大的，它把每个人都聚集在一起。这不是一个具体的问题，我不知道你是否想就此发表评论。这就是我从这一切中学到的东西。
妮娅Raber:
绝对的。所以，这绝对是我们在CHEAB有很多不同社区的合作。一般来说，高等教育团体之间是高度协作的。然后，你给他们一个像Concur这样的论坛，专门谈论他们的旅行和支出机会，以及需要改进的地方，谈论创新的能力，并邀请一些值得信任的合作伙伴来征求意见。这是Concur所支持的一个非常棒的社区。高等教育社区…我不想说利用，但他们确实利用了。我想他们已经把它提升到一个新的层次了。我们喜欢成为Concur为高等教育领域开放的社区的一部分。它带来了很多不同的方面。 And we are able to then build off of that as well, with other partners, with banking partners, with other consulting partners on the ERP side, like we did for Penn state; we had to work pretty closely with them.
我之前说过员工档案。因此，我们必须与他们和他们的应付账款团队，以及他们的HCM团队合作，以确保我们可以从两个SAP产品中得到我们需要的东西，以便使他们能够团结在一起工作。所以，这是一个巨大的社区努力，我们真的很喜欢成为其中的一部分。
菲尔。邦内尔:
是的。这是伟大的。我的意思是，我认为只要把那个故事讲出来，我们就能把大家团结起来……老实说，只有Concur和休伦的合作。当我与很多受过高等教育的客户，以及其他行业的客户合作时，当我进来时，他们说，“哦，我们也在与休伦合作”，这让我很放心，因为我知道你们会处理得很好，想出不同的方法来做事情，确保我们完成了需要完成的事情。所以在Concur, Huron，客户之间建立合作关系，显然，还有其他任何需要参与其中的人，把所有这些联系在一起，我认为这是我们需要强调的。
它在数量上的优势，几乎是把所有这些受过良好教育和经验丰富的人的专业水平，来想出不同的方法来做事情，使事情更有效率。托尼娅，我非常感谢你所做的一切，还有休伦，感谢他们给康科尔和我们的客户提供的所有帮助。如果你还有什么想补充的…否则，我想我们可以在这里结束了，但这对我来说是一种乐趣。
妮娅Raber:
绝对的。谢谢你邀请我。这是伟大的。我喜欢和Concur一起工作。我想再做一个关于社区的宣传，总的来说，Concur能够接受新想法。这是一个非常强大的产品，而且客户提出的挑战是令人兴奋的，这些挑战看起来像是一种开箱即用的产品，但实际上并不是。它是如此强大，可以做的比我认为一般人甚至认为他们可以做的多得多，并且接受挑战，并能够实现它，仅仅依靠思考，领导，创新的创造力，就像你一直提到的，Phil，和Concur的支持，“是的，嘿，看起来我们可以做到。让我们做它。”我真的很享受成为其中的一份子。
菲尔。邦内尔:
太棒了。是啊，这真是太棒了。我真的很感谢你抽出时间。希望我们的听众也有同样的感受。我认为我们从中得到了很多，有很多值得思考的东西。所以，感谢时间，祝你一切顺利。我相信我们还会再见面的。就像我说的，当我听说休伦参与其中时，这是我工作中最棒的部分。所以，我们很期待。
妮娅Raber:
谢谢你,菲尔。很感激。
